檔案管理中心

2024年4月1日發(作者：白蠟荔枝)

檔案管理中心

隨著信息時代的到來，企業和機構所持有的電子檔案增

多，管理和維護電子檔案也越來越重要。為了更好地管理檔案，

提高檔案的利用價值，許多單位逐漸建立檔案管理中心。檔案

管理中心的主要職責是負責制定檔案的管理規定和政策、規劃

檔案管理體系、組織并實施檔案管理工作、開展檔案信息化建

設等。

一、檔案管理中心的職責

1.制定檔案管理規定和政策

檔案管理規定和政策是檔案管理工作的重要基礎。檔案

管理中心要根據國家有關法律法規和檔案工作的實際情況制定

相應的檔案管理規定和政策，以確保檔案的安全性、完整性和

可靠性。

2.規劃檔案管理體系

檔案管理體系是檔案管理的組織架構和管理制度的集合，

旨在規范檔案管理工作以實現檔案管理的高水平。檔案管理中

心可以開展檔案管理體系規劃工作，優化檔案管理體系，提升

檔案管理工作的質量和效率。

3.組織并實施檔案管理工作

檔案管理中心的另一項重要職責是組織并實施檔案管理

工作。包括檔案采集、鑒定、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀

等工作。檔案管理中心需要合理分配檔案管理人員的工作任務，

規范工作流程，確保檔案管理工作的高效性和精確度。

4.開展檔案信息化建設

隨著信息化的推進，檔案管理中心呼喚檔案信息化建設，

通過電子化手段實現檔案的管理和利用。檔案管理中心可以通

過建設檔案管理系統、數字檔案館等方式，實現檔案信息化建

設，提高檔案的利用價值和管理效率。

二、檔案管理中心的組織架構

檔案管理中心的組織架構可以根據具體工作需求靈活調

整，但一般包括以下職能部門：

1.行政部門

檔案管理中心行政部門負責制定檔案管理規定和政策，

并協助檔案管理中心的其他職能部門開展工作。

2.檔案技術部門

檔案技術部門是檔案管理中心的技術支持部門，負責檔

案信息化建設與維護，為檔案管理中心提供技術支持和服務。

3.檔案管理部門

檔案管理部門是檔案管理中心最為核心的職能部門，負

責檔案的采集、整理、歸檔、保管、借閱、銷毀等工作。

4.綜合部門

綜合部門包括財務部、人事部、公關部等部門，負責檔

案管理中心的日常維護管理工作。

三、檔案管理中心的建設

檔案管理中心的建設主要包括以下幾個方面：

1.政策指導

檔案管理中心應該充分充分利用各級國家檔案管理機構、

行業協會和專業組織，獲得檔案管理工作方面的指導和支持，

根據實際情況制定并完善檔案管理規定和政策。

2.人力資源

檔案管理中心的工作需要專業人才的支持，需要建立一

支能夠勝任檔案管理工作的專業人才隊伍。為此，檔案管理中

心應該制定招聘、培訓、激勵等相關人力資源管理規定，吸引

和保留高素質的人才。

3.檔案管理工具

建設檔案管理工具是檔案管理中心的重要工作之一，它

是檔案管理的信息化基礎，通過檔案管理工具，能夠更加有效

地處理檔案信息，提高檔案管理的準確性和效率，同時增加檔

案的利用價值。對此，檔案管理中心應該根據實際情況進行投

入，建立檔案管理系統、數字檔案館等工具。

4.安全管理

檔案管理中心要進行檔案保密和安全管理。對于私人信

息或涉密信息的檔案，需要采取嚴格的安全措施控制檔案查閱

訪問。同時，檔案管理中心需要對檔案的售后、存儲、維護、

傳輸等環節進行細致的保管和處理。

四、檔案管理中心的典型案例

1.上海市檔案館

上海市檔案館是以檔案保管及利用為主要功能，結合城

市旅游與文化信息傳播而創辦的一座綜合性檔案館。館內現有

檔案庫5100平方米、館藏檔案近500萬卷、保存市區近80%

的近代重要史料和上海全市機關企事業單位非涉密檔案，是中

國集檔案收集、整理、保管、利用和分享為一體的大型檔案館，

具有檔案管理中心的典范意義。

2.海航集團檔案管理中心

海航集團是一家全球化的民營企業，擁有一系列整合性

的產業板塊和行業鏈，是中國知名的國有企業。海航集團檔案

管理中心負責全集團內涉及檔案管理的各業務部門檔案管理相

關工作，通過建立檔案管理工作機制、信息化系統和規范操作

流程等手段，實現海航集團檔案管理的整體化、標準化和信息

化。在集團內，海航檔案中心具有重要地位，對企業發展戰略

和管理決策提供重要支撐和保障。

三、總結與展望

檔案管理中心是檔案管理體系中的重要組成部分，具有

檔案管理的核心職能。檔案管理中心應建立科學管理、信息化

建設、保密安全的檔案管理工作機制，不斷提升檔案利用價值，

為企業和機構提供優質的檔案管理服務。在未來檔案管理中心

建設的過程中，還需要更加注重技術及人才培養、標準化建設

和信息化工具的應用，進一步促進檔案管理工作的發展和進步。