一、什么是會議記錄
會議記錄是在記錄會議情況和內(nèi)容時所常使用的一種應(yīng)用文樣式。作會議記錄的主要目的，是為了會后分析研究問題，執(zhí)行傳達并上報會議精神、檢查決議執(zhí)行情況等提供可靠的依據(jù)。各級黨政機關(guān)、人民團體等部門召開的重要會議的記錄，還要存入檔案，以便于以后需要時備查。因此，一般地說，凡是開會都應(yīng)該真實、準確地作記錄；凡有一定文化程度、會寫一般文章的同志都應(yīng)該會作會議記錄。
二、怎樣才能寫好會議記錄
其一，會議，特別是重要會議的記錄，事前要指定專人負責，并讓其做好必要的準備。如選購延續(xù)使用的專用簿冊等。
其二，要熟悉會議記錄的種類。會議記錄一般有兩種：
第一種，詳細記錄。詳細記錄就是要求對每個人的發(fā)言內(nèi)容都作完整的記錄，要記原話，以便事后傳達或作為資料查存。對詳細記錄的要求是要準確，特別是對于有關(guān)路線、方針、政策的發(fā)言和重要的數(shù)據(jù)決不能記錯。要是記得不準確，要在會后核對，補充整理。現(xiàn)場最好錄音，記好后再同錄音進行對照、補充修改。
第二種，摘要記錄。就是只提綱摯領(lǐng)地記，只記發(fā)言人的講談要點、結(jié)論和會議通過的決議、決定。
上述兩種會議記錄方法，只是相對的區(qū)分，有時二者可以兼用或交叉使用。至于在什么情況下，采用哪種記法較好，執(zhí)筆記錄人可視會議性質(zhì)和內(nèi)容而定。
其三，要掌握會議記錄的結(jié)構(gòu)方式。一般的會議記錄由兩部分組成。
第一部分，會議的基本情況。例如：
XX會議記錄
開會時間：XXXX年7月10日上午8時30分
開會地點：XX市XX會議室
出席人：XXX XXX XXX……。
缺席人：XXX XXX（必要時，要說明缺席原因）。
列席人：XXX XXX（列席人不是會議正式成員，是由于工作需要而被邀請參加會議的人）。
主持人：XXX（必要時，要寫明其職務(wù)，在特殊情況下還要寫上其工作單位）。
記錄人：XXX（如果中間換人，要作說明）。
第二部分，會議內(nèi)容。這是會議記錄的主要部分。這一部分的具體內(nèi)容，可以按照發(fā)言人的先后順序來寫。這一項包括會議主持人的講話，與會人的發(fā)言和會議決議等。其中決議部分，要記詳細，必要時需注明表決情況。對決議是全體通過或者是一部分人同意等有關(guān)情況都應(yīng)寫清楚。
第三部分，結(jié)尾。如果會議到此己經(jīng)結(jié)束，可在會議內(nèi)容后另起一段寫“散會”二字。接著在右下角第三行處寫上“主持人：XXX（簽名）”和，’i己錄人：XXX（簽名）’，這樣的字。為了注明會議開多長時間，有時記錄人還在“散會”二字前加衛(wèi)‘X時X分”的字，以備查考。
其四，要學習和創(chuàng)造一些快速記錄的方法。現(xiàn)將別人使用過的快速記錄方法簡單介紹幾個，供同志們參考。
（1)常用詞語，可用一些符號或簡稱代替。例如，“共產(chǎn)主義”可寫成“共—”；“社會主義”，可寫成“社—”；“集體主義”可寫成“集—”；“基本建設(shè)”可寫成“基建”；“知識青年”，可寫成“知
青”；“因為”可寫成，’：”，“所以”可寫成“，：”。這些符號或簡稱，可以根據(jù)自己的需要和記錄實踐進行創(chuàng)造。如怕事后難以辨認，可在記錄后整理。（有外文知識的記錄人，也可采取該常用詞語的大寫字母代替。）
(2）記錄中遇有生字、難詞一時寫不出來，可以空下來寫一個同音字或?qū)懗蓾h語拼音字，等有空時或會議結(jié)束后補充上或改正過來。
(3)記錄遇到一段話記不上，可以只記開頭、中間、結(jié)尾的幾個字，等間歇時或會后填補起來。
(4）熟悉的地名、人名、術(shù)語等，可只寫開頭的第一個字。
（5）如遇較多的數(shù)字，可以寫阿拉伯字，百分比可寫成％。如碰到一連串的統(tǒng)計數(shù)字，可列表記錄。
請參看例文：
XX市XX區(qū)人民政府
辦公會議紀錄
時間：XXXX年X月X日下午
地點：第一會議室
主持人：陳X區(qū)長
出席人：王X、張X、周X等人。
記錄人：任X
會議內(nèi)容：
主持人陳X：今天研究三個問題，①請王x同志傳達市商業(yè)工作會議精神，研究決定明年的商業(yè)工作重點。②請周X同志談當前奶牛飼養(yǎng)中的主要問題，研究解決方法。③請張X同志談市人大代表視察我區(qū)教育工作時提出的意見，商量我們的解決辦法。 王X：……
張X”
周x””
陳X：對這三件事，我講以下意見，然后大家討論。①……②……③……
（大家表示同意這么辦，并補充了一些情況）。沒有不同意，就這么決定了。
散會。