公文的格式包括外觀形式和內(nèi)在結(jié)構(gòu)兩部分。公文的外觀形式是指公文的用紙標準、裝訂要求、文字排列方向、頁面設(shè)置標準等。按國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文格式》規(guī)定，公文的內(nèi)在結(jié)構(gòu)由眉首、主體、版記三部分組成。各部分的組成要素分別是：
1．眉首部分也稱文頭、版頭，由公文首頁紅色間隔線以上的各要素組成，包括公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等項。
(1)份數(shù)序號。指按同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號，用7位數(shù)的阿拉伯數(shù)字標識于版頭左上角第1行頂格。主要用于內(nèi)容機密的文件，編號是便于文件統(tǒng)計、登記、保密和回收。
(2）秘密等級和保密期限。指公文內(nèi)容涉及黨和國家機密程度的級別，分為絕密、機密、秘密3種密級。用3號黑體字標識在版頭右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。
(3)緊急程度。指對公文送達和辦理的時間要求，分為“特急”、“急件”2種，其中緊急電報的緊急程度可分為“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 種。用3號黑體字標識在版頭右上角密級下1行。
(4）發(fā)文機關(guān)標識。由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”構(gòu)成，一般套紅色印制，即俗稱的“紅頭文件”。聯(lián)合行文時，發(fā)文機關(guān)并排，主辦機關(guān)排在前，“文件”二字排在右側(cè)。
(5）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、年份、序號構(gòu)成，如“國辦發(fā)【200611 1號”，表示國務(wù)院辦公廳2006年發(fā)出的第1號文件。置于發(fā)文機關(guān)標識之下、紅線之上居中的位置；如有“簽發(fā)人”，則“發(fā)文字號”居左，“簽發(fā)人” 居右，兩者同排一行，中間空1字。
(6)簽發(fā)人。上報文需標識簽發(fā)人姓名，用3號仿宋體字，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。
2．主體部分又稱行文部分，是公文的關(guān)鍵部分，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、落款、成文時間、印章、附注等。
(1)標題。一般由“發(fā)文機關(guān)＋事由＋文種”組成，位于紅線下第1行居中，用2號或小2號宋體字。公文標題除書名號外，一般不用其他標點符號。字數(shù)較多時，可分多行排列，但分行時不能拆分詞組，一般“的”字不放在行首。
“發(fā)文機關(guān)”要寫全稱或規(guī)范化簡稱，如文件首頁具有制發(fā)機關(guān)的標識，標題可省略機關(guān)名稱。
“事由”應(yīng)準確、扼要地概括公文的主要內(nèi)容，一般用介詞“關(guān)于”引出事由。
“文種”是公文種類，用以揭示公文的性質(zhì)和制發(fā)目的。正確使用文種，有利于及時、準確地處理文件。
(2）主送機關(guān)。也稱“受文機關(guān)”，指公文的主要受理機關(guān)。應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，與標題相隔1行，左起頂格書寫。上行文一般只寫一個主送機關(guān)，下行文可以有多個主送機關(guān)，按其級別或慣例依次排列。公布性公文，如公告、通告等，沒有特指的主送機關(guān)，則不寫。
(3）正文。這是公文的中心，表達公文的具體內(nèi)容。正文結(jié)構(gòu)一般包括開頭（表明制發(fā)公文的依據(jù)、目的或原因）、主體（寫明具體事項）、結(jié)尾（一般有與文種相適應(yīng)的習慣用語），因文種不同，其寫作要求也不盡相同。
(4）附件。指與公文內(nèi)容有關(guān)的隨文發(fā)送的文件、材料等，是正文的有機組成部分。置于正文下1行空2格標識“附件”，說明所附材料名稱、份數(shù)和順序號。
(5)落款。即發(fā)文機關(guān)名稱，如首頁已印制有發(fā)文機關(guān)標識，或標題已寫明發(fā)文機關(guān)的，可不再落款。
(6）成文時間。成文時間以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期為準；會議通過的公文，以通過日期為準；法規(guī)性公文，以批準日期為準，或以專門規(guī)定的具體生效、開始執(zhí)行的日期為準；電報以發(fā)出日期為準。成文時間要用漢字寫全年、月、日，“零”寫為 "，寫在右側(cè)抵4格處。會議通過的文件，成文時間寫在公文標題下的括號中。
(7）印章。除會議紀要和以電報形式發(fā)出的以外，公文都應(yīng)加蓋印章。印章要端正、清晰地蓋在成文時間的上方。上不壓正文，下要騎年蓋月。聯(lián)合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關(guān)加蓋印章。聯(lián)合下發(fā)的公文，聯(lián)合發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章，主辦機關(guān)印章排在前，每排最多排3個印章，印章之間互不相交相切，最后一排如余1個或2個印章，均居中排列，日期則標在最后一個機關(guān)名稱之下。
(8)附注。指與文件有關(guān)的注解或說明。居左空2格標識在成文時間下 I行。
3．版記部分包括主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、印制份數(shù)等項，版記各要素之下均加一條下劃線。
(1)主題詞。指反映公文主要內(nèi)容、文件類別的規(guī)范化的名詞或名詞性詞組，主要是為了方便檢索公文。標引主題詞應(yīng)從有關(guān)主題詞表中選用，如《中共中央辦公廳公文主題詞表》、《國務(wù)院公文主題詞表》等，如使用公文主題詞表以外的詞組，應(yīng)在詞組前標識“△”符號。每份公文一般選用3-5個主題詞，主要由類別詞（表示公文涉及的范圍或類別）、類屬詞（提示公文內(nèi)容的核心詞）和文種組成，詞目之間空1格，“主題詞”三字用3號黑體字，詞目用宋體字。
(2)抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)。標注抄送機關(guān)的目的在于明確公文的發(fā)送范圍，使有關(guān)機關(guān)了解公文的內(nèi)容，以便在必要時給予配合。抄送機關(guān)有抄報（給上級機關(guān)）、抄送（給平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)）、抄發(fā)（給下級機關(guān)）之分。
(3）印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。指負責把公文文稿印制成正式公文的機關(guān)，一般是秘書部門。印發(fā)日期指公文文稿送印日期，用阿拉伯數(shù)字標識，可以是成文時間，也可比成文時間稍晚，不能早于成文時間。此兩項在同一行排列。
(4)印制份數(shù)。標明印制公文的份數(shù)，居于印發(fā)日期之下，加小括號。