律師業務檔案管理制度

律師業務檔案管理制度

2013年11月13日修訂

根據司法部、國家檔案局制定的《律師業務檔案立卷歸檔辦法》、

《律師業務檔案管理辦法》和市司法局的要求，結合本所律師辦案實

際情況，制定本所律師業務檔案管理制度如下：

第一條、本所檔案工作由辦公室統一管理，辦公室設兼職檔案管

理員一人，具體負責檔案審查、歸檔、保管等工作。

第二條、律師業務檔案分類和立卷范圍。

1、訴訟類：刑事代理、民事代理、經濟訴訟代理、行政訴訟代

理、仲裁代理等。

2、非訴訟類：法律顧問、執行代理、合同審查、咨詢代理及其

它非訴訟業務等。

第三條、律師業務檔案的內容和排列順序。

1、刑事代理：

目錄；收案審批表；收費憑證；委托代理合同；委托書或指定書；

受理案件談話筆錄、閱卷筆錄；會見犯罪嫌疑人筆錄；證人筆錄；調

查材料；承辦律師的辯護或代理意見；案件集體討論記錄；起訴書、

上訴書；辯護詞或代理詞；出庭通知書；裁定書、判決書；上訴書、

抗訴書；超期未歸檔案件情況說明表；服務質量監督卡；結案報告。

2、民事代理：

目錄；收案申請表；收費憑證；委托代理合同；授權委托書；起

訴狀、上訴狀或答辯狀；受理案件談話筆錄；閱卷筆錄；調查材料；

訴訟保全申請書、證據保全申請書、先行給付申請書和法院裁定書；

集體討論記錄；代理詞；出庭通知書；庭審筆錄；判決書、裁定書、

調解書；超期未歸檔案件情況說明表；上訴書；服務質量監督卡；辦

案小結。

3、法律顧問：

目錄；收案審批表；收費憑證；法律顧問合同；聘方基本情況介

紹；法律顧問工作記錄表、辦理各項法律事務的記錄和有關材料；律

師出具的法律意見或草擬的法律文書；法律顧問工作小結；服務質量

監督卡。

4、非訴訟案件代理：

目錄；收案審批表；委托代理合同；授權委托書，受理案件談話

筆錄；委托人提供的證據材料；調查材料；律師出具的法律意見、草

擬的法律文書、辦理具體法律事務活動的記錄等；服務質量監督卡；

結案報告。

5、行政訴訟代理、仲裁代理參照民事代理卷。咨詢代書卷分別

按年度及時間順序排列，涉外類卷分別參照國內同類卷。

第四條、承辦律師在接受委托時，即應注意收集保存有關資料，

著手立卷的準備工作；律師應在法律事務完畢后，即全面整理檢查辦

理該項法律事務的全部文書材料，補足遺漏材料，去掉不必立卷歸檔

及重復材料。

第五條、承辦律師按照案卷封面、卷內目錄、案卷材料、卷底的

順序排列、裝訂成卷，本所檔案管理人員予以指導。裝訂案卷必須遵

守下列規定：

1、案卷裝訂必須一案一卷，每件案件的案卷材料中，只能有一

份判決書或調解書，案件的一、二審、再審及由同一事實引發的多個

訴訟案件，辦案律師必須以法院立案情況為據，每一案件（審級）立

一案卷，不得多案裝訂于一卷。

2、卷內目錄必須采用本所局域網公布的目錄格式，律師個人不

得擅自變更。

3、卷內目錄的時間采用六位數字，前兩位為年度，之后為月份，

最后兩位為日期，個位數的月、日用0表示，中間不用標點分割。

4、卷內目錄中的頁號僅需填寫文件首頁的頁號，不得填寫為

**--**；卷內頁號必須使用阿拉伯數字標注，頁號標注于案卷內頁右

上角；雙面均有內容的，雙面均須標注。

5、卷內目錄必須按照本規定第三條規定的內容逐項填寫，特別

是有下劃線注明的文件，必須訂入案卷，因故無法入卷，須書面說明

不能入卷的理由，并將說明頁訂入案卷。

6、卷內收費發票、代理合同可使用復印件，但須寫明使用復印

件的原因，并由部門主任簽字確認；

7、收案審批表、授權委托書等文書材料必須使用原件歸檔；

8、質量監督卡應使用原件訂卷歸檔，當事人住所較遠，提交原

件不方便的，也可使用傳真件歸檔，但不允許使用復印件歸檔。

9、結案時間超出判決、調解書制作日期3個月的，辦案律師必

須書面說明，否則，將按照逾期歸檔予以處理。

第六條、為督促辦案人員及時制作業務檔案，在立卷前財務部門

暫扣應提酬金的10%不予發放，待檔案管理人員審查合格簽字后方

可發給。

第七條、承辦律師應在法律事務辦結后二個月內整理案卷，裝訂

成冊，交檔案管理人員進行審查合格后，與檔案管理員辦理案卷交接

手續。

第八條、本所檔案管理人員接收案卷后，按規定辦理歸檔手續，

并在本所管理系統中予以登記。

第九條、本所檔案管理人員對律師業務檔案，應妥當保管，不得

損壞、丟失。

第十條、為發揮律師業務檔案的作用，建立檔案借閱制度，除辦

案律師外，其他人借閱案卷，須持有案件代理律師的書面同意函。檔

案借閱須辦理登記，借閱人須妥善保管案卷，不得遺失、損毀。除檔

案管理人員外，任何人未經允許不得擅自進入檔案室或取用已歸檔案

卷。

第十一條、一審由中級或基層人民法院受理的民、行政、執行及

非訴訟案件，案卷最低保管期限為15年；一審由高級或最高人民法

院受理的民、行政、執行案件，案卷最低保管期限為30年；辦案律

師認為有必要，可予以延長。

一審由基層人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管年限為15

年；一審由中級或以上級別人民法院受理的刑事案件，案卷最低保管

年限為30年；被告被判無期徒刑以上刑罰的案件，案卷保管期限為

永久。

第十二條、承辦律師裝訂案卷時，須將案件類別、承辦律師事務

所、承辦律師、委托人、對方當事人、對方委托代理人、案由、收結

案日期、審理法院、審級、法院收案號、審理結果、歸檔日期、立卷

人、保管年限、卷內頁數、備考表及案卷封底需填寫的內容填寫完畢。

第十三條、本制度自公布之日起施行。