印章管理大全:印章管理和風險控制指南

印章管理大全：印章管理及風險控制指南

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# 引言 #

公司印章是指公司刻制的以文字、圖記表明主體同一性的公章、專用章等，它

是公司從事民事活動、行政活動的符號和標記。公司作為獨立的企業法人，公司印

章是其對外進行活動的有形代表和法律憑證。

印章管理不善極易引發公司和股東陷入經濟糾紛和法律糾紛，還會影響公司的

日常經營運作。目前，我國法律法規對企業印章管理的規定還不夠全面，在理論界

和實務界對印章管理的研究較少、關注度較低，可以用以借鑒的文章也較少。與此

同時，許多公司在印章管理上會陷入印章隨意刻制、無須專人保管、無須設置印章

臺賬、印章外借等誤區，且存在錯用、盜用、冒用、濫用等亂象，所以建立完善的

印章管理制度是公司經營管理過程中亟待解決的問題之一。本文從公司印章分類、

刻制、保管、使用、風險防范等方面分析，提供系統解決公司印章管理的方案，幫

助大家真正解決印章管理過程中所面臨的問題。

一、公司印章的分類

公司印章一般分為五類

1、行政公章,如企業公章、分公司公章等；

2、印鑒章，如法定代表人印鑒章、財務負責人印鑒章等；

3、部門章，如財務部章、工程管理部章、人力資源部章等；

4、業務章，如發票專用章、財務專用章、合同專用章、技術資料專用章等；

5、其他印章，如項目管理部章等。

二、公司印章刻制手續及流程

公司刻制印章應按照以下要求前往具有公章刻制業《特種行業許可證》的刻章

單位辦理印章刻制業務：

1、公司首次刻制公章，應當憑市場監管部門的注冊證件和法定代表人的身份

證件原件辦理。刻章單位在受理公章刻章業務后二十四小時內完成刻制，并在一周

內將《公章印鑒備案表》交付所在地縣級公安機關治安部門備案存檔；

2、之后公司需刻制冠以法定名稱的內設機構章、分支機構章和合同、財務、

發票等業務專用章，可以憑本單位的證明材料辦理；

3、特別需要注意的是：公章上應刻制公章備案編碼；刻制部門章、財務專用

章、技術資料專用章、項目管理部章等印章時，印章上應刻制限制使用范圍和不得

使用范圍。

三、如何正確保管公司印章

（一）保管人選擇

選擇誠實負責，品行端正，對公司絕對忠誠和認同企業文化的人作為保管人。

（二）印章領取

領取公司印章時，應填寫《印章保管人登記表》，內容包括保管人姓名、所在

部門、領用時間等；并簽署《印章使用、保管責任書》，以明確保管人具體的行為

準則、責任承擔等。

（三）保管方式

按照“審用分離、分散保管”原則進行保管，負責簽批印章使用的各級負責人

不得親自保管印章。印鑒章可由所屬個人自行保管，其他印章應按照印章種類分別

安排專人進行保管，對于行政公章、部門章、業務章等重要印章應安排雙人保管。

（四）保管地點

固定在辦公室存放，保管印章的桌、柜等地方應牢固加鎖。

（五）印章外借、外帶

嚴禁將印章外借；嚴禁將印章外帶，必須外帶時須經公司領導簽同意書，并指

定監印人陪同。

（六）印章交接

不得隨意交給他人保管，如需要交給他人保管或者變更印章保管人，都應當填

寫《印章交接登記表》，內容包括：原保管人、現保管人、交接原因等。

（七）印章管理監督

設置監印崗位，安排專門的監印人定期對印章保管和使用工作進行檢查、監督。

四、如何正確使用公章

（一）用印范圍

1、公章，以公司名義發出的信函、公文、合同、介紹信、證明等可使用公章；

2、合同專用章，在公司簽訂合同時使用，不得用于非合同文書；

3、發票專用章，在開具發票時使用；

4、技術資料專用章，在非驗收資料、技術資料的工程資料上使用；

5、項目管理部章，簽訂與項目有關的合同、文件，辦理施工簽證、技術資

料往來、驗收、結算、對賬等手續時使用；

6、部門章，以各部門名義印發的各類對內公文、函件上使用，禁止在對外文

件上使用。

總之，用印范圍需結合公司實際經營管理、業務范圍等情況進行明確，既要明

確用印范圍，也要明確禁止用印范圍。

（二）用印申請

申請用印應填寫《用印申請表》，內容包括申請人名稱、用印文件名稱及份數、

申請用印日期等，還需要經辦人簽名、審核人簽名、批準人簽名。

（三）用印審核

1、合同必須辦理合同審核流程后才能定稿，定稿后即可加蓋印章；

2、非合同文書須經過審核人和批準人對其名稱、內容、數量等進行審核，審

核通過后即可加蓋印章。

（四）加蓋印章

1、保管人應確認用印合同和定稿合同一致、用印非合同文書已通過審核；

2、保管人應親自用印，嚴禁他人代印；

3、不得在空白合同、空白文件上蓋章；

4、蓋章要清晰，多頁合同、文件須加蓋騎縫章。

（五）用印存檔

建立公司印章使用臺賬，對已經用印的文件進行統計記錄，并對已經用印的合

同、文件和《用印申請表》進行存檔，方便后續查詢。

五、印章變更、注銷等事項

1、被搶、被盜、丟失、損毀等需要重新制作的，應當在所在地省級以上公開

發行的報刊上聲明原印章作廢，憑作廢聲明報刊原件、法定代表人的身份證原件通

過印章系統辦理印章注銷，再按新刻章程序辦理刻章。

2、因名稱變更、印章損壞等原因需要更換印章的，應當將原印章送交印章刻

制單位，憑法定代表人的身份證原件通過印章系統辦理印章注銷，再按照新刻章程

序重新辦理刻章。

3、撤銷或注銷登記的，應當將原印章送交印章刻制單位，憑原法定代表人身

份證原件通過印章系統辦理印章注銷。

六、風險防范及注意事項

1、印章應按法定程序刻制、備案。印章未按法定程序刻制、備案的公司，公

安機關有權對其進行警告、收繳、罰款等處罰措施。

2、慎重選擇保管人，保管人一定要符合誠實負責、品行端正，對公司絕對忠

誠和認同企業文化的條件。印章保管人經過授權后，是印章暫時的持有者和保管者，

其行使公司印章所產生的權利義務，由該公司對外承擔責任，而不是由保管人承擔

責任。

3、嚴格按照公司的規定保管和使用印章。否則會導致印章無法妥善保管，無

法正確使用，并引發印章被錯用、冒用、盜用、濫用等一系列潛在的法律風險。

4、印章被搶、被盜、丟失等需要重新制作的，應當及時在所在地省級以上公

開發行的報刊上聲明原印章作廢并辦理印章注銷登記。公司未進行公示作廢以及辦

理注銷登記，由此產生的后果，公司需要承擔相應的責任。

5、印章作廢應及時辦理注銷登記，將原印章送交印章刻制單位并通過印章系

統辦理印章注銷。否則會產生之后的合同、文件繼續加蓋作廢印章的風險，由此產

生的責任由公司對外承擔。

6、公司變更名稱應及時銷毀原公司印章，以降低日后不必要的法律風險。公

司變更后，蓋有原公司名稱印章的合同、文件對變更后的公司依然具有法律效力。

7、嚴禁印章外借。公司將印章外借他人，可視為公司授權他人使用印章，該

印章所產生的相關責任由該公司對外承擔。

8、嚴禁在空白合同、空白文件上蓋章。公司在空白合同、空白文件上蓋章，

會導致其中的權利義務內容超出公司的控制，公司要承擔的責任也就不可控。

9、嚴禁同一印章刻制多枚。存在多枚印章情況下，對外使用都是有效的，當

公司無法正確控制印章的使用范圍時，公司要承擔的責任也就不可控。

10、公司明知私刻印章存在，卻未采取措施防止損害善意相對人權益，應承擔

該私刻印章簽署合同項下權利義務。因此，發現印章被仿冒、偽造要及時報案，并

在所在地省級以上公開發行的報刊上澄清說明，以免被追究民事責任。

11、嚴禁偽造公司、企業、事業單位、人民團體的印章，以免被追究刑事責任。

《中華人民共和國刑法》第二百八十條第二款規定：“偽造公司、企業、事業單位、

人民團體的印章的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利，并處罰

金”。

12、在項目管理部印章等專用印章刻制格式中，嚴格規定印章使用的范圍或者

嚴格規定印章不得使用的范圍。

# 結語 #

印章管理風險是管理者很容易忽略的一個重大風險。中小企業往往對印章管理

工作不夠重視，一旦發生風險，可能會導致巨大的損失。公司印章管理是一項復雜、

系統、意義重大的工作，公司要結合運營現狀，從管理制度、管理工具、措施落實

等方面完善印章管理制度，才能最大限度地維護公司和股東的合法利益。

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