集團公司印章管理制度辦法

一、目的

為了規范集團各部門及各子公司的 (以下簡稱“公司”)

印章刻制、保管及使用的合法性，嚴謹性和安全性，根據國

家有關規定并結合公司實際情況、特制訂本管理制度。

二、合用范圍

本制度都是用于集團各部門及各子公司印章的刻制、使

用和管理。

三、權責

1.集團行政人事部負責本制度的擬、修訂，集團總裁負

責本制度的核準；

2.集團行政人事部負責集團各部門及各子公司印章的刻

制、發放及銷毀管理；各子公司行政人事部指派專人負責印

章的保管及使用管理，集團行政人事部行使監督檢查權；

3.集團各部門及各子公司法人或者法人授權的專人負責

各 類印章日常使用的核準。

四、印章的種類及用途

(一)印章的種類：包括公司公章、合同章、法人章、

財務章和部門章。

(二)印章的用途：

1.公章主要用于對外簽訂的需確定公司權力、義務的有

關文件：對內所頒布的重要經營管理制度、各項(集團各部

門及各子公司)紅頭文件；對外重要函件；授權委托書(授

權委托書需同時加蓋公章和法定代表人名章) 、其他需以公

司名義證明其權威作用的文件；

2.合同章主要用于對外簽署的經濟合同、協議及意向性

文件；

3.法人公章主要用于授權委托書、財務確認單等需要加

蓋公司法人公章的文件資料；

4.財務章主要用于會計、結算業務、如財務、稅務報表

的填報， 財務決算， 結算業務票據、 憑證及相關報表資料等；

5.部門章主要用于部門為單位發放的各類制度、 文件等。

五、印章的刻印與啟用

(一)印章的刻制

1.集團及各子公司所有印章刻制均由集團行政人事部統

一負責刻制；

2.集團及各子公司因工作需要刻制相關印章的，均應填

寫《印章刻制申請表》(附件 1)，報至集團行政人事部審批、

集團總裁核準后，根據其申請印章種類由集團行政人事部整

理相關材料委外刻制。

(二)印章的啟用

1.新印章刻制完成后，公章應有公司指定專人將刻制的

印章向公安機關辦理印鑒備案，其他類用章均由行政人事部

填寫《公司印章交接單》 (附件 2)，到集團總裁處辦理印章

交接手續，總裁留存印模標樣、登記備案，行政人事部按印

章管理規定使用、保管。

2.各類印章啟用應報集團總裁批準，并下發啟用通知，

注明啟用日期、發放單位和使用范圍。

六、印章的管理

公司各類印章均由行政人事部指定專人保管。

1.公司的所有印章，均由行政人事部門專人負責登記，

留樣并確定印章保管員；

2.印章啟用時由集團行政人事部下發《關于啟用有關

____專用章的通知》 (附件 3)，注明啟用日期，發放單位、

使用范圍和啟用印模；

3.行政人事部向保管員移交印章時，應填寫《公司印章

留樣備案表》 (附件 4)；

4.由于印章磨損而更換印章，仍需在集團行政人事部登

記、留樣；

5.集團相關單位撤銷或者重組，原單位有關印章交回公

司 行政人事部，由行政人事部負責銷毀。

6.所有印章的使用應根據規定完整填寫《印章使用登記

表》 (附件 5)，經有關領導簽字確認后，方可至保管員處申

請、使用，如在《印章使用登記表》中簽訂的文件因內容變

更需重新加印的，應將原已加印的文件交由印章保管員撕毀

后，重新加??；

7.印章丟失時，印章保管員應當及時向集團行政人事部

出具書面報告，行政人事部應及時采取相關補救措施，包括

但不限于追查印章下落，公告印章作廢，對責任人進行處罰

等；

8.公司決定需要停用印章的，由集團總裁簽字允許后由

集團行政人事部下發《關于停用有關_______專用章的通知》

(附件 6)，并將停用原因和時間通知集團各部門及子公司，

收回停用的印章，切角封存或者銷毀；

9.集團各部門及子公司不得擅自刻制印章，未按制度流

程刻制使用印章者可視為 C 類(依據違紀管理制度)過失，

由于違反本制度導致公司蒙受的所有損失由當事人全部承

擔，并追究法律責任。

七、印章保管員的職責

1.印章保管員每天下班前應檢查印章是否齊全，并將印

章鎖好，妥善保存，不得將印章存放至沒有安全措施的抽屜

或者辦公桌上， 次日上班后， 應首先檢查所保管印章有無異樣，

若發現意外情況應即將報告；

2.印章保管員因事、病、休假等原因不在崗位時，應指

定他人代管印章，印章保管員要向代管人員交接工作，交待

用印時的注意事項；保管員正常上班后，代管人員應向保管

人員交接工作，登記用印的起止日期，實行管印人員登記備

案制，以明確責任，落實到人；交接工作時，應嚴格辦理交

接手續，填寫《印章交接單》 ，登記交接日期，管理印章類

別，待交接人員簽字，印章授權人簽字認可后備存；

3.印章保管員要堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章用

印，未按批準權限用章或者用章審批手續不全的，印章保管

員 應拒絕使用；經辦人拒絕印章保管員審核文件內容或者

審批手 續的，印章保管員可拒絕用章并向上級領導報告處

理。

4.印章保管員用印蓋章位置要準確恰當，印跡要端正、

清晰，印章名稱與用印落款要一致，不漏蓋、不多蓋；介紹

信、便函、委托授權書要有存根，要在落款和騎縫處一并加

蓋印章；

5.印章保管員不得擅自用章，一經發現，按照 C 類過失

處理；若因擅自用章導致公司蒙受經濟損失時，由印章保管

員承擔全部經濟責任，并依據相關法律追究其刑事責任；

6.印章保管員調遷或者離職時，其管理的印章記錄和檔

案 須作為員工調離移交工作的一部份，須辦理分管印章的

移交 手續，并填寫《印章人員調離交接單》 (附件 7)后方

可辦理 調離手續；

7.非印章保管員攜帶外出時，用章人必須嚴格完整填寫

《印章使用登記表》上各項信息，注明外出用印時間，并經

權限持有人審核簽字確認后，保管員方可印簽。歸還印章時

應完善《印章使用登記表》中的用印數量。未按本規定執行

的，保管員和使用人按照 C 類過失處理，由此導致公司蒙受

的一切損失，由保管員與用章人共同承擔，并依據相關法律

追究其刑事責任。

八、各類印章的使用規定

(一)公章的使用

1.辦理使用公章的事項，須由用章人認真填寫相應的審

批文件并獲得權限持有人審批后，連同需用章的文件等一并

交印章保管員，由其審核審批手續齊備后蓋章；

2.凡有簽署權限的領導簽署文件或者發文批準書，業務

報 表、函件等，可直接加蓋相應的印章，但印章保管員仍

應該 按照規定填寫《印章使用登記表》 ，并留存復印件以

完善相 關檔案，依據本條規定填寫的單據無需審批人簽字；

3.除本制度 8.1.2 款規定的情況外， 凡加蓋公司印章的文

件，均須填寫《印章使用登記表》 ，并經權限持有人審批簽

字允許后，方可使用公司印章；

4.涉及法律等重要事項需使用印章的，須經集團總裁或

者 授權人審核簽字后方可使用；

5.禁止在手寫文件上加蓋公司印章；

6.禁止在內容填寫不全的文件或者空白的紙張，信函、

證 件、授權委托書、發文批準書、業務報表上加蓋公司印

章。

(二)合同專用章的使用規定

1.對外簽署的合同或者協議，應按《公司章程》及相

關的 合同管理規定辦理審批程序；

2.需使用合同專用章時，經辦人應完整填寫《印章使用

登記表》，經權限持有人審批允許后方可用章；

3.需批量給合同加蓋合同章的， 應在《印章使用登記表》

上填寫用印的合同份數、注明需加印的合同編號，禁止在手

寫合同或者合同內容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章，

如有特殊情況，需備注說明；

4.對外簽署的合同或者協議等，必須在騎縫處加蓋合同

專 用章。

(三)財務章的使用規定

1.財務人員依日常的權限及常規工作內容需使用財務印

章的(不帶出的情況下) ，無須負責人審批，但應填寫《印

章使用登記表》；

2.公司對外報送的各類業務報表(財務報表，統計報表

等)及其他需用公司財務印章的文本等，須按規定辦理用章

手續。

(四)法人章的使用規定

法人章的使用，必須由企業法人簽字確認后，方可用印

或者帶出，否則不予用章，如有特殊情況，須電聯法人，征

得 其允許或者授權后使用。

九、其他事項

1.集團各部門及各子公司印章，由其做出相關規定，并

報集團行政人事部備案。

2.各類印章實行用章登記制度，印章保管員應每年兩次

(6 月 30 日前， 12 月 31 日前)將該期間填寫的《印章使用

登記表》及用章資料檔案全部移交集團行政人事部存檔。

十、附則

1.本制度自簽發之日起實施：

2.本制度最終解釋權歸集團行政人事部所有；

3.附件

附件 1：印章刻制申請表

《印章刻制申請表》

申請刻章部門 申請人 申請日期

□公司公章 □行政部門專用章 □財務專用章

□合同專用章 □部門專用章 其他：

申請章類

印章內容：

初次刻章

印章形狀：

印章尺寸：直徑

刻章狀況

第 次

c

m

印章字體

印章材質

其他要求

□新刻制，原因：

申請理由

□原章損壞，原因：

□其他：

部門負責人

意見

簽名：

日期：

行管部門意見

附件 2：：公司印章交接單

《公司印章交接單》

交 接 事

日期

印章名稱

數量 由

移交人

接收人

審批人

備注

附件 3：關于啟用有關 專用章的通知

啟用印章的通知樣本

集團各子公司、事業部：

根據《xx 集團基本辦公管理制度》，由于

原因， 現集團已啟用“ 專用章”，蓋印章由

的

部

門管理， 專管人員為

集團的對外管理，自

章，原“

。為實現集團各級機構的業務對接、 規范我

年 月 日起，啟用本通知附件的

專用章”印章同時廢止。

特此通知

年 月 日

附件：新舊印章樣式

舊印章樣式

新印章樣式

附件 4：公司印章留樣備案表

公司印章留樣備案表

NO:

印章名稱： 章

刻章人：

審批人：

啟用時間：

印章用途：

配置及保管部門：

印章專管員：

本留樣印章自 年 月 日啟用。

印章領用憑證及承諾：

本人作為留樣印章的保管及使用責任人，于 年 月

日自 部領取本印章，本人承諾將盡職妥善保管本印章， 依照公司

《印章管理制度》使用印章、登錄該印章的使用記錄、保管相應 的審批文

件資料；若因本人故意或者過失使用本印章導致公司遭受經濟損失 時，本

人自愿全額賠償因此導致的全部經濟損失并接受公司的相應處罰。

印章專管員：

年 月 日

附件 5：印章使用登記表

《印章使用登記表》

用

印

發 往 單

章

位 / 個 用章事由

名

稱

章

時

蓋章

分數

使用

使用人

部門

印章保管

人

間

人

附件 6：關于停用有關 專用章的通知

停用印章的通知樣本

集團各子公司、事業部：

根據《xx 集團基本辦公管理制度》，由于

的原因，

部門管理， 現集團擬停用“ 專用章”，該印章由

專管人為 。為實現集團各級機構的業務對接、 規范我集團的對內

對外管理， 自

年 月

日起， 停用本通知附件的 章。

特此通知

年 月 日

附件：停用印章留樣

附件 7：印章保管人交接單

《印章保管人交接單》

機構名稱：

交接日期：

□公司公章 □行政部門專用章

□合同專用章 □部門專用章

印章類別

□財務專用章

□其他：

印章內容

事由及備注

權限持有人簽署

意見

移交人： 接收人：

監交人：