客戶檔案管理規定

客戶檔案管理制度

第一章第一條總則為加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作,保證

文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管,特制度本規定.第二條行政助

理負責檔案的歸檔監督和日常管理工作.對檔案資料必須按年度立卷,各

系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料,都要按本制

度規定分別立卷歸檔.第三條堅持部門收集保管、定期、及時歸檔制度.各

系統和部門負責人均應制定專人負責收集保管本系統或本部門的檔案資

料并監督其及時歸檔.名單報總經理辦公室檔案室備案,如需變動應及時

通知檔案管理人員.因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接

辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀.第四條利用好計算機記錄和管理,

實現房地產檔案信息收集、整理、查詢、利用管理現代化,提高檔案的管

理水平和利用質量.利用已建立起來的房地產檔案信息庫,來進行檔案的

編目、標引,建立自動檢索系統,由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒

定、庫房管理、借閱利用、統計等.編制完善的檢索工具和提高系統的安

全防范,做好防病毒工作,抓好用戶權限管理.對電子檔案要定期進行備份,

防止數據損失.第二章第一節第一條文書檔案立卷歸檔法文件資料的收集

管理凡公司繕印的公文一律由總經理辦公室統一收集保管.第二條一項工

作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料,由主辦部門收集保

管.會議文件由會議召集部門收集整理后交總經理辦公室統一收集保管.

第三條公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的

會議等公務活動在核報差旅費時,必須將有歸檔價值的文件資料向本部門

檔案人員辦理交接手續,檔案員簽字認可后會計部才可交予核報差旅費.

第四條各系統部門檔案員的職責：一了解本部門的工作業務,掌握本部門

的文件資料的歸檔范圍,收集保管本部門的文件資料.二認真執行定期歸

檔制度.對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷,每月的10日前應將歸檔

文件資料歸檔完畢,并向總經理辦公室檔案員辦好交接簽收手續.三承辦

人員借用文件資料時,應積極地做好服務工作,并辦理臨時借用文件資料

登記手續.第二節歸檔范圍第五條重要會議資料,包括會議的通知、報告、

決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要、

人事檔案、工程圖紙、技術資料、固定資產清單.第六條上級機關來的與

公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料.第

七條第八條公司對外的正式發文與有關單位來往文書.公司的請示與上級

機關的批復；公司反映主要工作活動的報告、總結.第九條公司內部的各

種工作計劃、總結、報告、請示、批復、統計報表、重要工作記錄表單及

工作簡報.第十條來人來訪及信訪工作資料.第十一條公司于有關單位簽

訂的合同、協議書等文件資料.第十二條公司管理人員任免的文件資料以

及關于員工獎勵、處分的文件資料.第十三條公司的各種規章制度、實施

細則、程序文件.第十四條公司的歷史沿革、大事記及反應公司重要活動

簡報、照片、錄音、錄像等.第十五條公司保密制度中規定的保密范圍材

料.第三節第十六條平時歸卷各個部門都要建立健全平時歸卷制度.對處

理完畢或批存的文件資料,由檔案管理員集中統一保管.第十七條各個部

門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務,編制平時文件資料歸卷使用

的案卷類目案卷類目的.條款必須簡明確切,并標上條款號.第十八條公文

承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料,收集齊全,加

以整理,送本部門檔案員歸檔.第十九條總經理辦公室檔案員應及時將歸

檔的文件資料,按照案卷類目,存放平時保存.文件卷內對號入座,并在文

件處理登記薄上.第四節第二十條立卷工作由相關部門檔案員配合,總經

理辦公室檔案員負責組卷、編目.第二十一條案卷質量總的要求是：遵循

文件形成的規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于

保管和利用.第二十二條齊全完整.第二十三條在歸檔文件資料中,應將每

份文件的正件與附件、歸檔的文件種數、份數以及每份文件的頁數均應草

稿與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件,分

別立在一起,不得分開.文電應合一立卷；絕密文件單獨立卷,少數普通文

電如果與絕密文件有關密切聯系,也可隨同絕密文電立卷.第二十四條不

同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文

年立卷；沒有復文的,放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年

立卷；跨難度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會

議開幕年,其他文件的立卷,按照有關規定執行.第二十五條卷內文件應區

別不同情況進行排列,密不可分的文件資料應依順序排列在一起,即批復

在前,請示在后；正件在前,附件在后；草稿在前,定稿在后；其他文件資

料以其形成規律與特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列.

第二十六條永久、長期或短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目

錄.填寫的字跡要工整.卷內目錄放在卷首.第三章第一節第一條檔案查

閱、借閱及批準權限本公司內部人員借閱檔案.本公司內部人員借閱檔案.

經部門領導批準后,可直接到檔案室借閱,檔案保管人員應及時提供.第二

條內部各公司、各部門因工作需要查閱檔案時,必須經本公司或部門領導

批準證明,負責人批準,方能查閱.第二節第一條外單位人員因公需要查閱

檔案.外單位人員應持有單位介紹信、查閱人身份證件,經負責人批準,報

經理批準,方能由檔案管理人員接待查閱.同時,檔案管理人員應詳細登記

查閱人的工作單位、查閱時間、檔案名稱及查閱理由.第二條檔案一般不

得帶出室外.如有特殊情況,需要帶出室外復制或借出本公司的檔案,必須

辦理借出手續,經負責人批準,同時在檔案借閱登記簿上進行登記,注明借

閱用途、歸還時間.第四章特定政策第二條逾期未歸還檔案者按違紀處理.

借閱者要愛護檔案,不準在檔案上涂改、圈劃、折疊等.第三條檔案利用者

必須嚴守黨和國家的機密,借閱檔案不準轉借,不得丟失,不得將檔案內容

向無關人員泄露.借閱和歸還檔案時,雙方要當面點清.如發現損壞、遺失

等情況,除積極追查補救外,應及時向領導報告,并視情節輕重進行處罰.

注：由立卷人填寫卷內文件數及文件頁數等情況,案卷立好后發生或發現

的問題由有關檔案管理人員填寫并簽名標注時間.立卷人：由組成本卷的

負責者簽名.檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名.歸檔時交送卷

內備考表紙質版一份,同時交送電子版.