租賃公司客戶信用檔案建立與管理制度

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租賃公司客戶信用檔案

建立與管理制度

本制度的編制是為了建立完善的客戶檔案管理系統和客戶管理

規程，對于提高租賃效率，擴大市場占有率，與交易伙伴建立長期穩

定的業務聯系，指導租賃公司的信用檔案建立與管理。

一、 客戶檔案管理對象

客戶檔案管理的對象就是你的客戶，即企業的過去、現在和未來

的直接客戶與間接客戶。它們都應納入企業的客戶管理系統。

1. 從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和未來客戶。以未

來客戶和新客戶為重點管理對象。

2. 從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進

行交易的客戶和即將進行交易的客戶。對于第一類客戶，不能因為交

易中斷而放棄對其的檔案管理；對于第二類的客戶，需逐步充實和完

善其檔案管理內容；對于第三類客戶，檔案管理的重點是全面搜集和

整理客戶資料，為即將展開的交易業務準備資料。

3. 從客戶性質來劃分：包括政府機構、特殊公司（與本公司有

特殊業務等）、普通公司、顧客（個人）和交易伙伴等。這類客戶因

其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同， 對其實施的檔案管

理的特點也不盡相同。

4. 從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客戶（交易次數多、

交易量大等），一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重

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點應放在主力客戶上。

二、客戶管理內容

1. 客戶基礎資料。即企業所掌握的客戶的最基本的原始資料，

是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理的

起點和基礎。客戶資料的獲取，主要是通過業務員進行的客戶訪問搜

集起來的。在檔案管理系統中， 大多是建立客戶卡或客戶管理卡的

形式出現。

客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；個人性格、嗜

好、家庭、年齡等方面；創業時間、與本公司交易時間、資產實力等

方面。

2. 客戶特征。發展潛力、經營觀念、經營管理特點等。

3. 業務狀況。主要包括目前及以往的建筑業務情況、租賃實績、

與本公司的業務聯系及合作態度等。

4. 交易活動現狀。主要包括客戶的租賃狀況、存在的問題、保

持的優勢、未來的對策等。

三、客戶檔案管理方法

1. 建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的基礎工作，是建立客

戶檔案卡（又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等）。采用卡的形

式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種資料的取得，主要有三

種形式：

① 業務員進行市場調查和客戶訪問時整理匯總。

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②向客戶寄送客戶資料表， 請客戶填寫。

③委托專業調查機構進行專項調查。然后根據這三種渠道反饋的

信息，進行整理匯總，填入客戶檔案卡。

在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于客

戶基于商業秘密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某種動

機夸大某些數字（如實力等），所以對這些資料應加以審核。但一般

來將，由客戶提供的基礎資料絕大多數是可信的且應比較全面。第三

種方式主要是由于用于搜集較難取得的客戶資料，特別是危險客戶的

信用狀況等，但需要支付較多的費用 。

2. 客戶分類。利用上述資料，將企業擁有的客戶進行科學的分

類，目的在于提高租賃效率，促進企業營銷工作更順利地展開。

客戶分類的主要內容包括：

① 戶性質分類。分類的標識有多種，主要原則是便于租賃業

務的展開。如按顧客的實際情況，客戶是政府投資公司、央企、開發

商，還是個人，確定客戶等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以

便于對客戶進行租賃價格管理和款回收管理。

② 戶等級分類。根據實際情況，確定客戶等級標準，將現有

客戶分為不同的等級，以便于進行租賃管理和款回收管理。

3. 客戶構成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標識，將客

戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全面把握本公司的業務狀況，

找出不足，確定業務重點，采取對策，提高租賃效率。

客戶構成分析的主要內容包括：

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① 業務構成分析。根據租賃額和市場實際情況，分析在公司

的租賃額中和市場中，各類等級的客戶所占比重。并據此確定未來的

業務發展重點。

② 租賃物構成分析。通過分析企業總業務量中和租賃市場發

展情況，各類租賃物所占的比重，以確定對不同客戶的租賃重點和對

策。

③ 客戶信用分析。在客戶信用等級分類的基礎上， 確定對不

同客戶的交易條件、信用限度和交易業務處理方法。

四、客戶信用分級管理

1、依據前期的檔案建立和信用分析對客戶進行分級，分為A、B、

C三級。

2、分級的標準

分類權評價項目 級別分類 備注

重

客戶

實力 潛力 其他 A B C

社會口碑累計租賃

與信用 額

付款

情況

合計

（分）

10分 15分 20分 15分 30分 10分 90分 80分 70分

說明：1、累計租賃額對于老客戶按實際填寫，歷年累計最高的客戶為15分，其他客戶根據

比例進行打分，新客戶按照10分計； 2、其他分值業務員根據實際情況進行綜合填寫；3、

各客戶合計分值達到90分及以上為A級，達到80分及以上為B級，達到70分及以上為C

級。

3、分級管理

①A級客戶為優質客戶，在租賃價格、回款方式、回款周期上可

以在市場情況下給予優惠，并且優先滿足此類客戶的租賃需求；

③ B級客戶為較優客戶，在租賃價格方面可以按照市場最低

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價執行，回款方式現金轉帳和抵壓房屋等可以選擇，回款周期嚴格合

同執行；

④ C級客戶為一般客戶或有些許污點客戶，租賃價格按照市

場價格執行，租賃款只能采用現金轉帳，不能采用其他抵壓或抵扣方

式，其他嚴格按照合同執行。

⑤ C級以下的客戶，一般為不誠信客戶或經濟出現較大狀況

客戶，些類客戶盡量回避，不進行合作。

為了便于分級制度的執行，可以附表列出各級具體的執行政策，

經批準后，即可對照執行。

五、客戶檔案管理應注意問題

在客戶檔案管理過程中， 應注意下列問題：

1. 客戶檔案管理應保持動態性。客戶檔案管理不同于一般的檔

案管理。如果一經建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據客

戶情況的變化，不斷地加以調整，消除過舊資料；及時補充新資料，

不斷地對客戶的變化，進行跟蹤記錄。

2. 客戶檔案管理的重點不僅應放在現有客戶上，而且還應更多

地關注未來客戶或潛在客戶，為企業選擇新客戶，開拓新市場提供資

料。

3. 客戶檔案管理應“用重于管”，提高檔案的質量和效率。不能

將客戶檔案束之高閣，應以靈活的方式及時全面地提供給業務人員和

有關人員。

確定客戶檔案管理的具體規定和辦法。客戶檔案不能秘而不宣，

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但由于許多資料公開會直接影響與客戶的合作關系，不宜流出企業，

只能供內部使用。所以，客戶檔案應由專人負責管理，并確定嚴格的

查閱和利用的管理辦法。

六、檔案管理要求

1、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特

制定本制度。

2、歸檔范圍：集團公司檔案管理制度、公司的規劃、年度計劃、

統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、

會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考

價值的文件資料。

3、公司的檔案管理由辦公室檔案室檔案管理員負責。

4、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊

全完整、安全保密和使用方便。

5、資料的收集與整理

① 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：

每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

②在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該

歸檔的原始資料。各主管部門應積極配合與支持。

③凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

④ 各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。

凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

⑤檔案管理員根據集團公司歸檔管理制度實施檔案歸檔整理。

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6、資料的分類與歸檔

①公司檔案資料的分類依據集團歸檔管理制度的有關規定執

行。

②公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此

規定范圍內。

7、檔案的借閱

①總經理、副經理、辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔

案管理員辦理借閱手續。

②因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門

經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室核批。

③公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案

禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經

審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須

由總經理或分管副經理批準。總經理因公外出時可委托副經理審批，

具體按委托書的內容執行。

⑥ 檔案借閱者必須做到：

a.愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

b.注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

8、檔案的銷毀

①公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

②當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資

料銷毀審批表》交總經理審核，經總經理批準后執行。

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③凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的

檔案資料，由副經理批準后方可銷毀。

④經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的

《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸

檔。登記表永久保存。

⑤在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或副經理或辦公室主

任指定專人監督銷毀。

本制度從發布之日起執行。