客戶服務部檔案管理制度

客戶服務部檔案管理制度

為增強客服部檔案管理工作，充散發揮檔案作用，全面提升檔案管理水平，有效地保護和

利用檔案，理順工作程序，明確工作職責，根絕資料流失，特制定本制度。

1、歸檔資料的范圍

1.1重要的會議資料

包含會議的通知、報告、決策、總結、典型講話、會議記錄。

1.2計劃性文件資料

包含各樣工作計劃、請示、批復、及簡報。

1.3批改性文件資料

包含客服部各種標準、指標，如計劃指標、查核標準、技術標準等；生

產經營中的各種命令、工作指示、調動記錄等。

1.4法例性文件

企業貫徹和履行的規定、部門標準、各種規章制度等文件。

1.5總結性文件

包含部門經營活動中年度、季度、月度的工作總結。

1.6憑據性資料部門在各樣經營活動中形成的各種原始記錄、憑據、臺帳等。如客戶基礎資料、

業務辦理資料，以及資料耗費、合同書、協議書等原始記錄和文本。包含重要活動的簡

報、照片、錄音、錄像等。

1.7報告性資料

包含部門向各上司主管單位的報告資料、統計報表、財務報表等。

2. 檔案資料的管理

2.1

檔案的移交：對移交的檔案交接兩方應檢查檔案項目與移交目錄能否一致，文本及附件是

否完好，填寫《客戶服務部檔案移交登記表》

4.2

安檢資料、期滿或排除的合約保留限期為

4.3

抄表原始資料保留限期為20年。

5年。

4.4

其余資料如各項統計報表、原始憑據等保留限期為

10年。

4.5

了案后無長久保留必需者保留限期為

1年。