新出差管理規定

2024年3月3日發(作者：君子三畏)

出差管理制度

為了完善和加強企業出差及財務報銷的管理,特制定本制度;

一、 出差定義

1、出差：指員工因工作需要離開現工作區域且需在異地住宿的工作行為；出差由總經理核準、行政部備案登記;

備注：1短程、近郊當天可返回的不屬出差；

2因工作崗位需常駐異地的不屬于出差；

2、差旅食宿費：指出差期間的住宿、飲食等費用,此項標準費用要求住宿須有住宿發票,飲食按固定標準給予補貼;

3、 出差交通費：指出差期間除了長途交通之外的出差地交通費;

員工在出差地辦事以搭乘公交車、地鐵等便利交通工具為主,機場—駐地費用報銷以機場大巴車票為準,如有特殊情況或緊急公務需乘坐出租車,須事先征得部門經理同意后在車票背面注明日期、起止地點、乘車事由說明方可予以報銷;

二、 出差人員的交通工具

1、

范圍

省外

長途交通費

限、實省內

但需事先向總經理申請并經審批

報實銷

長途汽車

一級

不受二級 三級

火車硬臥、行程500公里以上可乘坐折扣機票與火車票相差不超200元飛機,備注：1、出差當地發生的長途交通費以節約為原則,以乘坐安全、低價的交通工具為準;

2、如遇特殊情況,需要超過標準的,須經總經理同意并獲批準方可乘坐及報銷,否則,其交通費一律不予報銷,并給予

2、 出差費用、補貼標準

出差住宿費用報銷標準：120元/天上海、北京；住宿以標準上調20%

1. 住宿費必須有住宿發票發票上須有住宿房號、入住起止日期、天數;

2. 以上費用如有特殊情況需超出標準的應事先經總經理批準方可給予報銷,否則,不予報銷;

3. 業務招待費用：公司出差部門經理級以上員工,其在出差期間因公需交際應酬費用,須請上級呈總經理批準后,按允許額度實施,否則,概應自理;

4. 2人同性以上出差同一個地方,住宿費用按出差人員當中最高職級1人的住宿標準費用憑住房發票報銷,其中一人不予報銷住房費；2人含2人以上出差同一地區飲食標準則降低10元/天,例如：出差外省,一人出差按50元/天標準,2人以上按40元/天標準補給,依此類推;

5. 住宿費按實際住宿夜數及標準報銷,如超過標準的,公司按固定標準報銷,超出部份由個人承擔,如無發票者,不予報銷;

3、 出差人員其它規定

a) 出差人員未經部門經理同意不得擅自延長出差時間,因公需要延期者,應事先以電話形式請示部門經理、人力資源部核定追認,否則,違者將不給予報銷延長天數的差旅費用及相應補貼;

b) 出差人員應遵照出差前申請的規定期限回公司,并于一周內提出有關任務之書面報告出差工作匯報表呈本部門負責人核閱,如總經理需要,呈總經理審閱,否則其差旅費不予報銷;

c)

d)

如公司組織外出開會或其它活動,費用由公司負擔,參加人員不再享受任何補貼及費用報銷;

出差人員出差在外應注意個人安全,自覺遵守交通規則及國家法律,做好自我保護措施;

4、 費用申請手續及報銷程序

a) 借支的差旅費用包括如下內容：

1） 出差期間的長途交通費；

2） 出差當地的食宿標準費；

3） 其它必要的零星開支備用金;

4） 特殊情況的借支須經總經理書面批復同意;

b) 借款程序是：出差前須填寫出差申請表及借款單,持經部門經理批準意見后總經理審批簽字的出差申請表在財務處領取并填寫‘借款單’本人簽字---總經理審批簽字---財務部經理總復核簽字,出納復核辦理借款;

c)

d)

所有出差人員須結清上次借款費用后,財務部才給予辦理本次借款費用;

出差借款單上的借款金額須用人民幣大寫填寫并與小寫金額一致,凡經批準的借支單金額,任何人不得隨意更改,否則不予辦理,如確實需更改金額的,須重新辦理借款審批手續;

e)

1.

所有的借款必須專款專用,不得以其它費用沖抵借款;

報銷手續：

報銷差旅費程序：按公司規定填寫“差旅費報銷單”及報銷憑證所有報銷憑證上需有時間、地點、事由否則不予報銷和“出差費用明細報表”、“出差工作匯報表”----交部門經理審核并在“差旅費報銷單”及報銷憑證上簽名----行政審核出差天數出差天數以住宿夜數為基礎加異地至異地的路程式時間計算簽字----然后交由財務部審核金額等無誤簽字----統一由財務人員報總經理審批簽字----財務部根據上述簽名作總復核并簽名后方可到出納處報銷;

※填寫報銷單,必須按時間先后填寫,發票要用膠水粘實,只粘正面發票的左邊,發票金額、時間、地點等不能遮蓋；行程地點先后要銜接,發票時間必須對應出差發生的時間段;

2. 報銷制度

報銷時必須提供住宿發票,長途車票等有效單據方能報銷出差費用,住宿費單據須是經復寫過的含地稅局監制字樣的住宿發票或統一發票及旅業定額發票,無涂改字跡的,同時要求在發票上注明住宿費的起止日期和合計天數;如有發現住宿發票弄虛作假現象并多報出差補貼費用的,一經發現,立即取消本次的差旅費報銷,如有情況嚴重者,扣發當月工資,再有重犯者公司將作解聘處理;

出差人員報銷時應如實反映1人住宿或2人住宿的補貼情況,如發現有瞞報2人以上住宿補貼而按1人的住宿標準分別報銷的,將取消其本次1人住宿補貼標準而按2人以上住宿補貼標準計發;

出差人員,須在返回后3個工作日內報銷,超過3個工作日不予報銷;如遇特殊情況經財務部經理同意延期的除外

5、 出差人員考勤

1． 出差前后須到行政部辦理手續,在公司上班期間嚴格遵守公司考勤制度;出差前將已審批的出差申請表行政部備檔,出差完返回公司后須到行政報到并簽到;

2． 出差均不作加班論;

3． 出差期間不設休息日以店鋪考勤記錄為準,但在出差返回公司后,可參照公司辦公室正常的作息時間同步予以補休；

4． 部門負責人對所屬部門員工的出差行程安排的合理性承擔監控審核責任,對不合理的行程安排承擔相關連帶責任;

5． 出差人在提交出差申請時,必須附相關的行程安排,行政部將不定期對出差人員的當地工作情況進行抽查與核實;

6、 出差人員管理

出差人員出差前需有出差工作流程計劃,每到達一個目的地,應及時向上司匯報在當地的工作情況,并填寫當天工作日記,并向上司請示下一步工作安排,如在規定時間內不能完成工作而需延時者,需征得上司同意,否則扣除當天出差費用補貼;

7、 有關財務借款、報銷簽名審核人的職責規定

a) 在出差申請表、出差費用明細表上“部門經理”負責對本部門出差人員填寫的出差任務、行程、工作內容等情況進行實事求是的審查簽名并確認,出差人員如有異常情況說明的,“部門經理”還需審核并加具意見,若有隱瞞、包庇、虛假一經查出,將按公司有關規章制度進行懲罰;

b) 部門經理負責人簽名是公司賦予其對本部門發生所有費用進行嚴格把關的審批權力,所有費用報銷須先經部門經理負責人簽名同意方可到財務部及總經理審核簽名,部門經理簽名不僅是對單據是否真實和是否正確負責,而且要對經辦人出差的工作內容、往返行程的審批及其它費用開支的必要性加以簽名核實;

c) 財務審核人是財務部指定的專職審核人員,根據公司有關差旅報銷規定和其它費用開支的規定,對經辦人報銷的原始單據真實性和金額的正確性進行審核;

d) 財務部人員的簽名是對經辦人辦理報銷事項的最后審查簽名,其職責是檢查經辦人報銷手續是否齊全,費用報銷是否執行公司的各項規定,原始單據是否真實且符合財務規定,并審核報銷金額是否與單據相符等;

e) 根據本制度標準憑發票實報實銷,出差人員如有違反規定虛報旅費事情,一經查實,視情節輕重,由行政部根據公司相關獎懲條例規定予以處罰;

f) 部門經理及審核人均按照出差相關標準核定,否則負連帶責任及包庇責任,由行政部根據相關獎懲條例予以處罰;

上述條例自簽發之日起執行

總經理核準：

簽發日期：年月日

附件一：出差申請表；

附件二：出差費用明細表；

附件三：出差工作匯報表;

出差申請表NO:

填表日期:年月日

部門

姓名

職位

自年月日時至月日時

日期

出差地點

出差隨同人員：

共人聯系電話：

出差事由：

出差時間

共天小時

預計出旅費 金額大寫：萬仟佰拾元角分￥：

財務批示：

年月日 年月日

總經理批示：

年月日

部門經理意見：

出差申請表NO:

填表日期:年月日

部門

姓名

職位

自年月日時至月日時

日期

出差地點

出差隨同人員：

出差時間

共天小時

共人聯系電話：

出差事由：

暫支旅費 金額大寫：萬仟佰拾元角分￥：

財務批示：

年月日 年月日

總經理批示：

年月日

部門經理意見：

出差費用明細報表

NO：

填表日期：年月日

部門

姓名

職位

隨同人員 共人

出差目的： 出差

時間

自月日時

共計天

至月日時

夜住宿費

數

酒店名稱

交通

時間起止

工具

出差地起止 金額 住宿費/夜

Ⅰ、交通費小計

其他交通

自

自

自

自

自

自

自

Ⅱ、住宿金額小計

其他交通

金額

金額

金額

金額

金額

金額

金額

自

自

自

自

自

自

自

到

到

到

到

到

到

到

到

到

到

到

到

到

到

金額

金額

金額

金額

金額

金額

金額

Ⅲ、其他交通費小計

餐費補貼

通訊費

Ⅳ、補貼及通訊費小計

其他費用

Ⅴ、其他費用小計

Ⅰ+Ⅱ+Ⅲ+Ⅳ+Ⅴ合計：￥

借支款：

報銷人： 部門經理：

總報銷費用：

財務審核：

大寫：

補差：

行政部： 總經理：

日期： 日期： 日期：

出差工作匯報表

NO：

日期： 日期：

填表日期：年月日

部門

事

由

姓名

職位

出差時間

活

動

記

錄

結

果

分

析

后

續

安

排

其

他

部門經理工作確認

總經理審閱確認

行政部存檔確認

出差人：

未盡事宜可以附件

形式附后