選擇會議場所的基本步驟

2023年12月12日發(作者：合規承諾書)

選擇會議場所的基本步驟

1．確定會議目的。

2．確定會議形態。

3．確定實質上的需求。

4．考慮與會者的期望。

5．選擇何種會議地點與設備。

6．評估選擇的正確性。

針對這6個步驟，茲將有關內容說明如下。

確定會議目的

大部分會議的目的是教育、學術溝通、商業商量、專業提高或社交聯誼等多重目的'；少數活動是單一目的。例如一般社團年會多半集合教育、學術溝通、商業及休閑活動。而一般企業界會議的特色是激勵性的研討會結合休閑活動，如高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此在考慮場地前要先了解清晰。

選擇會議場地的工作清單(checklist)

先列好工作清單，知道你在選擇場地時需要留意哪些事項，如此更能關心你正確選擇適當的開會場地。

地區

1．費用(本錢)與便利性。

2．是否鄰近機場。

3．轎車或出租車是否足夠。

4．充分的停車空間。

第 1 頁 5．假如需要，接送交通工具是否充分，費用狀況。

環境

1．當地有何觀光點。

2．購物。

3．休閑活動。

4．天候狀況。

5．環境是否良好。

6．餐廳。

7．當地治安是否良好。

8．社區經濟狀況。

9．當地賜予外界的評價、過去會議進行狀況。

10．當地會議局或觀光旅游局支持與服務狀況。

11．會議周邊供應廠商的閱歷、設備是否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務機器公司與平安方面。

設備

1．警衛人員與服務人員是否友好、做事效率如何。

2．大廳(lobby)是否干凈，吸引人。

3．報處處是否簡單找到：

(1)是否有足夠房間供工作人員使用。

(2)是否足以處理check-in/check-out的高峰時段。

(3)接待處的人力是否足夠。

4．當人數眾多時是否有足夠的電梯設備。

第 2 頁 5．詢問處是否全天候有人值班。

6．馬上回復有關電話詢問，盡速轉送留言。

7．對客人的服務：

(1)藥局。

(2)禮品店。

(3)柜臺服務。

(4)保險箱。

8．舒適、干凈的飯店住房：

(1)家具是否完好。

(2)現代化沖浴設備。

(3)充分光線。

(4)足夠的衣櫥空間與衣架。

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