所謂代理，在法律上是指一人授權(quán)另一人代表他行動(dòng)的關(guān)系。前者叫委托人，后者叫代理人。而代理函是委托人與代理機(jī)構(gòu)之間有關(guān)銷售業(yè)務(wù)的意向洽商信函。
代理函一般有以下特點(diǎn):
·契約性。代理函的內(nèi)容要體現(xiàn)出委托人和代理人之間的契約。一方面，代理人只能在委托人授權(quán)范圍內(nèi)開(kāi)展業(yè)務(wù)；另一方面，如代理人沒(méi)有越權(quán)，委托人應(yīng)對(duì)其行動(dòng)負(fù)責(zé)，并承擔(dān)一切后果
·意向性。代理函僅僅是委托人與代理人之間的意向洽商，雙方還可以就很多條款進(jìn)行商談，一旦簽約后，對(duì)雙方就具有了約束性。
代理函按形式之不同，可以分為獨(dú)家代理、一般代理和總代理等三種。
·獨(dú)家代理。委托人只指定惟二一家機(jī)構(gòu)或個(gè)人負(fù)責(zé)經(jīng)銷自己的產(chǎn)品，二者之間的關(guān)系為獨(dú)家代理。
·一般代理。委托人指定眾多機(jī)構(gòu)或個(gè)人負(fù)責(zé)經(jīng)銷自己的產(chǎn)品，委托人與其中任何一家機(jī)構(gòu)或個(gè)人之間的關(guān)系為一般代理。
·總代理。委托人指定某機(jī)構(gòu)或個(gè)人負(fù)責(zé)處理自己的所有業(yè)務(wù)(不限于經(jīng)銷產(chǎn)品)，二者之間的關(guān)系為總代理。
從結(jié)構(gòu)上看，代理函與一般便函相同。包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：稱呼；表明對(duì)對(duì)方產(chǎn)品的興趣；提出代理要求；向?qū)Ψ阶鞔沓兄Z。如保證銷售額的完成，不經(jīng)營(yíng)相同的其他公司的產(chǎn)品等；落款。
☆在代理函中，委托人與代理人之間的權(quán)利與義務(wù)的關(guān)系要明確。比如，委托人要對(duì)代理人在授權(quán)范圍內(nèi)的行動(dòng)負(fù)責(zé)，包括代理人代表他簽訂的合同；代理人必須在授權(quán)范圍內(nèi)行動(dòng)，要忠實(shí)并服從一切合理的指示，應(yīng)勤奮努力并充分利用自己的技能，把一切與代理關(guān)系有影響的事實(shí)告知委托人
☆提要求時(shí)，語(yǔ)氣要誠(chéng)懇。作承諾時(shí)，語(yǔ)氣要果斷。總之，要設(shè)法充分贏得對(duì)方的信任。
尊敬的X X X先生：
近六年來(lái)，我們一直在浙江銷售貴方的絲綢服裝，你們的產(chǎn)品深得顧客的青昧。產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、式樣和色彩都符合我們市場(chǎng)的需要。批發(fā)商及零售商對(duì)銷售你們的服裝極感興趣。
既然我們已經(jīng)建立了良好的貿(mào)易關(guān)系，我們提議訂立獨(dú)家代理合同，有效期為四年。在合同期內(nèi)，我們保證每年銷售八萬(wàn)件。為此目的，我們保證不經(jīng)營(yíng)相同的外國(guó)產(chǎn)品或其他公司的產(chǎn)品。
如果貴方同意授予我們獨(dú)家代理權(quán)，我們將不遺余力地在浙江市場(chǎng)不斷擴(kuò)大貴方服裝的銷量。
靜候佳音
×××(簽名)
20××年×月×日
這封代理函條理清晰，層次分明，重點(diǎn)突出。首先，撰寫者既告知對(duì)方自己在銷售對(duì)方產(chǎn)品方面有著足夠的經(jīng)驗(yàn)；又表明了自己對(duì)對(duì)方產(chǎn)品的濃厚興趣。從而為下文提出代理要求打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
接下來(lái)，撰寫者明確地提出了自己的要求，并向?qū)Ψ洁嵵爻兄Z。這既表明了自己的誠(chéng)意，又顯示了自己完成任務(wù)的決心，更打消了對(duì)方心中可能產(chǎn)生的疑慮。
最后，從展望未來(lái)的角度，重申自己的決心，意在打動(dòng)對(duì)方，獲取對(duì)方的信任，從而達(dá)到要求對(duì)方授予獨(dú)家代理權(quán)的目的。