所謂代理，在法律上是指一人授權另一人代表他行動的關系。前者叫委托人，后者叫代理人。而代理函是委托人與代理機構之間有關銷售業務的意向洽商信函。
代理函一般有以下特點:
·契約性。代理函的內容要體現出委托人和代理人之間的契約。一方面，代理人只能在委托人授權范圍內開展業務；另一方面，如代理人沒有越權，委托人應對其行動負責，并承擔一切后果
·意向性。代理函僅僅是委托人與代理人之間的意向洽商，雙方還可以就很多條款進行商談，一旦簽約后，對雙方就具有了約束性。
代理函按形式之不同，可以分為獨家代理、一般代理和總代理等三種。
·獨家代理。委托人只指定惟二一家機構或個人負責經銷自己的產品，二者之間的關系為獨家代理。
·一般代理。委托人指定眾多機構或個人負責經銷自己的產品，委托人與其中任何一家機構或個人之間的關系為一般代理。
·總代理。委托人指定某機構或個人負責處理自己的所有業務(不限于經銷產品)，二者之間的關系為總代理。
從結構上看，代理函與一般便函相同。包括以下幾個方面內容：稱呼；表明對對方產品的興趣；提出代理要求；向對方作代理承諾。如保證銷售額的完成，不經營相同的其他公司的產品等；落款。
☆在代理函中，委托人與代理人之間的權利與義務的關系要明確。比如，委托人要對代理人在授權范圍內的行動負責，包括代理人代表他簽訂的合同；代理人必須在授權范圍內行動，要忠實并服從一切合理的指示，應勤奮努力并充分利用自己的技能，把一切與代理關系有影響的事實告知委托人
☆提要求時，語氣要誠懇。作承諾時，語氣要果斷。總之，要設法充分贏得對方的信任。
尊敬的X X X先生：
近六年來，我們一直在浙江銷售貴方的絲綢服裝，你們的產品深得顧客的青昧。產品的設計、式樣和色彩都符合我們市場的需要。批發商及零售商對銷售你們的服裝極感興趣。
既然我們已經建立了良好的貿易關系，我們提議訂立獨家代理合同，有效期為四年。在合同期內，我們保證每年銷售八萬件。為此目的，我們保證不經營相同的外國產品或其他公司的產品。
如果貴方同意授予我們獨家代理權，我們將不遺余力地在浙江市場不斷擴大貴方服裝的銷量。
靜候佳音
×××(簽名)
20××年×月×日
這封代理函條理清晰，層次分明，重點突出。首先，撰寫者既告知對方自己在銷售對方產品方面有著足夠的經驗；又表明了自己對對方產品的濃厚興趣。從而為下文提出代理要求打下堅實的基礎。
接下來，撰寫者明確地提出了自己的要求，并向對方鄭重承諾。這既表明了自己的誠意，又顯示了自己完成任務的決心，更打消了對方心中可能產生的疑慮。
最后，從展望未來的角度，重申自己的決心，意在打動對方，獲取對方的信任，從而達到要求對方授予獨家代理權的目的。