FSSC運營管理制度(標準化管理辦法)

財務共享服務中心運營管理制度

標準化管理辦法

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目 錄

版權聲明 ......................................................................... 錯誤!未定義書簽。

1．目的 ............................................................................................... 4

2．適用范圍 .......................................................................................... 4

3．財務共享服務中心的標準化定義 ............................................................... 4

4．財務共享服務中心標準化的目標及評價規范 ................................................. 4

5．流程管理規范 .................................................................................... 5

5.1 流程管理規范的內容 ...................................................................... 5

5.2 流程管理規范的基本要求 ................................................................. 6

5.3 流程設計的基本流程 ...................................................................... 6

5.4 流程優化的基本流程 ...................................................................... 7

6．作業管理規范 .................................................................................... 8

6.1 作業管理規范的內容及目的 .............................................................. 8

6.2 作業管理規范的基本要求 ................................................................. 8

6.3 作業管理的規范 ............................................................................ 9

7．文檔管理規范 .................................................................................. 10

7.1 文檔管理的內容 ...........................................................................10

7.2 文檔框架 ...................................................................................10

7.3 文檔編制要求 .............................................................................10

7.4 文檔發布管理 .............................................................................10

7.4.1 文檔發布流程 ......................................................................10

7.4.2 文檔發布途徑 ......................................................................11

7.5 文檔歸檔管理 .............................................................................12

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7.5.1 電子文檔歸檔 ......................................................................12

7.5.2 紙面文檔歸檔 ......................................................................12

7.6 文檔修訂管理 .............................................................................12

7.7 文檔廢止管理 .............................................................................12

7.7.1 廢止條件 ...........................................................................12

7.7.2 廢止要求 ...........................................................................12

8．制度說明 ........................................................................................ 13

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1．目的

為規范財務共享服務中心流程、作業及文檔的標準化管理工作，特制定本制度。

2．適用范圍

本制度適用于某公司財務共享服務中心。

3．財務共享服務中心的標準化定義

標準化是指在一定的范圍內獲得最佳秩序，對實際的或潛在的問題制定共同的和重復使

用的規則的活動，包括標準制定、發布及實施。財務共享服務中心的標準化管理主要包括流

程管理規范、作業管理規范及文檔管理規范。

4．財務共享服務中心標準化的目標及評價規范

標準化的目標是對重復性高、可復制性的工作統一標準，統一程序，持續提升財務共享

服務中心的工作效率與服務水平。

1） 評價頻率：標準化評價每季度進行一次，在每季度結束后的次月15日前完成上一季度

的標準化管理評價。

2） 評價機制：以下為標準化工作的管理目標及考核評價規范。流程管理、文檔管理滿分制

均為100分，兩項加權平均得分為當季的標準化得分。

表4-1 標準化目標及評價規范

項目 目標 內容 評價方法 責任人 評價人

及時制定、修訂相關流

動態優化

程及規范，提高對經營標準化

（40分）

活動的適時支撐服務支撐崗

能力 。

未及時制定和修訂相關流程的，相關流

每發現一次扣減責任人當季標程負責

準化得分5分，扣完為止。 人

流程管理 相關流

（100分）

因流程相關規范設計問題造成

效率優先

確保流程暢通、優化的流程不暢的，每發現一次扣責任標準化

人當季標準化得分5分，扣完為流程能提高工作效率。支撐崗

（30分）

止。

發布規范

統一

（30分）

流程變更及優化需遵標準化

守流程發布規范。 支撐崗

違反流程發布規范的，每發現一相關流

次扣減責任人當季標準化得分5程負責

分，扣完為止。 人

程負責

人

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項目 目標 內容 評價方法 責任人 評價人

及時發布

及時發布各類文檔。 每發現一次扣責任人當季標準

（20分）

未按時發布文檔或發布錯誤的，

化得分2分，扣完為止。

標準化綜合處

支撐崗 處長

規范發布

（20分）

按照規范流程進行文標準化綜合處

檔的發布。 支撐崗 處長

未按規范流程發布文檔的，每發

現一次扣責任人當季標準化得

分2分，扣完為止。

文檔編制人應及時更

及時更新 支撐崗 處長

（20分） 文檔編標準化

新各類文檔，標準化支未及時更新相關文檔，每發現一

撐崗負責監督文檔的次扣責任人當季標準化得分5

修訂，保證文檔的有效分，扣完為止。

性。

提交標準化支撐崗進行發布的

文檔形式發現一次扣責任人當季標準化

文檔管理

（100分）

標準 得分5分，扣完為止。

（20分） 未進行編碼的，每發現一次扣責

文檔編制人應嚴格使

用統一模版，符合編碼

規則。

文檔未使用統一文檔模版的，每

任人當季標準化得分5分，扣完

為止。

電子文檔應在發布后及時歸檔，

未及時歸檔的，每發現一次扣責

任人當季標準化得分2分，扣完

為止。

在規定的時限內歸集、

按時歸檔

（20分）

整理、裝訂各類紙質文

檔，并保證電子文檔的

及時歸檔。

紙面文檔的歸集和裝訂應每月

進行一次，未在規定時間內完成標準化綜合處

裝訂歸檔的，每發現一次扣責任支撐崗 處長

人當季標準化得分5分，扣完為

止。

裝訂不規范的，每發現一次扣責

任人當季標準化得分3分，扣完

為止。

標準化綜合處

制人 支撐崗

文檔編標準化

制人 支撐崗

5．流程管理規范

5.1 流程管理規范的內容

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流程管理規范的內容主要是指財務共享服務中心對各財務業務流程、運營管理流程及其

相應標準化文檔的設計、優化、執行、固化等環節的規范化管理和要求，通過統一標準、持

續優化，以達到不斷完善流程，從而提高財務共享服務中心的整體工作效率與質量。

5.2 流程管理規范的基本要求

1） 標準化：流程設計與優化的程序應相對統一、固定。

2） 文件化：流程制度與相應文檔模版應以文件的形式進行固化。

3） 動態化：流程優化應做到適時、動態，發現問題立即提出優化方案。

4） 系統化：流程設計及優化應盡量與系統相結合，減少手工操作環節。

5） 效率化：流程和文檔的制度要求在確保規范的基礎上，突出效率優先原則，最大限度減

少流程環節和層級。

5.3 流程設計的基本流程

在設計每一項流程之前，財務共享服務中心相應流程負責人應對該流程涉及的各種問題

進行全面的分析和評價，形成解決方案。流程設計應遵循以下基本流程：

流程設計的基本流程

財務共享服務中心財務共享服務中心財務共享服務中心

相應流程負責人相應流程負責人相應流程負責人

財務共享服務中心

標準化支撐崗

組織調研流程測試與

診斷問題檢驗

組建團隊

流程設計

文檔輸出

標準化、規范

性審核

財務共享服務中心財務共享服務中心財務共享服務中心

相應流程負責人標準化支撐崗主任

財務共享服務中心

標準化支撐崗

流程跟蹤

效果評估

歸檔管理流程發布審批

圖5-1 流程設計的基本流程

流程描述：

1） 相關流程負責人組織問題調研，進行問題的診斷。

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2） 相關流程負責人組建流程設計團隊，針對存在的問題，尋找有效管理手段，設計初步的

流程方案，并輸出相應的標準化文檔。流程設計時要充分考慮國家財經制度與法規、會

計核算辦法、公司內部管理制度等企業內外部各項制度與政策。

3） 相關流程負責人組織人員根據初步的流程設計方案進行流程測試與檢驗，根據測試結果

優化流程方案。

4） 標準化支撐崗負責對優化后的流程方案文檔進行標準化審核。

5） 標準化支撐崗將審核修訂后的流程方案文檔及流程評估結果提交財務共享服務中心主

任審批。

6） 審批通過后，由標準化支撐崗進行流程文檔的發布。

7） 流程發布執行后，相關流程負責人負責監督流程固化工作。標準化支撐崗定期將相關文

檔進行歸檔。

8） 流程方案正式執行后的半年內，標準化支撐崗應按月組織相關流程負責人進行效果評

估，以確定流程效果是否達到預期目標。

5.4 流程優化的基本流程

當現有流程不能有效指導日常管理工作，業務人員應及時提出流程優化方案。流程優化

需遵從以下流程：

流程優化的基本流程

財務共享服務中心財務共享服務中心財務共享服務中心

相應流程負責人相應流程負責人相應流程負責人

業務人員

發起需求組織調研流程設計

評審需求組建團隊

診斷問題文檔輸出

是

流程測試與

檢驗

是否重大

修改

否

財務共享服務中心

標準化支撐崗

財務共享服務中心財務共享服務中心

相應流程負責人主任

財務共享服務中心財務共享服務中心

標準化支撐崗標準化支撐崗

標準化審核

流程跟蹤

效果評估

歸檔管理流程發布審批

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圖5-2 流程優化的基本流程

流程描述：

1） 業務人員針對流程存在的問題，編寫修訂建議與需求提交至財務共享服務中心相應流程

負責人。

2） 財務共享服務中心相應流程負責人組織調研，評審需求，確認當前流程是否需要優化。

3） 財務共享服務中心相應流程負責人組建流程設計團隊，針對存在的問題，尋找有效管理

手段，設計初步的流程優化方案，形成流程文檔。

4） 流程優化方案初步定稿后，財務共享服務中心相應流程負責人根據重要性原則，決定是

否組織相關人員進行流程測試與效果評估，根據測試結果修訂流程。

5） 標準化支撐崗負責對優化后的流程方案文檔進行標準化審核。

6） 標準化支撐崗將審核修訂后的流程優化方案文檔及流程評估結果提交財務共享服務中

心主任審批。

7） 審批通過后，由標準化支撐崗進行流程文檔的發布。

8） 流程發布執行后，相關流程負責人負責監督流程固化工作。標準化支撐崗定期將相關文

檔進行歸檔。

9） 流程優化方案正式執行后的半年內，標準化支撐崗應按月組織相關流程負責人進行效果

評估，以確定流程優化目的是否達到預期。

6．作業管理規范

6.1 作業管理規范的內容及目的

作業管理規范的內容：定期總結分析，設計并持續改進財務共享服務中心所有業務操作

動作。

作業管理規范的目的：實現統一操作標準與流程，規范操作步驟與動作，達到提升員工

專業技能、縮短操作周期，減少工作差錯、提升工作效率的管理目的。

6.2 作業管理規范的基本要求

1） 標準化：應遵守質量標準、時效標準、步驟標準等作業標準規范。

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2） 統一化：應相對統一，實現財務共享服務中心員工作業標準整齊劃一、有效銜接。

3） 簡潔化：應化繁為簡，減少不必要環節和動作，壓縮作業時間、提高作業效率。

4） 有效化：應保證作業動作有效，不斷提高作業效果，避免或減少無效和低效作業。

6.3 作業管理的規范

表6-1 作業管理規范

崗位 關鍵動作 動作說明 時間

單據接收 每天上午8點半至下午5點

單據掃描 掃描接收的單據并上傳影像 每天上午8點半至下午5點

掃描崗

單據郵寄 每周郵寄一次

收取單據箱中的單據和各地票據接收員

郵寄的單據

將掃描完畢的單據郵寄至財務共享服務

中心票據歸檔崗

接收單據時與單據登記本內容、郵寄清

登記臺帳 單逐筆核對，退還單據時在退單登記表接收單據與退還單據時

上逐筆登記

單據接收 接收掃描崗傳遞的單據 每天上午8點半至下午5點

單據上柜 將收取的單據分類整理放置于文件柜中 每天上午8點半至下午5點

打印憑證 打印帳務處理結束后生成的會計憑證 每天上午8點半至下午5點

歸檔崗

匹配順號 將打印的憑證與實物單據匹配并順號 每天上午8點半至下午5點

單據歸檔 定期

檔案管理 負責會計憑證等檔案的保管及調閱 每天上午8點半至下午5點

檔案上交 將檔案移交至總經辦檔案處 每半年

報賬審核 審核報賬信息 每天上午8點半至下午5點

賬務處理 每天上午8點半至下午5點

核算崗

銀行對賬

編制銀行余根據銀行對賬情況，編制銀行余額調節

額調節表 表

復審崗 憑證復核 復核憑證信息 每天上午8點半至下午5點

出納崗 資金收支 每天上午8點半至下午5點半

裝訂成冊并妥善保管在財務共享服務中

心檔案室

在浪潮核算系統中進行賬務處理，生成

會計憑證

根據銀行賬戶使用的活躍程度選擇合適

的對賬頻率，進行銀行對賬

通過銀企互聯系統、網上銀行、線下等

方式進行銀行結算業務、各種款項收支

活躍賬戶：每周五

不活躍賬戶：每月底

每月1號下午5點前

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崗位 關鍵動作 動作說明 時間

現金盤點 進行現金盤點，編制現金盤點表 每天下午4點半至下午5點

編制標準

會計報表

會計報表

編制獨立核算單戶會計報表和合并會計

報表

季報/半年報/年報：根據編報通

知規定的時間

月報：次月5號0點前

7．文檔管理規范

7.1 文檔管理的內容

文檔是指財務共享服務中心發布或接收的內部管理制度等日常管理活動所涉及到的材

料，是記錄和反映財務共享服務中心日常管理活動的重要史料和證據。文檔管理的內容包括

電子文檔及紙質文檔的規范性管理。

7.2 文檔框架

文檔管理框架

內部管理類 外部服務類

業務管理 運營管理

1、業務指導 1、管理制度 1、報賬指南及規定

2、審核細則 2、規章制度 2、通知及公告

3、工作手冊 3、流程規范 3、財務小貼士

4、核算辦法 4、會議紀要 4、咨詢答復郵件

5、內控規定

6、業務規范

7.3 文檔編制要求

1） 來源：財務共享服務中心員工編制各類文檔前，應嚴格遵循文檔框架的類別劃分原則，

進行準確歸類。

2） 模版：財務共享服務中心標準化支撐崗，應針對每類文檔制訂出固定文檔模版。財務共

享服務中心員工編制各類文檔，應使用已經制訂的文檔模版。

3） 編碼：財務共享服務中心標準化支撐崗應按照企業管理部要求制訂規范的文檔編碼規

則，按文檔類別分層次編碼，實現分類保管，以方便查找。財務共享服務中心員工編制

完成文檔后，應嚴格按照編碼規則，對文檔進行編碼。

7.4 文檔發布管理

7.4.1 文檔發布流程

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財務或

業務人員

財務共享服務中

心標準化支撐崗

文檔編寫團隊

財務共享服務中

心標準化支撐崗

財務共享服務中

心標準化支撐崗

財務共享服務

中心主任

發起需求組建團隊編寫文檔組織評審標準化審核審批

評審需求

組織編寫

財務共享服務中財務共享服務中

心標準化支撐崗心標準化支撐崗

是否需要上

級領導審批

是否需要業

務會簽

是

總部相應部門領

導

審批

否

文檔歸檔文檔發布

表7-1 文檔發布流程

流程描述：

1） 財務共享服務中心人員或業務人員提出制度及規范等制定的需求。

2） 財務共享服務中心標準化支撐崗負責評審需求，組建團隊，組織編寫，根據需求了解情

況。

3） 標準化支撐崗負責組織專業人員臨時組建文檔編寫團隊，擬定制度及規范等文檔初稿。

4） 初審：標準化支撐崗組織財務共享服務中心進行文檔初稿的內部評審。

終審：標準化支撐崗選擇與制度及規范相關的業務人員和財務人員召開評審會議，對制

度及規范等文檔進行充分評審。重要文件要求至少五名以上評審人員簽字。

5） 評審結束后，由標準化支撐崗負責對制度及規范等文檔進行標準化審核。

6） 審核通過后，標準化支撐崗上報財務共享服務中心主任審批，由財務共享服務中心主任

視重要性程度，決定是否需要相關部門領導會簽、上報公司領導審批。

7） 領導審批后，由標準化支撐崗進行文檔的發布。

8） 文檔發布完畢后，標準化支撐崗負責將相關文檔進行歸檔。

7.4.2 文檔發布途徑

制度文檔制訂后，財務共享服務中心標準化支撐崗應及時發布以供相關人員查閱，發布

途徑主要有以下幾種：

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1） 公共郵箱

2） OA系統

7.5 文檔歸檔管理

7.5.1 電子文檔歸檔

1) 電子文檔正式發布后的2個工作日內，標準化支撐崗負責將電子文檔分類整理并歸檔。

2) 每月30號，標準化支撐崗將本月發布并歸檔的各類電子文檔按照類型整理匯總，制作

文檔清單，清單內容包含文檔編號、標題、發布日期、文檔編制人、批準人、流程責任

人等相關內容。

7.5.2 紙面文檔歸檔

標準化支撐崗負責將正式發布的電子文檔根據文檔類型打印，妥善保管，每年度末集中

裝訂成冊。

7.6 文檔修訂管理

當需要對已發布的文檔進行修訂時，文檔編制人需在一周內完成文檔修訂工作，并提交

至標準化支撐崗進行重新發布及歸檔。修訂文檔的發布流程參照新文檔制訂發布流程。

7.7 文檔廢止管理

標準化支撐崗應對不適用的文檔進行廢止操作，將文檔狀態變更為“已廢止”，在電子

文檔和紙面文檔均標注“廢止”字樣及廢止日期后另行歸檔，如需銷毀的應集中銷毀，保證

信息安全。廢止審批流程同相應文檔發布流程。

7.7.1 廢止條件

1） 到達文檔注明的有效期限。

2） 修訂原有文檔，新文檔正式生效時，原文檔作廢。

3） 文檔相關規定和制度經廢止審批后，即完成廢止程序。

7.7.2 廢止要求

1） 建立廢止文檔清單，記錄廢止日期、編號、制度名稱、執行人、審批人等相關內容。

2） 對于審批廢止的制度，制度廢止后，需有必要的聲明與公告，以使相關人員知悉并執行。

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8．制度說明

本制度由財務共享服務中心負責解釋和修訂，自發布之日起執行。

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