工作流程編寫指南推薦范本

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*******************公司

工作流程編寫指南

前 言

為規范、科學、務實地撰寫公司的流程，特編寫《********公司工作流程編寫指南》

供相關人員參考。本指南主要對工作流程的規范填寫做出了指導建議，希望您在填寫之

前仔細閱讀該指引所列出的解釋，如仍有疑問，請與人力資源部門或顧問組聯系，謝謝！

深圳清溢和衡管理咨詢有限公司顧問組

年 月 日

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目 錄

一、定義 ............................................................................ 3

二、流程文件的內容 .................................................................. 3

三、流程設計的原則 .................................................................. 4

四、流程圖內容解釋及說明 ............................................................ 5

五、流程編寫格式規范 ................................................................ 7

六、流程描述注意事項 ............................................................... 11

七、流程和制度的區別 ............................................................... 11

八、流程繪制操作步驟 ............................................................... 12

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**********公司工作流程

編寫指南

一、定義

1、流程

一個或一系列有規律的活動，這些行動以確定的方式發生或執行，導致特定結果的

實現。

2、關鍵流程

管理過程中涉及項目內容重大，職責劃分跨越兩個或兩個以上部室，管理流程的履

行需要部室之間的協調、溝通、配合才能完成的重要性流程。

3、流程管理

指從流程的角度切入，關注流程是否增值，從而形成認識流程、建立流程、運作流

程、優化流程的體系，并在此基礎上開始一個“再認識流程”的新的循環。同時有著流程

描述、流程改進等一系列方法、技術與工具。

二、流程文件的內容

流程要包括對工作事項/活動進行策劃的所有內容，既通常定義為：5W1H。

? 5W

——When：實施流程的時機，既啟動流程的條件/依據，也稱為“輸入”；

——Who：規定由“誰”來實施流程；

——What：流程需要完成的工作內容，包括內容的先后順序和接口要求；

——Where：完成流程規定內容所需的環境和資源；

——Why：流程實施的結果——流程內容目標，也成為“輸出”。

? 1H

——How：規定流程中所需完成的各項內容的方法，也成為工作標準。

依據上述對流程內容規范的定義，我們將形成流程的文件內容劃分兩個部分：流程

圖部分和工作標準（流程說明文件）部分。

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三、流程設計的原則

1、要從工作的目標而非工作的過程出發

1）工作目標是可衡量的

2）只有達到預期的工作目標，工作過程才是有意義的

3）如果只考慮工作過程中的活動，最多只能簡化現有的過程

2、剔除對內部客戶和外部客戶不增值的活動，使企業對內部和外部客戶反應速度

加快

3、在工作的過程當中設置質量檢查機制

1）質量控制是工作過程的一個部分，只有工作的成果符合質量標準，工作才告完

成

2）對于任何工作，在工作過程中發現質量問題比在工作完成后的返工成本要低得

多

4、使決策點盡可能靠近需進行決策的“點”做出，在決策點和實際工作點之間的

時間延遲會導致工作進程的停止，造成成本增加

5、部門之間的溝通、決策和問題的解決應在直接參與作業的層面進行

1)凡事匯報給部門領導，由部門的領導進行溝通和解決問題的方式導致時間浪費和

企業成本增加

2)部門領導對具體問題的了解比基層人員少

3)部門領導應該利用其經驗給出適當的建議，而不是替基層人員做出決定

4）反復的上下溝通可能會帶來信息的失真

6、盡可能使同一個人完成一項完整的工作（職責完整性原則）

1）完整的工作增加員工的工作積極性和成就感

2）完整的工作使得對員工的績效評價有可衡量的依據

3）由一個人完成一項完整的工作減少了交接和重復工作

7、在工作過程中盡量減少交接的次數

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工作的一部分，不是另外的工作

9、建立工作過程的內在激勵機制

1）不能單純依賴外在的激勵機制，內在的激勵機制更有效果

2）內在的激勵機制可以減少外在的對工作過程的監控

10、盡可能將組織的目標分解到基層

1）將工作結果盡可能量化，以增強員工的時間和成本觀念

2）對基層員工授權，以增強員工的責任感

11、減少工作過程中的非工作時間，工作過程的等待時間是一種浪費

12、識別不增值的工作過程

1）不增值的工作并非不重要的工作

2）對不增值的工作過程進行判斷

3）設計有效的手段，盡可能將企業的資源從不增值的工作中解放出來

13、明確定義職責、相互關系和工作的協作關系

四、流程圖內容解釋及說明

（一）流程名稱

指描述流程主要內容的名稱。如人力資源部的流程有“招聘管理流程”、“績效管理

流程”、“內部競聘流程”等。

（二）流程編號

詳見職位說明書編寫指南有關規定，如總經辦第一份流程，編號GFTC-GMO-B03-001。

（三）流程涉及的部門

流程中需要哪些責任部門進行協作，在流程圖中逐一列示流程中涉及的各個部門，

如人力資源部、財務部、電子商務部等等。

（四）流程管理部門

指工作流程建立、維護和修訂的責任主導部門。

（五）生效日期

指流程文件正式頒布和批準執行的日期。

（六）編制、審核、批準

“編制者”欄由流程圖的繪制錄入人員簽字。

“審核者”欄由流程報批前的審核人簽字。

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“批準者”欄由流程發布的批準人簽字。

（七）流程目的

1、簡要概括該流程要達到的目的或流程存在的意義，定義該流程要達到的主要管

理目標與要求。主要是要明確“我們為什么要做這件事情，這件事情能夠帶來什么價

值？”。

2、流程目的思考方式

1） 充分考慮流程的客戶需要我們提供什么？為此需要思考我們的客戶是誰？

2） 充分考慮流程的下一個環節需要提供的需求？對于難以辨別客戶的，需要思考

流程最終的產出是向哪個環節提供的，而哪個環節對我們有什么要求？

3） 通過實施一系列管理措施以后，能夠為企業帶來什么？（主要針對管理類流程）

3、流程目的描述舉例

1）及時準確的提供信息，為……業務提供參考依據。

2）管理……業務/事情，從而提升……整體水平。

3）加強……業務的管理，以降低……風險。

4）及時提供……產品/服務/數據。

如“客戶投訴處理流程”的目的是“受理客戶投訴,改進產品和服務質量,提高客戶

滿意度”。

（八）適用范圍

1、說明該流程適用的情形或對象范圍，明確流程的起點和終點是什么，適用于哪

些業務類型等內容，句式結構統一為：“適用于……（的情況）。”如：適用于所有采

購合同的簽訂、執行和付款管理。

2、注意事項

1）流程適用的業務類型，首先需要對業務進行分類。

2）業務分類后再判斷這個流程適合于哪些業務類型。

3）如招標采購可能適用于生產原材料、生產設備、試驗設備的采購

4）如某個績效管理流程可能適用于公司領導、中層員工的績效管理。

（九）術語和定義

描述特定使用的比較難以理解的詞匯，如無特別需要解釋的術語，該條款可以略去。

（十）職責規劃

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描述流程中涉及到的各個責任部門在流程中的職責分工概要。

（十一）步驟及活動名稱

簡要概述該流程環節的主要任務，填寫格式：環節編號＋動詞＋工作內容。

例如：

1）內部競聘流程的第1個環節可以表述為“1.1、發布內部競聘信息”；

2）招聘管理流程的第3個環節可以表述為“1.3、審核并編制招聘計劃”。

從進程的第一步開始標，“開始”和“結束”處不做標注。

（十二）流程步驟簡要描述

對流程圖中各個環節的操作說明，對該項任務的崗位具體工作內容進行詳細描述。

（十三）完成時限

指完成某一活動或動作所花費的時間或最后期限。節點責任部門需要確認，人力資

源部以此作為工作是否延誤的判定依據進行考核。

（十四）潛在風險及風險控制

詳細注明一些關鍵節點可能存在的潛在風險及防范、改進和控制措施。

（十五）責任部門及崗位

負責并執行該流程環節的責任部門及崗位，如“人力資源部績效薪酬主管”等。

（十六）重要輸入

詳細注明完成該節點工作需要填報的表單及其他輸入性文檔，簡要說明進行該流程

工作所需要的依據和條件，列舉出相應的文檔（文件和表單）。

（十七）重要輸出

詳細注明該節點工作完成后需要輸出的表單及領導簽署意見。簡要說明進行該流程

工作的重要輸出（工作結果），列舉出相應的文檔（文件和表單））。

（十八）相關制度

列出與本流程相關的公司制度文件、程序文件、作業文件、操作指南等。

請在“《》”中填入全稱，每條制度都獨占一行，并用阿拉伯數字排序。

如：7.1 《采購人員工作規范》

7.2 《供應商評價管理辦法》

五、流程編寫格式規范

流程圖圖例需正確采用以下標準符號及繪制方法：

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1、標準符號及所代表的意義

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流程符號圖示 說明

◎常用符號

開始符號：表示流程的開始。

終止符號：表示流程的結束。

處理符號：

1、表示一個的過程、功能、行動、處理等，一般用動詞詞組命

名流程活動，簡要填列具體實施的工作步驟，文字描述實行的

動作和結果。

例如：調研需求、專家評審等、填寫費用報銷單、編制出庫單、

審核費用申請等。

2、處理程序請以阿拉伯數字，由1.1開始，依處理程序排列順

序編號，并以文字依處理程序功能命名。文字命名部份，以「動

詞＋受詞」及簡明扼要敘述為原則。

3、處理程序若屬并行操作關系，其編號請多加一碼（如8.1.1，

8.1.2等依序編號），并宜排列在流程圖同一高度，而下一個處

理程序編號，則自動增加1。

4、如果多個步驟是同時開始，并且內容相同或類似的，可以出

現重復的步驟編號。

N

判定符號：

1、處理流程中需要判定或存在分叉點的情況，判定符號提供了

一個解決分歧的方法。依據一定判定條件傳送至不同的路徑。

Y

用來判斷流程的去向，即需要決策的事項。

2、判斷框內容描述和編號

１）判斷框至少有兩個出處：通過、不通過；Y(是)、N(否)。

２）如果判斷框的內容是審批、審核等， 則內容描述和編號規

則與步驟的內容描述和編號規則相同。如果不是判定，則不編

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號。

３）當審核、審批的內容較多時，可以采取在流程圖上進行批

注或流程描述中詳細說明。

流線符號：

或

表示進展。它表示過程的流程方向（流線箭頭指向）。

聯系符號：

表示同一流程不同環節的出口或入口點。通常被用來中斷一個

流程然后在其它處繼續。在連接符號內標注頁碼或字母可以方

便的定位連接位置。

用來表示在所描述的流程中，需要調用的同級別或下屬級別的

其它流程。

注解符號：

對流程某環節進行解釋、備注或說明。

表示頁碼索引，內容填列索引的頁碼編號，“接第2頁第5.1步”

或“承第2頁第5.1步”

離頁引用

2、流程圖繪制的基本要求

1）做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能讀懂流程圖。

2)有明確定義的開始和結束，所有的流程都有且只有一個開始和結束，開始在流程

第一個進程的前面，結束在流程最后一個進程的后面。

3)開始和結束應盡量在同一個部門，閉環管理。

4)流程圖不要出現死循環。

5)流程圖符號繪制順序，應從上至下，從左到右的順序，并按流程走向編制流

程符號。

6)流程不能在同一頁繪制，可使用連接符連接到下一頁中。

7）各項步驟有選擇或決策結果，如（Y、N）、「通過、不通過」或其它相對文字

時，請回饋校正流程是否有遺漏，以避免懸而未決狀況。

8）相同流程圖符號宜大小一致。

9）流程圖中若有參考到其它已定義流程，可使用已定義處理程序符號，不必重復

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繪制。

10）流程動作主體描述：流程泳道只涉及一個崗位的，以“部門崗位”命名泳道，

且流程描述中不用提及崗位；流程泳道涉及同一個部門兩個崗位及以上的，以“部

門”命名泳道，流程節點描述中須說明動作主體—崗位。

11）流程圖的格式要求：

? 流程名稱： 14號，黑體不加粗，左對齊

? 泳道及流程階段：宋體，12號，加粗，中間對齊。

? 流程圖文字：宋體，8號字體、普通不加粗、中間對齊。

? 連線采用與框內同樣字體、中間對齊。

六、流程描述注意事項

1、按實際情況繪制流程，不能按照你自己的想當然繪制流程。

2、在整個組織內思考流程，不能把流程圖局限在你自己的部門。

3、與流程牽涉的人員溝通，部門之間協作繪制，不能單兵作戰。

4、在開始前確認流程的起點和結束，不能在確認起點和結束點前試圖繪制。

七、流程和制度的區別

1、定義不同

流程：業務流程是把一個或多個輸入轉化為對顧客有價值的輸出的活動。

制度：要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。

2、目的不同

流程：以追求某種利益而進行的最優化的行為辦法。

制度：是一種規范性（規范人的行為）概念，一種原則行（體制內的原則）的行為

指導

3、指導思想不同

流程：疏導導向，優化為主。流程是執行的。

制度：以獎懲為導向，處罰為主。制度是遵守的。

4、應用范圍不同

流程：可以有全局流程，也可以有局部流程，互相有接口

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制度：主要針對局部

八、流程繪制操作步驟

1、如何調出流程圖形狀

2、增加職能帶

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3、職能帶可以錄入文字，可以調整寬度

4、拖入 進程

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5、動態連接線要“焊接”上去