典當(dāng)公司業(yè)務(wù)檔案管理辦法

業(yè)務(wù)檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為了加強(qiáng)公司文字檔案的歸檔和檔案整理工作，結(jié)

合我公司實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、

現(xiàn)代化，特制定本管理辦法。

第二條 本辦法所稱的業(yè)務(wù)檔案，是指公司在業(yè)務(wù)的經(jīng)營(yíng)活

動(dòng)中形成的，具有保存意義的各種文字、圖表、聲像等不同形式

的記錄。

第三條 業(yè)務(wù)檔案分為一般類檔案、權(quán)證類檔案等。一般類

檔案包括客戶基本資料（稱為二類檔案）和公司內(nèi)部文件資料（稱

為三類檔案）；權(quán)證類檔案包括各種抵質(zhì)押物權(quán)屬證明文件和我

司權(quán)利權(quán)屬證明（稱為一類檔案）。

第四條 業(yè)務(wù)檔案遵循分類集中管理原則。業(yè)務(wù)檔案管理工

作包括業(yè)務(wù)檔案的建檔、歸檔、保管等。

第五條 公司員工均負(fù)有保護(hù)檔案的義務(wù)。

第二章 責(zé)任人

第六條 公司業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的接檔、建檔等，是二、

三類業(yè)務(wù)檔案的管理機(jī)構(gòu)；一類檔案經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理審核后移交綜合

部歸檔保管。

1

第七條 綜合部為業(yè)務(wù)檔案的存放管理機(jī)構(gòu)，綜合部應(yīng)指定

專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案的保管、借閱和退還等。

第八條 業(yè)務(wù)部為業(yè)務(wù)檔案的歸檔責(zé)任人，負(fù)責(zé)將業(yè)務(wù)檔案

及時(shí)歸繳相應(yīng)管理機(jī)構(gòu)。

第九條 公司風(fēng)險(xiǎn)管理及綜合部負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)檔案管理的指導(dǎo)和

監(jiān)管工作。

第三章 歸檔要求

第十條 各類業(yè)務(wù)檔案必須在合同簽訂并完成放款后的三十

個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔手續(xù)，并交相應(yīng)管理機(jī)構(gòu)立檔保管。

第十一條 對(duì)于在三十個(gè)工作日內(nèi)檔案資料不齊全的，仍必

須將已有資料先行歸檔，對(duì)缺項(xiàng)資料應(yīng)列入清單，并注明缺項(xiàng)的

原因，交風(fēng)險(xiǎn)管理審核。風(fēng)險(xiǎn)管理根據(jù)合理的時(shí)限跟蹤缺項(xiàng)資料

的歸檔。對(duì)于業(yè)務(wù)部門歸檔的資料，風(fēng)險(xiǎn)管理不得拒收。

第十二條 歸檔資料的要求：

一、 首次歸檔時(shí)必須具備的資料：

（一）公司內(nèi)部文件資料（即三類檔案）：盡職調(diào)查報(bào)告、風(fēng)

險(xiǎn)評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目評(píng)審意見表等。

（二）客戶基本資料（即二類檔案）：企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登

記證、代碼證復(fù)印件；借款申請(qǐng)書；企業(yè)情況介紹、用款計(jì)劃及

還款來源說明；法定代表人與主要經(jīng)營(yíng)者簡(jiǎn)歷；近兩年的財(cái)務(wù)報(bào)

告及當(dāng)期財(cái)務(wù)報(bào)表；企業(yè)納稅申報(bào)資料；貸款卡復(fù)印件及查詢記

2

錄；近期銀行對(duì)賬單；購(gòu)銷合同復(fù)印件；有關(guān)主要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)明細(xì)

及主要銀行融資明細(xì)；企業(yè)主要資產(chǎn)權(quán)屬證明的復(fù)印件。

借款人如為自然人，需提交的基本資料有：自然人身份證明、

戶籍證明復(fù)印件；借款申請(qǐng)書；收入證明；主要簡(jiǎn)歷；與借款需

求有關(guān)的合同復(fù)印件。

（三）典當(dāng)法律文件資料（即一類檔案）：抵押合同、借款合

同、保證合同、客戶的董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、房產(chǎn)證原件、

土地證原件、他項(xiàng)權(quán)證原件等。

借款人如為自然人，需提交的基本資料有：自然人身份證明

復(fù)印件；戶籍證明復(fù)印件等。

二、可后續(xù)歸檔的資料：

（一）在申請(qǐng)簽訂合同或協(xié)議時(shí)暫未完成的相關(guān)資料，但此

類資料須經(jīng)有權(quán)審批人審批認(rèn)可；

（二）在正常操作情況下，后續(xù)發(fā)生與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料主要

有：

1、貸后檢查報(bào)告

2、貸后檢查過程中獲得的資料；

3、其他應(yīng)歸檔的資料。

（三）風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)后續(xù)發(fā)生的與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料，須積極督

促業(yè)務(wù)部客戶經(jīng)理歸檔，并定期檢查，確保每一個(gè)業(yè)務(wù)檔案的完

整性。

項(xiàng)目編號(hào)劃分。

為了便于更新，檔案采用活頁文件夾建檔，資料按時(shí)間順序

存放。業(yè)務(wù)部歸檔責(zé)任人應(yīng)注意做好檔案的更新工作，風(fēng)險(xiǎn)管理

負(fù)有督促責(zé)任。

第十四條 檔案內(nèi)的資料要去掉金屬物；對(duì)破損的文件資料

應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)印并與原件一并存檔；紙頁小的

文件材料應(yīng)加貼在A4紙上，紙頁寬大的應(yīng)折疊整齊、壓平。

第十五條 歸檔的項(xiàng)目文件檔案必須為原件或與原件核對(duì)蓋

有“經(jīng)核對(duì)與原件相符”章，并由核對(duì)人簽名確認(rèn)對(duì)原件核對(duì)的

責(zé)任。

第十六條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與

附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形

式的同一文件分別立在一起，不得分開。

第十七條 不同年度的文件一般不得放在一起存檔，但跨年

度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年存檔，沒有復(fù)文的放在請(qǐng)示年存檔。

第十八條 檔案內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不

可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正

件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的列

次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，

按有關(guān)規(guī)定排列。

第十九條 檔案內(nèi)文件要逐頁進(jìn)行編號(hào)，具體要求為：

二、檔案內(nèi)文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均應(yīng)一面

編寫一個(gè)頁號(hào)；

三、使用號(hào)碼機(jī)在文件正面右上角、背面左上角邊緣按順序

打號(hào)，如1、2、3……，依次類推。

第二十條 歸檔資料由歸檔責(zé)任人逐件填寫一式三份歸檔目

錄，連同檔案移交綜合部，并履行移交手續(xù)。綜合部管理人員負(fù)

責(zé)審核所交檔案資料與歸檔目錄是否吻合、齊全；同時(shí)審核應(yīng)上

交資料的齊備性。

第二十一條 歸檔目錄由歸檔責(zé)任人、監(jiān)交人各存一份，檔

案夾里一份。

第二十二條 凡歸檔資料，都應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、圖樣清

晰，宜用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，禁用鉛筆書寫，以利長(zhǎng)期保

存。

第二十三條 任何部門或個(gè)人都不允許私自保存、撕毀、涂

改、偽造和銷毀應(yīng)歸檔的業(yè)務(wù)資料。

第二十四條 物權(quán)證書的歸檔要求：各項(xiàng)目的物權(quán)證書原件

必須在項(xiàng)目放款前完成歸檔手續(xù)，并交風(fēng)險(xiǎn)管理審核后交綜合部

立檔保管；綜合部按項(xiàng)目進(jìn)度辦理歸檔、領(lǐng)取等手續(xù)。

第四章 立檔、移交和保管

第二十五條 立檔責(zé)任人和歸檔責(zé)任人對(duì)移交、接受的檔案

必須分別進(jìn)行紙面和電腦登記，建立檔案登記簿。

5

第二十六條 業(yè)務(wù)檔案和物權(quán)證書實(shí)行雙人雙鎖控制管理，

并建立登記簿對(duì)整個(gè)存、取、閱、釋放過程進(jìn)行完整登記。

第二十七條 立檔責(zé)任人對(duì)所接收的檔案要進(jìn)行審核、分類、

編號(hào)、整理等立檔工作；客戶檔案按客戶分類編號(hào)，項(xiàng)目結(jié)束后

裝訂成冊(cè)、單卷單檔。

第二十八條 檔案編號(hào)由風(fēng)險(xiǎn)管理人員統(tǒng)一編制。各項(xiàng)業(yè)務(wù)

按業(yè)務(wù)品種、年份、月份、業(yè)務(wù)順序號(hào)建立項(xiàng)目編號(hào)。

合同協(xié)議編號(hào)建議由公司簡(jiǎn)稱、合同協(xié)議類型、年份（為四

位數(shù)）和順序號(hào)聯(lián)接進(jìn)行編排。

當(dāng)出現(xiàn)兩份以上（含）同類協(xié)議時(shí)，可在協(xié)議順序號(hào)后加“-1、

-2、-3”，以此類推。合同協(xié)議編號(hào)由專人統(tǒng)一編號(hào)，建立合同

協(xié)議號(hào)登記簿備查。

檔外標(biāo)明檔案號(hào)、客戶名稱、金額、期限等。

第二十九條 要遵循科學(xué)性和穩(wěn)定性的原則，在同一卷宗內(nèi)

目錄號(hào)不能重，在同一目錄內(nèi)案卷號(hào)不能重，在同一案卷內(nèi)頁號(hào)

不能重。不能設(shè)虛號(hào)、空號(hào)。案卷號(hào)以每本案卷目錄為單位進(jìn)行

編制，每本案卷目錄只能編一個(gè)統(tǒng)一的流水號(hào)。

第三十條 檔案室應(yīng)堅(jiān)固、防火、防盜、防潮、防高溫、防

鼠、防蟲、防光、防污染，室內(nèi)要保持清潔、整齊、通風(fēng)。

第三十一條 風(fēng)險(xiǎn)管理和綜合部應(yīng)定期（至少每半年一次）

對(duì)檔案保管的狀態(tài)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，以保證檔案的

完整與安全。

6

第三十二條 項(xiàng)目檔案的保存期限一般為：項(xiàng)目結(jié)束后不少

于五年。

第三十三條 超過保存期限的項(xiàng)目檔案，必須經(jīng)風(fēng)險(xiǎn)管理進(jìn)

行鑒定，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊(cè)，報(bào)總經(jīng)理簽字批

準(zhǔn)后銷毀。

第三十四條 銷毀檔案時(shí)，應(yīng)由業(yè)務(wù)部、檔案管理機(jī)構(gòu)分別

指定兩人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，防止檔案遺失或泄密，銷毀完畢，監(jiān)銷人員

要在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)存檔。

第三十五條 檔案工作人員因工作需要調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)在離職前

辦好檔案交接手續(xù)。

第五章 借閱、領(lǐng)用、退還、移交

第三十六條 當(dāng)需要查閱有關(guān)檔案時(shí)，要辦理檔案的借、查

閱手續(xù)，首先填寫《檔案借、查閱審批表》，經(jīng)所在部門主管同

意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借、查閱。

第三十七條 檔案管理員應(yīng)對(duì)外借檔案的歸檔進(jìn)行跟蹤，確

保外借檔案的及時(shí)歸還，一般檔案借出時(shí)間最長(zhǎng)不超過一個(gè)月，

因特殊情況不能按期歸還的，應(yīng)辦理延期手續(xù)，但節(jié)假日或借閱

人員出差之前（連續(xù)時(shí)間超過三天），應(yīng)將檔案材料歸還綜合部。

第三十八條 借閱人查閱后，必須保證檔案資料完整性并保

守機(jī)密，不準(zhǔn)帶到公共場(chǎng)所，未經(jīng)公司準(zhǔn)許，不得轉(zhuǎn)借他人。

第三十九條 外單位人員查閱一般檔案，由業(yè)務(wù)部門主管同

7

意，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱。

第四十條 公、檢、法人員因工作需要查閱機(jī)密檔案，憑單

位介紹函并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。

第四十一條 業(yè)務(wù)部在對(duì)外借出檔案時(shí)，應(yīng)交由總經(jīng)理審核

借閱的合理性，可根據(jù)實(shí)際情況縮短借出期限或不予批復(fù)（可以

是將借出改為現(xiàn)場(chǎng)查閱）。檔案外借逾期未歸還的，按檔案未歸

檔處理。

第四十二條 檔案管理員對(duì)歸還的檔案，應(yīng)認(rèn)真檢查，核對(duì)

無誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損、丟失、涂改等情況，應(yīng)寫出

書面報(bào)告，根據(jù)不同情況上報(bào)總經(jīng)理，追究責(zé)任。

第四十三條 檔案管理人員應(yīng)對(duì)借、查閱的檔案的情況進(jìn)行

登記造冊(cè)備查。

第四十四條 業(yè)務(wù)辦理過程中物權(quán)憑證的領(lǐng)借和退還，由部

門主管同意、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。

第四十五條 他項(xiàng)權(quán)證的借取（原則上不得借取，如因特殊

原因需借取的需由項(xiàng)目經(jīng)理提交專門報(bào)告），應(yīng)由申請(qǐng)人提交書

面報(bào)告，說明借取原因、期限，并由所在部門主管、風(fēng)險(xiǎn)管理確

認(rèn)后，報(bào)總經(jīng)理批復(fù)；他項(xiàng)權(quán)證在項(xiàng)目結(jié)束后的注銷，應(yīng)由項(xiàng)目

經(jīng)理提交申請(qǐng)報(bào)告（并附已還款憑據(jù)），報(bào)部門主管、風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)理

和總經(jīng)理審批。

第四十六條 借閱人查閱后，必須保證物權(quán)憑證的完整性并

第四十七條 外借的物權(quán)憑證應(yīng)及時(shí)歸還，原則上當(dāng)天歸還，

最長(zhǎng)不得超過兩個(gè)工作日；物權(quán)證書在批準(zhǔn)的期限內(nèi)按期歸還。

第四十八條 對(duì)歸還的物權(quán)憑證，綜合部人員應(yīng)認(rèn)真檢查，

核對(duì)無誤后，辦理注銷手續(xù)，如有破損、丟失、涂改等情況，應(yīng)

寫出書面報(bào)告，根據(jù)不同情況上報(bào)總經(jīng)理，追究責(zé)任。

第四十九條 綜合部在對(duì)外借出物權(quán)憑證時(shí)，應(yīng)交由有權(quán)審

批人審核借閱的合理性，有權(quán)審批人可根據(jù)實(shí)際情況縮短借出期

限或不予批復(fù)（可以是將借出改為現(xiàn)場(chǎng)查閱）。

第六章 附則

第五十條 公司其他檔案管理參照本辦法執(zhí)行。

第五十一條 在業(yè)務(wù)檔案的保管、交接和使用中，因沒有按

照本文有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，而導(dǎo)致資料隨意亂放、損毀、散失的，要

給予責(zé)任人相應(yīng)的處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，如要件性文件因此丟失或

無效，要給予行政處分。

9