電子檔案管理制度

電子檔案管理制度

第一章 總則

第一條 為健全公司的電子檔案工作，增強對電子檔案的認識和管理，有效

地保護和利用電子檔案，根據國家相關法律法規及集團檔案管理規定，結合公司

實際情況，特制定本制度。

第二條 電子檔案管理工作是公司經營管理的基礎工作，堅持集中統一管理

的原則，檔案的所有權歸公司，公司檔案工作的主管部門是公司行政人事部。本

制度適用于集團各職能部門及子（分）公司。

第二章 檔案范圍

第三條 電子檔案的范圍是公司在籌備、成立、投資、經營、管理及產權變

動過程中形成的具有保存價值的電子文件資料。包括但不限于以下內容：

一、企業的相關證書的電子版文件。包括：榮譽證書、行政人事部證書、質

量認證證書等。

二、企業行政人事部文書檔案。包括股東大會、董事會、監事會文件；紅頭

文件、會議紀要等公司的重要資料與通知；制度建設、安全生產方面的文件資料。

三、企業管理檔案。包括企業生產經營計劃等管理方面的檔案；目標責任書

等各種指標類定額類文件；人力資源管理檔案；固定資產及辦公用品名冊等。

四、企業技術檔案。包括技術研究檔案；技術引進、轉讓方面的檔案資料；

產品檔案以及產品質量控制資料；生產技術管理方面的文件資料等。

五、企業會計檔案。包括會計憑證檔案、會計賬簿檔案、會計報表檔案等。

六、企業業務檔案。包括與客戶的往來函件（含傳真、電子郵件等）、合同

檔案；客戶檔案等。

七、企業基礎建設檔案。包括可行性研究報告；工程概預算文件、審批文件；

基本建設、工程設計、施工、竣工、驗收、維修方面的文件資料等。

八、企業聲像檔案。包括重要會議和活動的照片、錄音、錄像檔案等。

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第三章 檔案的管理體制

第四條 電子文件是公司的一種獨立的檔案門類和載體，它和其他檔案一樣，

應加強安全意識和科學管理。電子文件從形式到歸檔的管理過程中，由各行政人

事部和檔案部門負責。

第五條 電子文件應按制度嚴格要求，妥善管理，確保其不散失、不損毀、

不失真，從而保證電子文件的完整、真實和有效利用。

第六條 電子文件實行集中統一管理。公司檔案室要配備與業務部門兼容的

計算機系統，使歸檔的電子文件能有效機讀。檔案人員應忠于職守，熟練地掌握

計算機系統的使用技能，積極主動提供服務，充分發揮歸檔電子文件的作用。

第四章 電子文件的歸檔方式

第七條 電子文件的歸檔方式主要包括邏輯歸檔和物理歸檔，根據公司工作

實際，使用刻錄光盤和使用文件服務器進行存檔。

第八條 各部門根據歸檔要求，在應歸檔電子文件產生時打上相應的標記；

把經辦過程中的情況隨時記錄在相應的文件中；辦理完畢的電子文件應在規定期

限內進行物理歸檔，把帶有歸檔標識的電子文件進行分類組盤。填寫必要著錄項

目，編制機讀記錄和存放載體的編號。

第九條 歸檔的電子文件要編制簡要檢索工具，其基本著錄項目為：序號、

題名、責任者、文號、每份文件機讀時間及位置、密級、保管期限、硬件和軟件

環境等著錄內容，歸檔電子文件的著錄應符合檔案著錄規則要求。

第五章 電子文件的移交與保管

第十條 電子文件在每年三月份前將上年度的應歸檔的電子文件向檔案部

門歸檔，移交時做到數據完整、內容準確、利用安全、編目規范、賬實一致、手

續清楚、移交清單一式三份，交接雙方簽字后各執一份，監交單位一份。

第十一條 行政人事部負責電子文件歸檔前的監督、指導工作，以及歸檔檢

查驗收和接收后的統一編目、保管、開發利用。做到感觀完好、整潔無損、記錄

的字節數、檢索條目等著錄項目與登記一致，確保上機測試無病毒和百分之百的

準確率。

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第十二條 入庫的電子檔案，管理部門要每個月例行抽查一次，發現問題及

時補救。

第十三條 隨著計算機技術和設備的更新、發展，對庫存電子檔案進行同步

更新復制、復制或補救新版本，舊版或有問題的載體仍需保存三年。

第十四條 保管電子檔案的裝具要求有防光、防塵、防磁、防有害氣體的設

備，溫度控制在14℃—24℃，相對濕度控制在45℃—60℃。

第六章 電子檔案利用及保密

第十五條 電子檔案作為特殊載體形式的檔案，除應遵守檔案管理制度、保

密管理制度相關規定外，還應注意：

一、凡需使用電子檔案者，均須填寫文件調閱單，永久保管的電子檔案需經

過集團總裁簽批后方能調閱；其他檔案需經行政人事部簽批后方能調閱。

二、檔案一般僅供在檔案室或指定機器上閱看，由管理員操作電腦調閱。無

特殊情況，電子檔案原則上一律不能外借，不能復制。如有特殊情況需復制，須

辦理登記手續，并經相關領導審批。

三、電子文件歸檔后留存于形成部門的副本，由形成部門負責管理，原則上

限于形成部門內部使用。查閱、借閱檔案及歸還檔案，均應進行登記。

四、封存的電子檔案不外借，利用時使用復制件，聯網利用要有安全保密防

范措施和可靠的監管保障。

五、銷毀電子檔案，需經本單位校檔案鑒定小組、分管領導批準，編制銷毀

清冊，監銷人、銷毀人簽名蓋章。銷毀時，必須對其信息進行邏輯刪除，對其物

理載體進行物理銷毀。

六、電子檔案信息（目錄信息除外）未經批準同意，不得在任何計算機網絡

上傳播，也不能使用其他存儲設備傳播。

第七章 附則

第十六條 本制度解釋權、監督權歸集團行政人事部。

第十七條 本制度自下發之日起執行，未盡事宜，另行規定。

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