財務檔案管理制度51200

財務檔案管理制度

財務檔案管理制度

一、目的：

為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全財務檔案的管理制度，完善

財務檔案管理工作，使其規范化、系統化，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于集團公司、子公司及實際控制企業。

三、檔案管理職責

財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、借閱等，對財務會計檔案的安全、完

整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。

四、財務檔案定義

財務檔案是專業檔案的一種，它是經濟活動的歷史記錄和經營效果的綜合反

映，也是開展經濟活動、進行經濟分析研究的重要依據和參考資料。

五、財務檔案的分類

財務檔案分為內部留存財務資料檔案、對外報送財務資料檔案與外部專業機

構提供的專業報告檔案。

（一）內部留存財務資料

內部留存財務資料分為會計核算檔案、財務管理檔案、客戶資料檔案以及其

他財務檔案四類。

1、會計核算檔案范圍

會計核算檔案包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料。

①會計憑證

會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括記賬憑證、記

賬憑證匯總表、銀行對賬單、銀行存款余額調節表、資金盤點表等。

②會計賬簿

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會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連

續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、明細

分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬等。

③會計報表

財務報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件。按時間可以分

為月度會計報表、季度會計報表、中期會計報表以及年度會計報表，包括四表一

注（資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表以及財務報表附注）

以及其他內部報表等。

④其他會計核算資料

包括企業所得稅匯算清繳底稿、審計調整數據底稿、對外開具的各類發票、

收據存根、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊、財務情況說明等。

2、財務管理檔案

①預算資料：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預

算及預算執行情況表以及公司各職能部門年度費用預算表。

②財務分析報告：包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年

度財務分析報告。

③稅收籌劃報告：是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的稅收籌

劃報告。

④投資分析報告：是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的項目投

資分析報告。

⑤融資分析報告：是指由公司財務部編制并經過相關領導審核認可的融資計

劃分析報告。

3、客戶檔案（是否由財務部管理待商榷）

包括本公司與客戶簽訂的業務合同、客戶基本資料、與該客戶有關的文書等。

4、其他財務檔案

主要指銀行流水、業務合同、財務制度文本、會議紀要、銀行開/銷戶審批

及資料、稅務事項通知書、關聯公司上報資料、公司內部培訓資料等。

（二）對外報送財務資料

1、對金融機構：主要指對銀行等金融機構報送的融資類、按揭準入類資料

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以及后續報送資料。

2、對稅務局：主要指對稅務局報送的納稅申報表、財務報表、重點稅源報

表、減免稅申請、手續費返還申請、財務情況說明、納稅說明等。

3、對統計局：主要指對統計局報送的企業基本信息表及財務數據。

4、對社會公眾（若有）：主要指公司上市后對社會公眾披露的財務報表報

告以及發布的各類通知文書。

對外部單位報送的資料需全部存檔，特別是加蓋了公司印章的資料，以備查

閱。

（三）外部專業機構提供的專業報告

主要指公司聘請的外部專業機構提供的專業性報告，如年度審計報告、專項

審計報告、財務盡職調查報告、資產評估報告、企業所得稅匯算清繳報告、房屋

測繪報告等，專業報告可能是對外的，也可能是對內的。

六、財務檔案的管理要求

（一）分類管理。財務資料歸檔前應先分類，再按照類別有序地放進檔案盒、

檔案柜中。歸檔前應仔細檢查資料，降低歸類錯誤的可能性。

（二）及時歸檔。財務資料形成后應及時歸檔，避免資料混雜、遺漏,特別

是對外報送資料，報送完畢后應立即歸檔。

（三）在職責、權限范圍內歸檔。因各財務人員職責不一、權限不一、部分

財務資料開放程度不一，故每人只需且必須對自己經手的財務檔案歸檔并進行保

管。

七、財務檔案的裝訂、歸檔和保管

除了已經裝訂成冊的文本外（如外部機構提供的專業報告、合同、收據存根

聯等），其他財務資料必須裝訂成冊。各財務資料裝訂時間不一，會計憑證每月

裝訂一次，次月10日前完成上月憑證裝訂，裝訂好的憑證按年分月妥善保管；

除了會計憑證外，其他財務檔案平時需做好歸檔工作，每年度最少裝訂一次，次

年2月前完成上年度資料的裝訂。

（一）會計憑證的裝訂

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1、會計憑證裝訂前的準備工作：

①整理檢查每一個憑證要件是否齊全，要件是否按序排列。付款憑證要件排

列順序為：記賬憑證、審批單、發票 、合同及其他附件、銀行回單；收款憑證

要件排列順序為：記賬憑證、其他附件、銀行回單；計提類憑證及調整類憑證的

附件為：記賬憑證、附件；本月記賬憑證明細表應放置于第一筆憑證前面；銀行

對賬單、現金盤點表、銀行存款余額調節表應置于最后一張會計憑證后面隨憑證

一起裝訂。裝訂前要件需齊全，若有極個別要件不齊卻必須裝訂的，需在相應位

置放置空白粘貼單，做好記錄，并在要件到達后立即粘貼上去。

②檢查憑證是否按序排列，如有顛倒要重新放置，發現缺號要查明原因。

③摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件

要折疊成同記賬憑證大小，盡量避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整；

2、會計憑證裝訂時的要求

①裝訂應盡可能縮小所占面積，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露

面，以便于事后查閱。A5版憑證應沿憑證包角裝訂線內側打兩孔進行裝訂，A4

版憑證應于憑證左側1.5厘米處均勻打三孔進行裝訂。

②裝訂憑證厚度一般為2-3厘米，需裝訂牢固，美觀大方，A5版憑證裝訂

時可采用硬紙板墊角。

③憑證外面要加牛皮紙封面，封面規格應略大于記賬憑證。

3、會計憑證裝訂后的注意事項

①每本憑證封面上填寫好公司名稱或項目名稱、憑證期間、憑證種類、起止

號碼、憑證張數等信息，包角上填寫期間與起止憑證號信息。

②將全部會計憑證按年編號，于包角顯眼處寫上本憑證編號，按編號順序入

柜，以便調閱與檢查憑證是否遺失。

（二）會計賬簿的裝訂

1、現金日記賬、銀行存款日記賬的裝訂：現金日記賬與銀行存款日記賬若

是采用紙質賬簿進行登記，則無需裝訂，會計年度終了將賬簿歸檔保管；現金日

記賬與銀行存款日記賬若是采用電子賬簿進行登記，需年度終了后打印出來裝訂

成冊。

2、總賬與明細分類賬的裝訂：會計年度終了兩個月內，會計需將上年度總

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賬、各明細分類賬、重要客商往來明細賬、關聯方往來明細表打印出來，裝訂成

冊。

3、裝訂要求

①明細分類賬應按科目順序、時間順序排列，總賬在前，明細賬在后，客商

與關聯方往來單獨裝訂，裝訂前加上前后牛皮紙封面，于賬簿左側1.5厘米處均

勻打三孔進行裝訂，每冊厚度約為2-3厘米。

②會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象;

③封面應齊全、平整，注明所屬年度及賬簿名稱。

（三）會計報表的裝訂

會計報表應按月份排列，每月報表的放置順序為資產負債表、利潤表、現金

流量表、所有者權益變動表（若有）、財務報表附注或者財務說明、公司內部報

表，裝訂要求參見會計賬簿的裝訂要求。

（四）其他財務檔案的裝訂

原則上其他財務檔案平時做好分類保管工作，一年一裝訂，若是財務資料是

針對某專項的，如為銀行某一筆貸款提供的資料，需事項結束后及時裝訂；裝訂

前應仔細檢查待裝訂資料，確保所有資料準確地放入所屬類別、按照先后順序排

列、無遺漏現象。具體裝訂要求參見會計賬簿的裝訂要求（厚度較薄的可直接用

訂書釘裝訂）

（五）財務檔案的歸檔

財務資料裝訂好后應分門別類，編號后裝入檔案盒，編號應和明細清單一致。

若資料較少，同一檔案盒可裝入不同類別的資料，檔案盒側面應貼上標簽，注明

盒內資料的名稱，標簽名稱應采用打印方式，檔案盒內放置本檔案盒保管資料的

明細清單。檔案分年度歸檔。每個檔案盒都應編號，編號及其裝置內容應錄入電

子表格形成完整的索引目錄，以便后期查找。

（六）特殊合同的管理

1、特殊合同的范圍

特殊合同指在法律上存在一定風險的合同，具體如陰陽合同、掛靠協議類敏

感合同。

2、特殊合同的管理

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①陰陽合同：陰陽合同指合同當事人就同一事項訂立兩份以上的內容不相同

的合同，一份對內，一份對外，其中對外的一份并不是雙方真實意思表示，對內

的一份則是雙方真實意思表示。資料管理人應在收到陰陽合同后向合同簽訂人確

認合同的內外屬性，并在合同右上角用鉛筆標注特定字符。資料管理人應當建立

陰陽合同臺賬，明確內外合同的差異，以及通過臺賬對陰陽合同做統一管理。登

記臺站后，對外合同應當放置到財務經理指定的、專門的檔案盒進行保管，對內

合同則放入普通合同進行保管。合同歸檔前，內外合同應交由財務經理審閱。若

陰陽合同涉及工程結算，結算書也應有陰陽兩份，對外結算書應與對外合同一同

保管。

②掛靠協議：掛靠行為指一個施工企業允許他人在一定期間內使用自己企業

名義對外承接工程的行為，一般而言掛靠協議約定了承接工程的具體內容、掛靠

期間與掛靠管理費等，為特殊合同。資料管理人應當建立掛靠協議臺賬，收到掛

靠協議后應立即登記臺賬，并告知財務主管或財務經理，將協議放進財務經理指

定的檔案盒進行保管。

（七）稅務事項通知書的管理

財務人員收到稅務事項通知書后，應該及時告知財務主管，回執聯應填寫回

執日期后蓋章再返還稅務局。稅務事項通知書應當單獨存檔。

（八）財務檔案的備份制度

除了會計憑證外，其他的財務檔案需同時保留電子檔與紙質檔，電子檔應每

月或每季度拷貝至移動硬盤進行保存。

（九）財務檔案的保管要求。

1、檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防

火器材。

2、檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。

3、檔案室內應經常保持清潔衛生，以防蟲蛀鼠咬。

4、檔案室保持通風透光，并有適當的空間、通道和查閱的地方，以利查閱，

并防止潮濕；

5、設置歸檔登記簿、檔案借閱簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；

6、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

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（十）檔案保管期限

1、原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年

2、銀行存款余額調節表和銀行對賬單 5年

3、日記賬15年。其中：現金和銀行存款日記賬 25年

4、明細賬、總賬、輔助賬 15年

5、固定資產報廢清理后固定資產卡片及清單保管 5年

6、主要財務指標報表（包括文字分析） 3年

7、月、季度會計報表（包括文字分析） 5年

8、年度會計報表（包括文字分析） 永久

9、會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久

10、主要財務會計文件、合同、協議 永久

八、財務檔案的借閱

(一)財務檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經單位領導、

財務負責人批準。

（二）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單

位領導人批準后，方可辦理借閱手續。借閱人應填寫檔案借閱登記簿，將借閱人

姓名、日期、內容等情況登記清楚。

（三）本單位其他部門人員需要檔案資料，在報批后由檔案管理人員陪同翻

閱或者復印。

（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂

改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經領導批準后方能攜帶外出或

復制原件）。

九、財務檔案的銷毀

（一）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案保管人員提出銷毀意見，會同

財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經公司領導審查批準后方可予以銷

毀。

（二）會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽

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出，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。

（三）銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；銷毀

會計檔案時應由檔案保管人員和財會部門共同派員監銷，會計檔案銷毀后經辦人

在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監

銷情況寫出書面報告檔案備查。

本制度解釋權與修訂權歸財務部所有。

附件：

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財務檔案管理清單

序號歸類檔案名稱公司類別所屬公司數量保管人職位保管地點備注

章財務章地產

章發票專用章商管

證照類銀行開戶許可***

證照類一般納稅人資格證書

其他

其他

發票類

發票類

發票類

發票類

發票類

發票類

審批類

審批類

審批類

審批類

稅務類

稅務類

憑證

收據類

收據類

收據類

保險柜鑰匙

銀行U盾

發票存根聯

增值稅專票（抵扣聯）

空白增值稅專票

空白增值稅普票

發票領用簽字表

發票領購簿（國稅）

銀行開銷戶審批單

銀行開銷戶回執

減免審批批準通知書

注銷登記核準通知書

財務部保險柜

財務部保險柜

稅務類

***年重點稅源企業輪查納稅人自查報告

***年度所得稅匯算清繳申報表

稅收優惠文件

憑證

收據領用簿

空白收據

收據存根