檔案管理制度(15篇)

檔案管理制度(15篇)

檔案管理制度(15篇)

在日常生活和工作中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，

制度是國家機關、社會團體、企事業單位，為了維護正常的工作、

勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工

作的正常開展，按照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導

性與約束力的應用文。擬起制度來就毫無頭緒？下面是精心的檔案

管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。

一、學校檔案實行統一指導、綜合管理、專人負責的管理方

法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。

二、檔案室做到專室、專柜、專夾，裝備必需的工作設施，任

何處室和個人不得挪措檔案室設備。

八、做好平安保衛、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管

不善造成檔案喪失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。

一、為標準檔案管理，保證小貸、擔保業務檔案資料（以下簡

稱檔案）的平安完好，維護公司及客戶的權益，特制定本細那么。

二、檔案的管理是指對公司已發生的工程資料、權屬證明等進

展，并統一移交檔案管理人員編號歸檔。

三、檔案管理人員應建立檔案臺帳及權證檔案臺帳記錄，便于

資料查詢、借閱、管理。

（一）客戶檔案管理由總經理制定專人負責。

（二）檔案管理員對客戶檔案資料的平安性負責。

四、檔案的與移交

（一）業務的詳細經辦人員（工程經理A、B角）為檔案移交

人；

（二）部工程經理A角將工程資料按檔案清單（附后）的要求

進展分類，編制好冊內資料清單（詳細到每一項內容的頁數，包含

資料中的封面及所有紙張）移交工程經理B角，清單一式三份，A、

B角各執一份，檔案資料中一份，A、B角、檔案管理人員三方分別

簽字確認。()工程經理B角根據清單內容對檔案資料進展審核，確

認檔案及相關有權人員簽字完好并編碼之后移交給檔案管理員，假

設資料中有重要資料或簽字缺少，工程經理B角須列出補充資料清

單要求工程經理A角補齊；

（三）工程資料包括四部分：立項審批資料、重要合同或單據

等、工程調查資料、客戶或企業資料；（詳細內容及順序附表）；

（四）業務發生后與客戶所簽署的合同，屬于客戶但客戶未拿

走的部分，應列入檔案附件交檔案室保存，列入附件的資料不進展

編碼；

（五）檔案的移交時限為工程完畢后（一般為貸款發放后）的

五天之內，詳細為工程經理A角三個工作日內移交工程經理B角，

工程經理B角兩個工作日內移交檔案室，特殊情況說明原因經有權

審批人同意后可以酌情延后；

（六）檔案管理員在接交檔案時，按照工程經理B角提供的清

單一一核對檔案資料，雙方確認無誤，工程經理B角、檔案管理員

雙方簽字確認；

（七）檔案管理員在檔案登記本上按時登記所接收的檔案名

稱，雙方簽字確認；

（八）檔案管理員對接收的檔案統一編號，并按照檔案號相應

給檔案中的合同編號。

五、重要權證資料的移交

（一）重要權證資料包括：貸款或者擔保客戶的財產權屬證明

（五）存檔的權證應按工程按工程編號分開保存，且權證編號

應與工程的檔案編號一致。如檔案號為20xx鴻借字第001號檔案對

應的權證檔案編號也為20xx鴻借字第001號。

六、檔案的借閱

（一）公司董事長、總經理。副總經理需要借閱檔案可以直接

通過檔案管理員辦理借閱手續，員工因工作需要借閱檔案的，必須

按借閱需求填寫《檔案資料出借單》，并經公司董事長、總經理或

主管副總經理批準；

（二）檔案管理員憑《出借單》辦理檔案借閱手續并登記臺

帳；

（三）檔案借閱人必須在《檔案資料出借單》規定的期限內，

將所借資料完好歸還檔案管理員；

（四）檔案管理員核對資料完好無誤后將檔案復位，并登記臺

帳。

（三）保持存檔地段的清潔，嚴禁在檔案柜旁存放不利平安的

物品，嚴禁在檔案室吸煙。經常檢查防盜、防火、防潮、防蛀設

施，發現問題及時報告并采取補救措施。

（四）查閱借用檔案，必須經分管指導同意。外單位查閱檔

案，須經主要指導批準并填寫《查閱檔案申請表》，同時由查閱檔

案單位負責人和本機關分管指導簽署意見后，方可查閱。查檔人員

只能查閱經同意查閱的檔案材料，不得在檔案材料上圈畫、涂改，

不得拆換、抽取、增添檔案材料，未經批準不得復制、抄錄和拍照

檔案材料。本機關檔案一般不外借，特殊情況經過批準后可以借

理方面來鼓勵老師的工作熱情和積極性。更能促進教職工的專業化

開展。

對于學校的開展，老師專業化建立是根本。我們都知道深化開

展老師才是學校創品牌的關鍵因素。沒有好老師，學校只能是曇花

一現，沒有原創力和可持續力。

因，學校以目的引領，價值凝聚策略，激發老師積極追求，同

時，積極創設自主開展的管理機制，提供研訓一體的理論平臺，提

供充足的網絡資源，幫助老師開展。建立老師個人成長檔案袋，記

5、施行自主申報，分項獎勵的工程管理制度。學校把重點指標

納入工程管理，每學期采取工作實績自主，分工程獎勵促進老師的

主動開展。

6、堅持理論學習，提升教育理念，開設校長講壇、專家講座、

老師論壇；通過研訓一體的校本培訓將理論學習和理論學習相結

合。

7、多元形式帶教(專家引領、專業合作、伙伴互助)，多種形式

開課（包括：新進老師的匯報課、成熟老師研究課、骨干老師的展

示課、主題類競賽課）,多元形式研究（包括：課例研究、工程研

究、課題研究），建立區域合作，依托優質資源等提供多種有利于

老師成長學習資源。

8、每年對新進老師進展《北侖職高新老老師帶徒儀式》的專項

培訓。

9、學校每年準備一定資金用于老師各類培訓

2、每年文書檔案由文書人員負責在第二年三月份完畢歸檔工

作，學籍檔案、德育檔案、實驗教學檔案、信息技術檔案、電教檔

案、圖書室檔案由負責人在第二常年度9月份完畢歸檔工作。立卷

歸檔，并向綜合檔案室移交。

3、歸文件材料必須齊全，組卷合理，分類清楚，卷內文件排列

系統，保管期限劃分準確，案卷標題簡明確切，裝訂結實、美觀，

字跡工整、明晰。

1、凡本單位人員因工作需要查檔案，一般在檔案室查閱，如需

借出，須辦妥手續前方可借出，并在2—3天內歸還。

2、借閱檔案，必須履行登記手續，填寫借閱登記及檔案利用效

果。

3、查閱或需摘錄機密檔案，須經指導批準，并在指定地點查

閱，不得翻閱其他無關材料。

4、凡外單位來查閱檔案，須持單位介紹信，并說明查閱內容，

年代和目的才能查閱，除特殊情況外，一律不外借。

1、檔案室應有專人專管，非檔案工作人員未經同意不得隨意入

內、開啟。

2、檔案室內嚴禁吸煙，工作人員分開檔案室時，要關閉門窗，

切斷電源。

3、檔案室內要經常進展通風，清掃，保持清潔枯燥，按時更換

防蟲藥品。

4、檔案箱排列整齊，分類存放，每年清庫查對檔案一次，確保

檔案平安。

5、調查檔案要嚴格履行登記手續，做到調卷登記，還卷注銷。

1.從時間序列來劃分：包括老客戶、新客戶和將來客戶。以來

客戶和新客戶為重點管理對象。

2.從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進

展交易的客戶和即將進展交易的客戶。對于第一類客戶，不能因為

交易中斷而放棄對其的檔案管理;對于第二類的客戶，需逐步充實和

完善其檔案管理內容;對于第三類客戶，檔案管理的重點是全面和客

戶資料，為即將展開的交易業務準備資料。

3.從客戶性質來劃分：包括政府機構(以國家采購為主)、特殊

公司(與本公司有特殊業務等)、普通公司、顧客(個人)和交易伙伴

等。這類客戶因其性質、需求特點、需求方式、需求量等不同，對

其施行的檔案管理的特點也不盡一樣。

4.從交易數量和市場地位來劃分：包括主力客戶(交易時間長、

交易量大等)，一般客戶和零散客戶。不言而喻，客戶檔案管理的重

點應放在主力客戶上。

總之，每個企業都或多或少的擁有自己的客戶群，不同的客戶

具有不同的特點，對其的檔案管理也具有不同的做法，從而形成了

各具特色的客戶檔案管理系統。

正如客戶自身是復雜多樣的一樣，客戶檔案管理的內容也是復

雜的，不能一概而論。歸納起來將，客戶檔案管理的根本內容包括

以下幾項：

1.客戶根底資料。即企業所掌握的客戶的最根本的原始資料，

是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是客戶檔案管理

客戶根底資料主要包括客戶的名稱、地址、;所有者、經營管理

者、法人(這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、才

能等方面);創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、

資產等方面。

2.客戶特征。效勞區域、銷售才能、開展潛力、經營觀念、經

營方針與政策、企業規模(職工人數、銷售額等)、經營管理特點

等。

3.業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和

業務人員的素質、與其他競爭公司的關系、與本公司的業務聯絡及

合作態度等。

4.交易活動現狀。主要包括棵客戶的銷售活動狀況、存在的問

題、保持的優勢、將來的對策;企業信譽與形象、信譽狀況、交易條

件、以往出現的信譽問題等。

以上四方面構成了客戶檔案管理的重點內容，客戶檔案管理根

本上是圍繞著這四方面展開的。

1.建立客戶檔案卡。作為客戶檔案管理的根底工作，是建立客

戶檔案卡(又稱客戶卡、客戶管理卡、客戶資料卡等)。采用卡的形

式，主要是為了填寫、保管和查閱方便。

在上述三種方式中，第一種方式是最常用的。第二種方式由于

客戶基于商業機密的考慮，不愿提供全部詳實的資料，或者由于某

種動機夸張某些數字(如企業實力等)，所以對這些資料應加以審

核。但一般來將，由客戶提供的根底資料絕大多數是可信的且應比

較全面。第三種方式主要是由于用于較難獲得的客戶資料，特別是

危險客戶的信譽狀況等，但需要支付較多的費用。

通過推銷員進展客戶訪問建立客戶檔案卡的主要做法是：編制

客戶訪問日報(或月報)，由推銷員隨身攜帶，在進展客戶訪問時，

即時填寫，按規定時間上報，企業匯總，據此建立分客戶的和綜合

的客戶檔案。除外，還可編制客戶業務報表和對可客戶銷售報表，

以從多角度反映客戶狀況。

為此，需制訂推銷員客戶信息報告制度(其中包括日常報告、緊

急報告和定期報告)。需制定推銷員客戶信息報告規程。

2.客戶分類。利用上述資料，將企業擁有的客戶進展科學的分

類，目的在于進步銷售效率，促進企業營銷工作更順利地展開。

客戶分類的主要內容包括：

①.客戶性質分類。分類的標識有多種，主要原那么是便于銷售

業務的展開。如按所有權，劃分(全民所有制、集體所有制、個體所

有制、股份制、合資等);按客戶性質劃分(批發店、零售商、代理

店、特約店、連鎖店、專營店等);按客戶地獄劃分(商業中心店、交

通樞紐店、居民區店、其他店鋪等);按顧客的實際情況，確定客戶

等級標準，將現有客戶分為不同的等級，以便于對客戶進展商品管

②.客戶等級分類。企業根據實際情況，確定客戶等級標準，將

現有客戶分為不同的等級，以便于進展商品管理、銷售管理和貨款

回收管理客戶檔案管理制度百科。

③.客戶路序分類。為便于推銷員巡回訪問、外出推銷和組織發

貨，首先將客戶劃分為不同的區域。然后，再將各區域內的客戶按

照經濟合理原那么劃分出不不同的路序。

3.客戶構成分析。利用各種客戶資料，按照不同的標識，將客

戶分類，分析其構成情況，以從客戶角度全面把握本公司的營銷狀

況，找出缺乏，確定營銷重點，采取對策，進步營銷效率。

客戶構成分析的主要內容包括：

六、檔案人員調開工作時，必須在辦完檔案移交手續后，方可

分開崗位。

七、因保管不善，造成檔案毀壞和喪失的，按《檔案法》的有

關規定，追究責任。

一、認真貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和法規，刻

苦學習、不斷進步文化和業務程度、適應工作的需要。

二、負責文件材料的立卷歸檔工作。

三、做好檔案資料的、編目、鑒定、保管、統計、編研和系統

化工作。

一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的

等項。

二、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閱。檔

案原那么不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批

準。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。

三、重要的資料一律不借出，只限于查閱室查閱。

四、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍

點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

五、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批

3.3集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監視

各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執

行工作。

3.4集團公司企業委員會負責本制度的審議及受權主管人簽

核，總裁負責本制度的批準執行。

4.1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申

請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）復印

件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工

人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪

資、福利、獎懲、培訓等相關資料）并及時歸檔。歸檔的流程為首

先對新的員工人事檔案材料進展鑒別，其次按新員工的所在部門以

及職務、性別等進展分類并確定其歸檔的詳細位置并且在目錄上補

具的'《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位并歸檔。

相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。

4.2檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每

月25日）對員工的人事檔案進展檢查核對并在《員工人事檔案統計

表》上簽字，確保員工的人事檔案的完好、平安。但是以下情況

下，也要進展檢查核對：突發事件后，如被盜、遺失、或水災火災

之后；對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否喪失；

發現某些損失之后，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢后必

須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。

4.3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案

管理員取出要轉走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人

事檔案并填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。

在轉遞過程中應遵循保密原那么并且要求收檔單位在回執上簽字蓋

4.5.2人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流

動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新并填寫《員工

人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。

查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批準，并辦理登

記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材

料內容。

員工應聘申請表

轉遞人事檔案通知單

員工離任通知單

員工人事檔案統計表

公司員工人事檔案管理制度

第一條、為確保人事檔案的機密性，完好性和準確性，為人事

決策提供信息和根據，特制定本制度。

5、照片

6、員工轉正申請表

7、聘用合同

8、獎懲材料

9、任免、升降、調薪等材料

10、其它材料

第六條、檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案

的接收、存入、提供、使用和變動情況。

第七條、要做到分類準確、編號標準、排列有序、定期核對。

第八條、所有人事檔案都屬機密文件，應妥善保管，不得隨意

一次抽查，年終進展一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外

來人員未經容許不得進入檔案室。

三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理后才能

進庫上架

四、值班人員必須做好檔案室內外溫濕度記錄，做好溫濕度的

調節工作（標準溫度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。

五、檔案室設施要經常進展檢查，壞了要及時報告或維修，保

證各項設施完好正常。

六、保持檔案室的清潔衛生，堅持做到每周一小掃，每月一大

掃。

1、為了加強理學會的自身建立，保持理學會工作的連續性，有

利于校社聯的指導和檢查，同時也方便各部門工作，為今后開展工

作提供豐富的材料和根據，特制定本制度。

2、理學會各部門要做好檔案與工作，報告總結指定專人負責。

明確責任，加強管理。

3、檔案資料包括的內容如下：上級部門下發的有關文件;理學

會組織的章程制度;理學會下發的文件;理學會成員的詳細檔案，個

人簡歷和小結;理學會各部門的工作方案，總結和重大活動的方案

(活動形式、內容、時間、地點、參加人員、效果等);理學會各部門

的會議記錄，工作摘要及工作大事記;宣傳板與海報的底稿或款式;

理學會及各部門的公共財務登記情況;考勤、考核的有關材料;兄弟

單位或院校的有保存價值的各種材料;各類活動的圖片資料;其他有

價值的資料。

4、各部門須積極配合秘書組關于檔案管理的工作。

5、理學會及各部門檔案資料要系統化、科學化，定期檢查、檔

案。各部門個人查閱理學會資料須經過秘書組組長同意。查閱時不

得翻閱與其工作無關的檔案。保持檔案的真實性。無特殊情況，檔

案不得帶離秘書處，確需帶離須征得秘書組組長同意，用完歸還。

6、各部門的有關資料，如方案、總結、活動記錄、方案等必須

交一份給秘書組存檔。

7、以上規定自公布之日起施行解釋權歸秘書組。

第一條：為標準分局稅收征管資料管理，維護征管檔案的完好

和平安，促進稅收征管檔案管理的開展，更好的為稅收征管效勞，

根據某地局iso9001質量管理體系的有關規定，制定本制度。

第二條：本制度所稱稅收征管資料，是指在征管全過程中形成

的與稅收征管有關的文件、憑證、報表、帳冊、文書、案卷等不同

第六條；征管資料按根本資料、分戶資料和綜合資料等分類管

理，詳細為：稅務登記類、帳簿憑證類、納稅申報類、稅款征收

類、發票管理類、稅務檢查類、綜合類、征管質量考核類等。

第七條：各征管組對征管資料的、、審核、歸檔一般按以下歸

集流程操作：資料————資料————按年度、類別、保管期限

分類————按標準裝訂資料————排列編號————裝盒編目

————移交上柜。

第八條：綜合組在稅務檢查中形成的檢查資料，按規定、傳遞

和歸檔，并在結案后10天內復印送交征管組，進入戶管檔案。

第九條：歸檔資料必須是稅收征管各環節辦理完畢后的正式資

料。資料應文字清楚、內容完好、手續齊全。資料格式原那么上以

上級局制定的表證單書式樣及規格為準。

歸檔資料目錄應置于歸檔資料之首。

第十三條：建立健全征管資料的傳遞、登記、保管、借閱等項

管理制度，并對資料的歸集、保管、借用等情況進展監視檢查。

往年資料必須由檔案室保存，當年資料由各征管組分別歸集，

集中到專柜保管。

第十四條：征管資料檔案的保管必須做到“三專”、“六

防”，即：專人、專柜、專室，并有防火、防盜、防蟲、防潮、防

塵、防高溫等措施。

第十五條：征管資料調閱、復制、移送應嚴格遵守檔案管理的

有關規定，履行必要的手續，依法為納稅人的情況保密。

７、查閱檔案時必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂

改、圈劃，撤換檔案材料，不得向無關人員泄露或向外公布檔案內

容，違者視情節輕重，嚴肅處理。

８、老師業務檔案管理工作，在學校黨委、校長的直接指導下

進展，由業務校長負責并指定專人管理，同時，與人保科搞好協調

工作。

1、文書立卷

每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成

文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件、分類工作。在文

件齊全的根底上，將文件按以下特征逐項分開。

上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件

的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。

2、檔案管理

將檔案庫房的檔案柜、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衛

生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高溫、防潮、防盜、防

光、防塵等平安設施，防止灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對

檔案的危害。

3、檔案利用

準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資

2、上級主管部門關于學校平安工作下發的文件、通知、通報、

講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。

3、學校制定的平安管理方案各種平安管理制度，突發平安事故

應急預案和組織指導機構等材料都要裝訂歸檔。

4、學校自查平安隱患、整改措施、落實情況等材料必須及時歸

檔。

5、對于突發平安事故，應同步介入相關材料歸檔備查。

6、學校和各部門及每一個教職員工層層簽訂的責任書，學校和

家長簽訂的平安責任書都要裝訂歸檔管理。

7、學校每周的平安值班記錄要裝訂好后歸檔管理。

8、學校平安工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進展

三、接收檔案時，立檔單位編制的全宗介紹、案卷目錄(一式兩

份)、全引目錄、文號索引、專題目錄及其他與檔案有關的資料，應

伴隨檔案一起接收。

四、及時本單位在重要活動、重大事件中形成的檔案;接收各科

室有代表性具有永久、長期保存價值的檔案。

五、各科室在工作中形成的有保存價值的材料，應由科室兼職

檔案管理人員負責，加工歸檔后移交給檔案室，如不符合要求的，

應及時整改，不得拖延。專職檔案管理人員要做好接收前的各項準

備工作，指導各科室檔案到達標準化、標準化的要求。

六、根據國家檔案工作規定，通過例行的接收制度和專門的征