檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

檔案數(shù)字化流程與規(guī)范

一、檔案接收

檔案接收概述：

檔案接收是數(shù)字化加工流程的第一步。為了保證檔案接收過(guò)程中，檔案數(shù)目無(wú)誤，檔案

實(shí)體的安全，接收時(shí)要對(duì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)登記，建立電子/紙質(zhì)接收登記和入庫(kù)登記本，

不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，記錄資料的缺、殘、漏、損、重、頁(yè)碼混亂等狀況，對(duì)所接收的

檔案資料進(jìn)行兩人以上交叉核對(duì)、檢查，與客戶進(jìn)行書(shū)面交接并簽字確認(rèn)。

實(shí)體記錄：檔案的物理位置（庫(kù)排架位置）、檔案的數(shù)量，檔案年代、全宗號(hào)、案卷號(hào)、

目錄號(hào)、檔號(hào)、存放箱號(hào)等信息。

針對(duì)接收檔案形成檔案管理臺(tái)賬，保持檔案的完整性。

準(zhǔn)備檔案箱，按批次接收檔案，并填寫記錄清單，雙方簽字確認(rèn)。

質(zhì)量管理措施：根據(jù)用戶的電子或紙質(zhì)的檔案目錄清單與我方的下架接收清單進(jìn)行比對(duì)。

如發(fā)現(xiàn)有誤，打印出勘誤表由客戶簽字確認(rèn)。

接收客戶檔案的電子目錄文件、光盤等。

二、檔案整理

檔案整理概述：

在圖像掃描數(shù)字化加工之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行基本整理，包

括盒內(nèi)文件排序、標(biāo)盒流水號(hào)、記錄檔案物理狀況、拆除裝訂物，編寫頁(yè)碼、做好前期基本

整理工作，確保檔案數(shù)字化加工質(zhì)量。

檔案整理流程：

1.對(duì)每盒檔案的文件順序按照統(tǒng)一的規(guī)則進(jìn)行排列，具體的排列順序由本單位客戶提供

標(biāo)準(zhǔn)；

2.盒內(nèi)文件順序排列好后，對(duì)每頁(yè)檔案進(jìn)行編頁(yè)，一盒一個(gè)大流水號(hào)，采用2B鉛筆統(tǒng)

一編在檔案的右上角，背面有字的編在頁(yè)面的左上角；

3.檔案拆裝：根據(jù)采購(gòu)方的檔案分類對(duì)檔案進(jìn)行起訂、去除金屬裝訂物，排序的工作，

核對(duì)檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況（紙張狀況、照片頁(yè)、圖表頁(yè)），包括資料的缺、

殘、漏、損、重、頁(yè)碼混亂等狀況，建立電子/紙質(zhì)檔案資料分類接收清單和出庫(kù)登記本，

拆訂整理好的檔案用夾子夾起，以防錯(cuò)亂,裝訂的標(biāo)準(zhǔn)是左對(duì)齊、下對(duì)齊。

4.檔案修復(fù)：有破損的地方在備考表中注明，對(duì)于卷邊或邊緣破損嚴(yán)重的檔案、過(guò)于窄

小的文件頁(yè)，用宣紙?jiān)跈n案四周加邊或接邊，并按照裱補(bǔ)原則，先加長(zhǎng)邊，后加短邊；對(duì)于

多份文件粘連得情況，采用干揭法小心揭開(kāi)；對(duì)于粘連嚴(yán)重、無(wú)法分開(kāi)的則登記，不在分開(kāi)。

5.對(duì)于裝訂成冊(cè)、不便拆裝的文件，可直接采用專業(yè)的PS7000不拆卷掃描儀直接掃描。

這樣即可以保證不拆除檔案文件，又可以保證圖像的清晰與完整。

6.對(duì)整理完成的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，形成“檔案整理記錄清單”，提交客戶，以備查驗(yàn)。

7.檔案整理清單表單（整理人、年度、盒號(hào)、卷數(shù)、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、破損情況、備注）

三、目錄著錄（案卷目錄、卷內(nèi)目錄）

傳統(tǒng)組卷目錄著錄分為：案卷目錄與卷內(nèi)目錄。

簡(jiǎn)化組卷目錄著錄分為：卷內(nèi)目錄

案卷目錄與卷內(nèi)目錄簡(jiǎn)述：

案卷目錄:要體現(xiàn)出本案卷內(nèi)所有文件的主題，也就是概括本案卷內(nèi)所有文件的中心思

想。

卷內(nèi)目錄:與案卷目錄不同，卷內(nèi)目錄要反映的內(nèi)容是每一件的文件 主題。

著錄項(xiàng)目:

案卷目錄:年度、檔號(hào)、全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、起止日期、

頁(yè)數(shù)、件數(shù)、等字段

卷內(nèi)目錄:年度、全宗號(hào)、目錄號(hào)、檔號(hào)、件號(hào)、文號(hào)、文件題名、文件日期、頁(yè)數(shù)、

等字段

著錄軟件：著錄軟件著錄方式為兩錄一校。（即兩個(gè)人著錄同樣的數(shù)據(jù)，校對(duì)時(shí)用軟件

對(duì)比兩個(gè)人的數(shù)據(jù)是否一致）

兩錄一校（著錄軟件）：

由于檔案的數(shù)量較多，導(dǎo)致檔案目錄也不斷增加。為了防止在檔案錄入后生成的電子目

錄數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤或不規(guī)范，利用我公司兩錄一校目錄錄入質(zhì)量管理軟件，

對(duì)檔案錄入進(jìn)行準(zhǔn)確性的質(zhì)檢。即兩個(gè)人著錄同一內(nèi)容的目錄，由軟件進(jìn)行自動(dòng)對(duì)比，如有

錯(cuò)誤自動(dòng)返紅顯示，第三個(gè)人與原檔案文件對(duì)照進(jìn)行更改。

四、檔案掃描規(guī)范及分工

(1).操作掃描儀人員：

1.檔案掃描：文書(shū)檔案采用200分辨率、照片檔案使用600分辨率進(jìn)行掃描（分辨率也

稱DPI）,掃描圖像分為彩色儲(chǔ)格式為：JPEG。

2.圖紙掃描：主要分為工程與基建圖紙，掃描圖紙有兩種方式：

a.利用專業(yè)的寬幅圖紙掃描儀對(duì)需要掃描的圖紙進(jìn)行加工。

b.利用普通掃描儀對(duì)需要掃描的圖紙進(jìn)行多頁(yè)掃描，在圖像處理時(shí)將多頁(yè)圖像拼接，

還原為原圖紙樣式。

3.圖像掃描文件夾建立方式從根目錄開(kāi)始依次為：全宗號(hào)-年度、期限、件號(hào)。在件號(hào)

的文件夾內(nèi)保存該件每一頁(yè)的掃描圖像。圖像與件號(hào)命名：不足5位前面用0補(bǔ)齊，如圖像：

、件號(hào)：00001。

注意事項(xiàng)：

1.掃描完成后的圖像應(yīng)避免出現(xiàn)掃缺、漏掃、掃重等情況。

2.掃描時(shí)要將文件放端正、壓平再掃。

3.掃描時(shí)適時(shí)掌握掀蓋、放紙、拿紙等流程，防止掀蓋過(guò)早造成文件掃缺。

4.掃描尺寸分為A4、A3兩種形式，如特殊紙張超出A4掃描范圍，可用A3尺寸進(jìn)行掃

描。

5.掃描時(shí)仔細(xì)對(duì)應(yīng)文件頁(yè)碼編排順序，如發(fā)現(xiàn)編錯(cuò)頁(yè)、編漏頁(yè)等情況，及時(shí)交給整改人

員進(jìn)行修改。

6.掃描完成后的電子圖像要放在與檔案實(shí)體檔號(hào)相對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)進(jìn)行存儲(chǔ)，文件夾內(nèi)

的圖像絕不能有“張冠李戴”的現(xiàn)象產(chǎn)生。

(2)圖像處理人員：

圖像處理概述：圖像處理主要是針對(duì)掃描完成后的電子圖像進(jìn)行加工處理，利用圖像處

理軟件可對(duì)掃描后的電子圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)、糾斜、剪邊、裁切、去躁等處理，還具有局部加粗、

減淡等功能，處理完成后的圖像要求居中、清晰、端正，無(wú)其它干擾信息。

1.圖像處理時(shí)要求保留頁(yè)面全部?jī)?nèi)容(包括頁(yè)面內(nèi)容與頁(yè)碼)。

2.每一頁(yè)圖像都需要旋轉(zhuǎn)為正常閱讀視角。

3.對(duì)角度傾斜的圖像進(jìn)行糾斜，糾正后即可進(jìn)行下一步操作 (不能影響圖像清晰度) 。

對(duì)角度傾斜且需要旋轉(zhuǎn)的圖像進(jìn)行操作時(shí)，要先糾斜后旋轉(zhuǎn)。

4.圖像周圍不能有過(guò)多的白邊，如果白邊過(guò)多影響美觀必須進(jìn)行裁取為合適的頁(yè)面大小，

如A4大小就得按A4大小的比例進(jìn)行裁取。

5.彩色圖像處理時(shí)如遇圖像邊緣有字，字比較貼邊，要留出（1~2）毫米白邊（如圖像

邊緣無(wú)字，則不需留邊）。

6.圖像的大小(像素)要基本一致。

(3)圖像質(zhì)檢人員（可讓掛接人員用時(shí)進(jìn)行）

經(jīng)過(guò)掃描、圖像處理后的電子圖像，質(zhì)檢員就可以進(jìn)行圖像終檢，圖像終檢是圖像掃描

與圖像處理最終的一次質(zhì)量檢驗(yàn)，也是特別精細(xì)的一道工序。要做一名優(yōu)秀的質(zhì)檢員必須具

備過(guò)硬的專業(yè)知識(shí)、豐富的實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)、較強(qiáng)的責(zé)任心才能把質(zhì)檢工作做好。圖像終檢方

法：利用ACDSee 及柯達(dá)映像軟件對(duì)處理完成的圖像進(jìn)行逐頁(yè)質(zhì)檢，該工序主要針對(duì)圖像處

理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)、質(zhì)檢，終檢主要對(duì)圖像處理后的電子圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，（包括圖像

是否清晰、版面是否居中、是否傾斜、是否扭曲、是否完整等），如遇不合格圖像要返回到

處理人員手中進(jìn)行返工處理（并詳細(xì)記錄錯(cuò)誤率），返工完成后質(zhì)檢人員要對(duì)返工后的圖像

進(jìn)行再次質(zhì)檢，直到該圖像合格為止。

(4)掛接人員（終檢）

掛接：將錄入完成的成品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過(guò)數(shù)據(jù)掛接軟件或其他工具將其與質(zhì)

檢完成的掃描圖像進(jìn)行掛接，來(lái)實(shí)現(xiàn)目錄與圖像的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。以方便各單位、各部門通

過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)加工檔案進(jìn)行正確、快速的查詢與檢索。

終檢：在掛接的同時(shí)核對(duì)掃描的頁(yè)數(shù)與目錄頁(yè)數(shù)與文件的目錄是否一致，如不一致需對(duì)

與原件進(jìn)行校對(duì)并修改。

五、刻盤

將最終掛入前的掃描圖像的目錄及圖像一起刻入光盤。