[會議營銷培訓教程二]:會議營銷會場的選擇與布置

2023年12月13日發(fā)(作者：謎底是元宵的謎語)

-

[會議營銷培訓教程二]：會議營銷會場的選擇與布置

會場選擇

會場選擇應考慮以下因素：

1、會場的地理位置，包括交通是否便利、環(huán)境是否雅致。

2、會場應盡量選擇在當?shù)刂容^高的場所。

3、會場的容量要大，能給顧客提供一個寬松、愉悅的購物環(huán)境。

4、配套設施是否完善、服務是否周到。

即會場選擇應注意提升活動的整體規(guī)格和層次，體現(xiàn)公司的企業(yè)形象。選擇在當?shù)刂容^高、檔次較高，交通方便的星級酒店，根據(jù)聯(lián)誼會規(guī)模，選擇其中較大面積的會議室、宴會廳、多功能廳作為會議場所。要求會場寬敞明亮、視野開闊、窗明幾凈、空氣流通，保證活動的總體效果。進入會場的方向性通道必須安排明顯指示牌，以引導顧客順利進入會場。如開會后認為效果不錯，可與其負責人商談長期將之作為會議定點場所，這樣在價格上可得到較大的優(yōu)惠。

會場布置

1．宣傳輸出：選擇會場中活動面積較寬闊一個角落，用于擺放公司企業(yè)文化易拉寶，讓顧客充分了解公司與產品等各方面信息，從而更加相信公司、相信產品。

(1)會場主席臺前懸掛橫幅：xxx主題設置相應的背景板；

（2）會場四周宣傳橫幅的內容及數(shù)目視會場空間的情況而定；

（3）會場外懸掛的宣傳橫幅跟主題一致突出本場活動的買點；

（4）配合掛圖在適當?shù)牡胤綇堎N宣傳海報，與橫幅形成呼應。

2、座位布置

（1）為達到場地的最大利用率，一般選擇長條桌，整個會場排成井字形，擺放距離要適中，會場中間要留出通道，便于來往活動。

(2)在長條桌兩側放置座位，員工自行合理安排顧客座位，便于員工與顧客相互交流、溝通。

(3)每個桌上擺放鮮花烘托氣氛，以及“顧客滿意是企業(yè)的生命之源”，“歡迎您為我們的服務提出寶貴的建議與意見”的標識牌以及水果、茶水、公司的宣傳資料。

(4)每一位顧客準備一個貴賓卡，使其有一種榮譽感。

(5)發(fā)言的榮譽顧客除貴賓卡以外還必須加配飄帶，如果是夫婦同來，應同時配帶(會務部準備空白貴賓卡備用)。

3．會場設施

(1)投影屏幕

為配合講座效果，要求投影屏幕要具有相應的大小(一般3m×3m)。

如果場地過大，應使用尺寸更大的屏幕，以保證現(xiàn)場講座時，顧客的視覺效果達到最佳。

(2)視聽效果

會場燈光音響必須事先調好，以配合節(jié)目表演、專家講座的效果；講座時燈光要暗，要保持場內安靜，使顧客注意力集中到屏幕上；表演節(jié)目、游戲時場內應燈光明亮、溫馨，樂曲以輕音樂、經典名曲為宜；現(xiàn)場音響的控制必須得到專業(yè)人士的緊密配合，保證不會造成節(jié)目和氣氛的脫節(jié)。燈光要有可控性，便于調動顧客的注意力。對于200人以上的會議，投影屏幕最少保證4M×4M的面積。視聽效果往往是現(xiàn)場調動顧客注意力的有效手段之一，聲勢和氣氛幾乎都是靠視聽效果烘托渲染的，能否在現(xiàn)場制造出沸點效應也與之有著直接關系。

布置細節(jié)要求

1、 迎賓區(qū)：

（1）、禮儀小姐身披綬帶，對顧客應主動上前迎接，攙扶老人，將其領到簽到區(qū)；

（2）、迎賓區(qū)入口處應有醒目的引導牌。

2、 簽到區(qū)：

（1）、簽到區(qū)一般位于會場的入口處；

（2）、簽到區(qū)要求干凈、整潔、最好有臺布；

（3）、要收集邀請函并發(fā)放資料袋和幸運抽獎券。

3、 測試區(qū)：

（1）、測試區(qū)桌面上的儀器要求擺放井然有序；

（2）、測試桌上要干凈、整潔不能出現(xiàn)雜物，測試桌上最好使用印有企業(yè)標志的桌布；

（3）、測試區(qū)與講座區(qū)分開，不能在同一區(qū)域中，容易引起混亂；

（4）、測試時間。（講座和觀看錄象時決不允許測試）

4、 條幅：

（1）、條幅的顏色要烘托現(xiàn)場氣氛；

（2）、活動的大門口、出口處的正上方、入口處的對面、主席臺的正上方都可以懸掛條幅（主席臺的正上方要懸掛帶有活動主題的條幅）；

（3）、如果會場懸掛各種條幅，內容、色彩、字體要協(xié)調一致；

（4）、條幅制作要干凈、整潔、醒目。

5、 投影屏幕：

（1）、拜訪醒目：規(guī)格統(tǒng)一，便于每一位顧客舒服、清楚的看到幻燈內容；

（2）、屏幕與投影中間無障礙；

（3）、屏幕懸掛要處于背光區(qū)。

6、 樣品展示：

（1）、產品模型、或樣品要醒目、突出、整齊；

（2）、樣品要干凈、整潔；

（3）、樣品區(qū)的目的在于展示產品，不同于售貨區(qū)，因此樣品展示區(qū)要設在較醒目的位置。

7、 禮品區(qū)：

（1）、禮品在主席臺旁，形成視覺效果。同時與售貨區(qū)相鄰利于銷售；

（2）、禮品要大而醒目，包裝彩帶；

（3）、禮品價值要體現(xiàn)。

8、 售貨區(qū)：

（1）、要求產品擺放整齊，產品展示要醒目并包裝禮帶；

（2）、售貨桌上最好使用印有企業(yè)標志的桌布；

（3）、桌子正上方要懸掛有“售貨區(qū)”的展示牌；

（4）、寫優(yōu)惠政策的海報要貼在售貨區(qū)的后上方，位置要醒目，內容書寫要整齊大方，內容

應包括優(yōu)惠政策、饋贈禮品的種類；

（5）、要注意聯(lián)誼會售貨的安全性：首先要考慮聯(lián)誼會舉辦的場所，最理想的是在公司內部的大型服務中心或者是在酒店賓館舉行，但事前要辦理產品展銷會手續(xù)。

9、顧客區(qū)：

（1）、要井然有序，每桌7人（含一名銷售代表）；

（2）、顧客區(qū)的布置要便于顧客觀看投影和錄象。

9、 主持人區(qū)：會場一定要給主持人留出寬敞的空間，以保證做游戲時有足夠的場地。最好能夠采用紅色地毯，襯托會場隆重性。

10、 板陳列區(qū)：

（1）、陳列要求：醒目、有序、整體統(tǒng)一；

（2）、同時展區(qū)要求燈光明亮；

（3）、展板最好陳列在進出口處。

（4）、展班設計以企業(yè)介紹、產品功能、文化宣傳等內容。

12、專家咨詢處：

（1）、專家咨詢處桌上最好使用印有企業(yè)標志的桌布；

（2）、咨詢桌上要印有“醫(yī)學顧問”的職稱（如：XXX教授、XX主任醫(yī)師）；

（3）、桌子正上方要懸掛印有“咨詢區(qū)”的展示牌，專家咨詢處展牌懸掛要醒目；

（4）、咨詢處與購物區(qū)相鄰。

水調歌頭

明月幾時有？把酒問青天。不知天上宮闕，今夕是何年。我欲乘風歸去，又恐瓊樓玉宇，高處不勝寒。起舞弄清影，何似在人間？

轉朱閣，低綺戶，照無眠。不應有恨，何事長向別時圓？人有悲歡離合，月有陰晴圓缺，此事古難全。但愿人長久，千里共嬋娟。

-