大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法

2024年2月9日發(fā)(作者：小學(xué)生禁毒安全知識)

大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法

為嚴(yán)格規(guī)范我校學(xué)生檔案管理，保證學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高學(xué)生檔案工作管理水平，依據(jù)《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實際,制定本辦法。本辦法適用于學(xué)校本、專科（高職）畢業(yè)生。

一、學(xué)生檔案材料的整理、歸檔與管理

1、學(xué)生檔案實行集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確。各有關(guān)單位對學(xué)生檔案管理工作要高度重視,明確人員、落實責(zé)任、嚴(yán)格程序。

2、學(xué)生檔案由各學(xué)院指定專人負(fù)責(zé)管理。各有關(guān)單位應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)前將相關(guān)檔案材料移交各學(xué)院歸入學(xué)生檔案。

3、歸檔材料包括普通高等學(xué)校招生考生檔案、普通高等學(xué)校全日制畢業(yè)生登記表、全國普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書、國家學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡（大學(xué)）、大學(xué)錄取通知書、大學(xué)學(xué)生成績單、大學(xué)本科生畢業(yè)設(shè)計（論文）綜合成績評價表、大學(xué)學(xué)生健康體檢表、獎懲材料等。

4、檔案保管要做到整潔衛(wèi)生，并注意防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等。

5、檔案管理人員要定期對檔案進行全面檢查和核對，做到帳物相符。有特殊情況要隨時匯報，查明原因，及時處理。

二、學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞

1、畢業(yè)生離校后，各學(xué)院應(yīng)及時與招生就業(yè)處進行檔

案交接，并履行交接手續(xù)。畢業(yè)生檔案由招生就業(yè)處依據(jù)就業(yè)情況通過特快專遞（或機要件）、派人送達等方式轉(zhuǎn)遞。

2、畢業(yè)生檔案原則上不允許自帶。如遇特殊情況，須提供單位調(diào)檔信函及來人證件后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。

3、檔案寄發(fā)、送達、領(lǐng)取前，需對檔案進行密封處理，每份檔案的存根與回執(zhí)對應(yīng)存檔，以備核查。

4、升學(xué)畢業(yè)生的檔案依據(jù)錄取通知書或調(diào)檔函件轉(zhuǎn)遞。

5、申請派遣的結(jié)業(yè)生，如需轉(zhuǎn)檔，可由結(jié)業(yè)生本人向?qū)W校提出轉(zhuǎn)檔申請，檔案轉(zhuǎn)至申請地，檔案中不配入“普通高等學(xué)校全日制畢業(yè)生登記表”；未申請派遣及未提交轉(zhuǎn)檔申請的結(jié)業(yè)生，檔案由所在學(xué)院統(tǒng)一管理，待取得畢業(yè)資格并換發(fā)畢業(yè)證后，根據(jù)本人申請轉(zhuǎn)遞。

6、大學(xué)生服務(wù)西部等基層就業(yè)服務(wù)項目按照政策要求轉(zhuǎn)遞或暫存檔案。

7、畢業(yè)后未就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案原則上由學(xué)校轉(zhuǎn)至其生源所在地人才服務(wù)中心或相關(guān)部門。

8、因故被退回的學(xué)生檔案，需提供核實后的轉(zhuǎn)檔地址辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù)；退檔后半年內(nèi)畢業(yè)生未提供有效轉(zhuǎn)檔地址的,學(xué)校將重新轉(zhuǎn)檔到畢業(yè)生生源所在地人才服務(wù)中心或相關(guān)部門。

三、學(xué)生檔案的查詢和調(diào)閱

1、學(xué)生檔案作為機要文件保存，原則上不外借、不對外查閱。

2、如有關(guān)單位調(diào)閱學(xué)生檔案，須提供單位介紹信，經(jīng)核實無誤后，

填寫檔案查閱登記表后，可在指定地點、規(guī)定時間內(nèi)調(diào)閱。

3、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)檔存根在學(xué)生畢業(yè)兩年后轉(zhuǎn)至校檔案館，如需查詢須提供介紹信及有效證件。

本辦法由大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)工作小組辦公室負(fù)責(zé)解釋。