政府采購管理內部控制制度

2024年2月10日發(作者：易趣開店)

政府采購管理內部控制制度

（一）崗位責任與授權批準制度

1、采購崗位責任制度

第1章 總則

第1條 目的

為明確采購業務管理的相關部門和崗位的職責權限，確保辦理采購業務的不相容崗位相互分離、制約和監督，特制定本制度。

第2條 采購業務的不相容崗位至少應當包括以下五個方面。

1．請購與審批。

2．供應商的選擇與審批。

3．采購合同的擬訂、審核與審批。

4．采購、驗收與相關記錄。

5．付款的申請、審批與執行。

第2章 采購業務管理崗位責任

第3條 校長崗位責任

1．審批采購部門的各項規章制度。

2．審批年度采購預算和采購計劃。

3．審議批準合格供應商名單。

4．審批預算及計劃外采購項目。

5．審批采購訂單和重要采購合同。

第4條 財務負責人崗位責任

1．審核采購規章制度。

2．審核年度采購預算和采購計劃。

3．審核預算及計劃外采購項目。

4．根據權限審批采購訂單和采購合同。

第5條 采購員崗位責任

1．進行市場調查，填寫詢價比價單。

2．負責起草采購合同和編制采購訂單。

3．提出采購付款申請。

4．實施采購，辦理退換貨事宜。

5．建立、更新與維護供應商檔案。

6．參與對供應商質量、交貨情況等的評價工作。

第6條 出納崗位責任

根據采購憑證和原始票據，支付貨款。

第3章 附則

第7條 本制度由財務室解釋。

第8條 本制度自2017年 7月 1 日起開始實施。

采購業務程序

第5條 請購

根據采購預算、實際需要等提出采購申請，經校長簽字后，及時向采購部門提出采購申請。

第6條 審批

根據規定的職責權限和程序對采購申請進行審核審批。

1．采購預算內采購金額在5000元以內的，各單位自行采購；采購金額在5000以上元的，主管局長審核，報請局黨委審批。

2．超預算或預算外采購項目均由局黨委審批。

3．對不符合規定的采購申請，審批人應當要求請購人員調整采購內容或拒絕批準。

第7條 付款

1．財務室具體審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續是否齊全，計算是否正確。

2．應付賬款超過5000元的由主管局的主管局長審批。

3．審核無誤后交出納辦理貨款支付，聯系供應商。

第3章 采購賬務處理

第8條 財務部在采購單據齊全的情況下，按照《會計核算規定》及時、準確地編制記賬憑證。

第9條 將采購單、專用發票附在記賬憑證的后面。如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。

第10條 每月應根據記賬憑證準確、及時地登記分類明細賬。

第4章 附則

第11條 本制度由財務室負責解釋。

第12條 本制度自 2017年 7 月 1 日起開始實施。

（二）請購與審批管控辦法

1、采購申請管理辦法

第1章 總則

第1條 為明確采購的申請與審批規范，特制定本辦法。

第2條 系統內所有部門的請購，除另有規定外，均依本辦

法的規定處理。

第3條 責權單位

1．辦公室負責所需物品的采購工作。

2．財務室負責采購物品的貨款支付工作。

第2章 請購審批規定

第4條 臨時性商品的請購

1．臨時性商品的采購申請由使用部門直接提出。

2．使用部門需要在“請購單”上對采購商品做出描述，解釋其目的和用途。

3．“請購單”需由使用部門負責人審批同意，并經校長簽字后，辦公室方可辦理采購手續。

第5條 經常性服務項目的請購

1．經常性服務項目指的是由同一服務機構或企業所提供的某些經常性服務項目，如公用事業、期刊雜志等服務項目。

2．使用部門最初需要這些服務時，提出“請購單”，由校長進行審核、審批。

第3章 請購單規定

第6條 “請購單”的開列和遞送

1．“請購單”的開列

請購經辦人員應依庫存量管理基準、用料預算，參照庫存情況開立“請購單”。請購單經使用部門負責人審核后，校長簽字批準，并根據內部管理要求編號，送局辦公室。

2．需用日期相同且屬同一供應商提供的統購材料，請購部

門應依請購單附表，以“一單多品”的方式提出請購。

3．緊急請購時，由請購部門在“請購單”中注明原因，并注明“緊急采購”。

第7條 免開“請購單”部分

1．總務性用品免開“請購單”，并可以“總務用品申請單”委托辦公室辦理采購。總務用品分類如下。

（1）招待用品如礦泉水和香煙等。

（2）書報、文具等。

（3）打字、刻印、賬票等。

2．零星采購及小額零星采購材料項目。

第4章 附則

第8條 本辦法由財務室負責解釋。

第9條 本辦法自頒布之日起執行。

2、采購預算管理辦法

第1條 目的

為了避免盲目采購，從總體上統籌使用資金，提高資金的使用效率，確保采購合理，特制定本辦法。

第2條 編制采購預算

編制采購預算是指根據經營目標確定采購預算項目、建立預算標準，采用一定的編制方法和程序，將未來一定時期內應達到的具體采購目標以數量和貨幣的形式表現出來。

第3條 執行采購預算

1．將審批的各項采購預算指標及時地下達給相關責任部門及人員。

2．對預算執行過程進行監控。

第4條 分析和調整采購預算差異

1．在預算執行過程中，學校要根據業務統計和財務部門核算的實際數據，即預算的實際執行結果與預算數進行比較，編制預決算分析報告。

2．如果有差異，要分析差異產生的原因和責任歸屬，制定控制差異或調整預算的具體措施。

第5條 采購預算資金控制

1．在采購預算資金控制中，必須對采購預算資金實行限額審批制度。

2．部門負責人只能在自己的限額內進行審批，限額以上的采購申請應按請購審批制度辦理請購，嚴格控制無預算的資金支出。

3．對于預算內采購項目，請購部門應嚴格按照預算執行進度辦理請購手續。

第6條 財務室負責本辦法的制定、修改、廢止的起草工作，內部控制領導小組負責本辦法的制定、修改、廢止的審批工作。

（三）采購與驗收管控規范

采購管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為規范采購管理工作，明確采購方式、采購數量、采購訂單、供應商選擇等各項規定，確保采購過程透明化以及所購商品數量和質量符合要求，特制定本制度。

第2條 要求

1﹒采購對象要求

采購前須對供應商的商品質量、性能、報價、交貨期限、售后服務等做出評價，以供選擇時參考。

2．價格質量要求

以合理價格購取較高質量的商品。

3．采購期限要求

按照使用部門的需要日期及需要數量，聯絡供應商即時供應。

第2章 采購方式的選擇

第3條 辦公室應根據商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習慣及價格穩定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業務。

第4條 采購方式的類型

1．合同訂購方式

（1）學校與供應商通過談判就采購商品的質量、數量、價格水平、運輸條件、結算方式等項內容達成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應商按采購合同提供商品并取得貨款，購貨方按合同驗收商品并支付款項。

（2）合同訂購方式適用于經常使用且生產過程中不可或缺的或經常使用且市場價格穩定的商品。

2．訂單采購方式

（1）辦公室根據批準的請購單簽發訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數量、交貨時間等，送交供應商并表明購買意愿；訂單在提交給供應商之前還應由財務部檢查訂單的合理性。

（2）訂單采購方式適用于一般商品。

3．特約廠商采購

對于用量、費用不太高的單項商品，可簡化采購作業，由財務室和采購中心選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應送校長審核，不高于市價時予以付款。

4．直接采購方式

（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。

（2）辦公室按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并在了解交易條件后訂購。

5．緊急采購

指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發性需要時方可采用。

第3章 采購期限的控制

第5條 辦公室應按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。

第6條 采購期限包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應商備貨時間、運貨時間、驗收時間等。

第4章 供應商的選擇

第7條 各項商品的供應商至少應有三家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應記載于“供應商信息表”存檔備用。對于未達標準的商品，辦公室應建議采購中心開發新供應商，或報送主管部門擬訂開發計劃。

第8條 對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業的供應商應予撤銷設定。

第5章 詢價議價規定

第9條 收件人員收到“請購單”或“外購單”時，轉采購經辦人員辦理詢價業務。

第6章 采購業務進度控制

第10條 采購經辦人員對于每一個采購項目均應根據需要確定采購業務進度。

第11條 預定采購業務進度應能配合請購項目的緩急，且各業務進度須在預定日期前完成。

第12條 對于未能在預定日期前完成的采購項目，采購經辦人員應會同請購部門研究處理對策。

第8章 附則

第13條 本制度由財務室解釋。

第14條 本制度自 2017 年 7月 1 日起開始實施。

（四）采購付款管控制度

預付賬款及定金審批制度

第1條 目的

為加強預付賬款及定金的使用并得到及時、準確的反映，減少供貨商對資金的占壓，使資金得到合理運用，特制定本制度。

第2條 適用范圍

本制度適用于學校采購業務。

第3條 預付賬款是指按照購貨合同或者勞務合同規定，預先支付給供貨方或者勞務方的賬款。在會計核算上一律通過“應付賬款”借方進行核算。

第4條 定金是指為保證合同履行，預先向供應方交納一定數額的錢款。

第5條 預付賬款的使用范圍

1．合同中明確約定以“先款后貨”方式結算的，可按協議約定支付貨款。

2．合同中規定超額度進貨需先款后貨的。

第6條 預付款及定金審批規定

1．以預付款形式采購且采購金額在5 000元以內的采購訂單，需經報教育局主管局長審批；采購金額在5 000元（含）以上的采購訂單，需經局長審批。

2．定金數額在5000元以內的，校長室審批即可；5 000元及以上的，報教育局主管局長審批。