關于計調的一些知識

2024年2月24日發(作者：入職感悟)

計調八大忌——

計調工作對從業人員有十分嚴格的要求。對于初次從事計調工作的人員來說，總有一些工作不到位，即便是一些老計調，也容易犯一些常識性錯誤。以下是筆者總結出的旅行社計調工作八大禁忌。

口頭確認或不明確確認。計調在與相關合作單位確定吃、住、行、游、購、娛等方面的接待事宜時，必須要以接收到對方蓋有公章或者業務專用章的確認函、或者對方蓋有公章或者業務專用章的傳真確認件為準，并加以核實，不能接受對方的口頭確認或者網絡聊天確認，即使對方是很熟的合作對象也不可以。

工作無條理。計調需要處理各種各樣的日常或者突發事件，也需要與各種各樣的人打交道，這就要求計調人員做事要有條理、有計劃，要分清輕重緩急，更要準備好各種情況下的處理預案。計調要對每一個運行團隊的基本情況爛熟于心，并適時進行雙向的信息溝通。

延誤回復。計調人員對每一項需要回復的要求都應予以重視，絕對不能拖延或者應付。否則，就會誤事，或是失去客戶。比如，對方要求你提供一個產品的報價，或者一條旅游線路設計，你必須盡快從自己的資料庫中提取相關信息，進行加工潤色之后，在3—5分鐘之內回復。

濫用通訊設備。計調人員對打出或打入的電話都應該言簡意賅，快捷明了，不能閑扯過多的無關話題。同時，計調必須24小時開機，保證聯系暢通。目前旅游從業者的年輕化愈發明顯，年輕人間有比較多的話題，有些人經常以工作名義互相聊天、套近乎，從而達到籠絡客戶的目的。但是，這種既浪費時間又浪費資源的方法是不可取的，把你與對方互相恭維的時間，用在如何把團隊做好上，你會得到更多的客戶。充分利用好通訊設備，也是一個作為合格計調的必要素質。

作業不精心。計調人員要縝密嚴謹，心細如發，目光如電，能夠發現接待計劃中的細微變動，要對特殊要求仔細研究，要有重復檢查及細節檢查的意識。把每一項需要向接待人員交代的注意事項落實到書面上，不能只是在腦子里過一下或者臨時現想。

行程安排不合理。計調要對本接待區域的吃、住、行、游、購、娛等事項全面了解并實地查看，還要掌握這些事項的最新變化，要以最優化的組合，妥善安排旅游接待計劃。對于一些諸如看日出、觀潮汐、進場館看比賽等活動，要嚴格掌握時間、地點、規則、禁忌、路線等等。要適時與有關接待人員進行信息溝通，虛心聽取他們的意見建議。

與外聯人員缺乏溝通。計調在安排團隊接待計劃及接待人員時一定要聯系本團的外聯人員，向他詳細了解團隊的有關信息及特殊要求，并據此作出有針對性的接待計劃。只有加強溝通，增進了解，才能給游客提供更舒心的服務。

對合作社缺乏了解。計調在聯系合作旅行社時要對其進行深入了解，諸如規模、行業信用度、團量等信息是必須要掌握的，是否“黑社”或者部門更要從嚴核實。

旅游計調師業務常規操作流程（方式）

1：社里合作過的老關系戶

2：旅游業同業雜志

3：總社供應商一覽表

4：QQ群、QQ和MSN

5：同程詢價

6：朋友介紹

7：同行交流會

8：各地旅游局網站

9：單訂房 訂車及票務

10：單做簽證

計調師要掌握的知識——

計調是旅行社完成地接、落實發團計劃的總調度、總指揮、總設計。“事無巨細，大權在握”，具有較強的專業性、自主性、靈活性。如果說“外聯”是辛勤的采購員，那么計調就是“烹飪大師”，經他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調制出來以滿足不同團隊的“口味”，確實需要一定的技巧。計調人員提高工作效率、避免差錯應注意以下幾個方面的問題。

一、人性化：

計調人員在講話和接電話時應客氣、禮貌、謙虛、簡潔、利索、大方、善解人意、體貼對方，養成使用“多關照”、“馬上辦”、“請放心”、“多合作”等“謙詞”的習慣，給人親密無間，春風拂面之感。每個電話，每個確認，每個報價，每個說明都要充滿感情，以體現你合作的誠意，表達你作業的信心，顯示你準備的實力。書寫信函、公文要規范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡明扼要、準確鮮明，以贏得對方的好感，以換取對方的信任與合作，一個優秀的計調人員，一定是這個旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來。

二、條理化：

計調人員一定要細致地閱讀對方發來的接待計劃，重點是人數、用房數，有否自然單間，小孩是否占床；抵達大交通的準確時間和抵達口岸，核查中發現問題及時通知對方，迅速進行更改。此外，還要看看人員中有否少數民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳；如果發現有在本地過生日的游客，記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀。如人數有增減，要及時進行車輛調換。條理化是規范化的核心，是標準化的前奏曲，是程序化的基礎。

三、周到化：

“5定”(定房、定票、定車、定導游員、定餐)是計調人員的主要任務。盡管事物繁雜繚亂，但計調人員頭腦必須時刻清醒，逐項落實。這很像火車貨運段編組站，編不好，就要“穿幫”、“撞車”，甚至“脫節”。俗話說：“好記性不如爛筆頭”。要做到耐心周到，還要特別注意兩個字。第一個字是“快”，答復對方問題不可超過24小時，能解決的馬上解決，解決問題的速度往往代表旅行社的作業水平，一定要爭分奪秒，快速行動。第二個字是“準”，即準確無誤，一板一眼，說到做到，“不放空炮”，不變化無常。回答對方的詢問，要用肯定詞語，行還是不行，“行”怎么辦？“不行”怎么辦？不能模棱兩可，是似而非。

四、多樣化：

組一個團不容易，往往價格要低質量要好，計調人員在其中往往發揮很大作用。因此，計調人員要對地接線路多備幾套不同的價格方案，以適應不同游客的需求，同時留下取得合理利潤的空間。同客戶“討價還價”是計調人員的家常便飯。有多套方案，多種手段，計調就能在“變數”中求得成功，不能固守“一個打法”，方案要多、要細、要全，你才可“兵來將擋，水來土掩”，縱然千變萬化，我有一定之規。

五、知識化：

計調人員即要具有正常作業的常規手段，還要善于學習，肯于鉆研，及時掌握不斷變化的新動態，新信息，以提高作業水平，肯下工夫學習新的工作方法，不斷進行“自我充電”，以求更高、更快、更準、更強。如要掌握賓館飯店上下浮動的價位；海陸空價格的調整，航班的變化；本地新景點，新線路的情況，不能靠“聽人家說”，也不能靠電話問，應注重實地考察，只有掌握詳細、準確的一手材料，才能沉著應戰、對答如流，保證作業迅速流暢。

計調人員不僅要“埋頭拉車”，也要“抬頭看路”，要先學一步，快學一步，早學一步，以豐富的知識武裝自己，以最快的速度從各種渠道獲得最新的資訊，并付諸研究運用，才可以“春江水暖鴨先知”。虛心苦學、知識化運作其實是最大的竅門。

兩大核心。

1.成本領先---掌握著旅行社的成本；要與接待旅游團隊的酒店、餐館、旅游車隊及合作的地接社等洽談接待費用。所以，一個好的計調人員必須要做到成本控制與團隊運作效果相兼顧，也就是說，必須在保證團隊有良好的運作效果的前提下，在不同行程中編制出一條能把成本控制得最低的線路出來。在旅游旺季，計調要憑自己的能力爭取到十分緊張的客房、餐位等，這對旅行社來說，相當重要！

2.質量控制即在細心周到地安排團隊行程計劃書外，還要對所接待旅游團隊的整個行程進行監控。因為導游在外帶團，與旅行社惟一的聯系途徑就是計調，而旅行社也恰恰是通過計調對旅游團隊的活動情況進行跟蹤、了解，對導游的服務進行監管，包括對游客在旅游過程中的突發事件代表旅行社進行靈活地應變。所以說，計調是一次旅行的幕后操縱者。

在質量控制上，中小旅行社十分需要水平高的計調人員進行總控。整合旅游資源、包裝旅游產品、進行市場定位等都需要計調來完成。計調是市場的敏銳器，要求懂游客心理，具有分銷意識及產品的開發能力等等。

在具體操團過程中，一名稱職的計調要業務熟練，對團隊旅行目的地的情況、接待單位的實力、票務運作等都胸有成竹。

三點要求

1、精：業務精通，報價、突發問題處理、客戶關系維護、電腦、網絡、

2、快：速度快，效率第一

3、益：報價合適，總體收益最高

五大素質

1、責任心。一名好的計調會讓導游和旅行社省心；

2、工作有計劃性。如出境游需要提前多少天辦理簽證，要給自己建立一個預警機制；

3、掌握與合作地接社、酒店的談判技巧；

4、有風險和法律意識，對旅游相關法規要了如指掌；

5、市場意識。這一點是目前計調普遍缺乏的。

盡管總社的分工細化，在制定線路、新產品的開發及采購上要求計調必須具備強烈的市場意識。要對旅游市場、各旅游目的地的變化、各地接待單位實力的情況等有所了解；按季節及時掌握各條線路的成本及報價，確保對外報價的可靠性、可行性及準確性，還要不斷地對工作進行創新。

目前，高水平、高素質的計調人才實在難求。一方面是因為旅游從業人員門檻低，文化素質和經驗不足。另一方面就是分工細化后，計調僅僅是熟練的流水線作業，而不關心其他業務工作，所以真正達到要求的人員很少。現實中，有些小旅行社計調是導游、外聯、計調集于一身，而如此大的工作量會令其心理不平衡。

計調是旅行社完成地接、落實發團計劃的總調度、總指揮、總設計。可以說，“事無巨細，大權在握”，具有較強的專業性、自主性、靈活性，而不是一個簡單重復的技術性勞動。計調崗位十分需要高素質、高水平的人員，一個優秀的導游或外聯人員能直接給旅行社帶來客源效益，計調人員的價值也同樣重要。這位幕后英雄的優秀與否，是旅行社經營運作的一個重要原素

一 旅游計調師概述

旅行社，在許多人眼里，第一反應就是導游。在大部分游客眼里，導游在旅行社里是最重要的崗位，甚至有人認為是導游負責安排行程中的一切，因為除了咨詢報名時和社里其他人員有所接觸，參團后他們見到的社里的唯一的工作人員就是導游。其實也不錯，導游確實是旅游活動中不可少的因素。但是，旅游業內人，卻知道，旅游行業最頂尖的人物就是專業的計調。計調的能力是維持整個企業生存的根本。也是保證客人順利出游的關鍵。

第一節 關于旅游計調師

一、旅游計調師定義

二、計調人員的業務范圍

三、旅游計調師的崗位分類及其基本職責

四、計調崗位的兩大核心。

五、旅游計調師職業的主要特征及等級劃分

六、旅游計調師的培訓考核制度及鑒定標準

第二節 旅游計調職業的產生與發展歷程

一、旅游計調在旅游企業中的位置

二、旅游計調職業的發展歷程及其未來需求預測

地接旅行社計調部經理工作流程

1、接受組團社詢價傳真。

2、認真研究。

3、以適當的組團社能夠承受的價格回復組團旅行社。

4、保持密切聯系。

5、本團確認后——根據組團社的訂團單制作 精確的本旅游團出團任務單。

6、同時房調訂房、車調訂車、票調訂票。

7、導游部出導游。

8、制作本旅游團財務收支清單叫財務部安排旅游預付款和有關簽單。

旅游服務環節臨時出錯典型案例分析

第一節 簽合同要仔細

第二節 旅游意外險—僥幸心理會惹禍

第三節 漏接、誤機、車壞在半道的防范和處理

第四節 機票名單不能想當然

第五節 住宿、餐飲和購物經常出問題

第六節 導游司機甩團

第七節 欠款難收回

第八節 出境團容易遇到的一些問題

旅游計調師技能儲備要點

一、熟悉不同星級賓館飯店

二、旅游團餐的預定：

三、養成看地圖的習慣

四、懂交通

五、如何快速辨別電話區號和身份證號

六、港澳通行證、入臺證、護照和簽證

七、標準團號

八、關于匯率和時差

九、給團隊迅速歸類

十、導游分類及職能

十一、定點旅游購物商店

十二、掌握旅游出入境相關知識

計調師對電子信息技術的應用

一、旅游電子商務的概念

二、旅行社網站：

三、常用的辦公軟件：

四、和同行以及客戶交流的主要渠道

五、利用信息技術改善計調流程

熟練應用各種實用表格

一、詢價單

二、團體報價單

三、導游行程單

四、確認件

五、訂房、訂車

六、導游報賬單

七、意見反饋單

八、月統計表

九、外出旅游注意事項

十、導游注意事項示例

計 調 培 訓 資 料

計調是旅行社的基礎崗位，也是核心崗位，如果說旅行社是串聯旅游各行業，是一個中心的話，那么計調部則是串聯旅行社各部門，是旅行社的一個中心，計調人員的素質直接決定了旅行社的經營管理水平，也決定著旅行社的利潤和服務質量。然而，長期以來，旅行社對計調崗位缺乏足夠的重視，使得計調人員的流失嚴重，制約了計調人員整體的發展。

（一）計調報價篇

一、慎言說“報價”，未必是“心得”

報價—在生意上是一種“唱”。其方式依據行業有別，旅行社用傳真（過去用電傳），今天有用Fax-mail、QQ或MSN將自己的賣價“唱”買家。作一份標準報價并不難，難的是一份飽含概要、素質、實力甚至情義的報價能否叩動買家的心弦—贏得團隊。

（一）好的報價取決于作業質量

1、首先是書面質量

旅行社報價以行業專有的格式作出，有別于公文寫作，允許省略標題、事由、抄報抄送等無關項目。

基本要求：

（1）臺頭格式一定要醒目、規范、講究，要與企業的CI系統一致，特別要正確表達商號、品牌以及回復、更改等主要指征；

（2）文本必須清晰，有利閱讀（如果是傳真件，與打印機、傳真機質量關）；

（3）字體、字號選擇恰當。

這幾點看上去簡單，實際運用時，有人只考慮節約版面，將眾多的內容擠在一起，搞得面目“滄桑”，不堪卒讀；有人只根據自己的好惡選擇字體、字號，搞得對方要隨著你的心情閱讀文本。筆者在作業時，曾就選擇字體幾度揣摩：大多數認可宋體；境外（華人OP）接受魏體；也有鐘意黑體。為此，我為那些長期客戶設立了專門的字體模板，專伺其味。

2、其次是文字質量

報價的文字質量體現OP的技術“等級”和“含量”。其文字表達必須符合行業（或約定俗成）的表達規范；報價行文中，在致敬啟者之后，最先概括報價依據（人數、國籍、用房、用車等）；然后按照日程、行程、特殊安排、報價（或單列）、聯絡方式的順序一一作出，文字要求精練、表達準確，特別是景點描述，要與產品宣傳有所區別。

3、第三是作業速度

國際間過去的規范是24小時回執，隨著資訊發達和競爭日益加劇，今天的回饋速度從8小時縮短到2小時，甚至10分鐘。個人體會，對方將會不自覺的從回執速度上判斷報價方的業務熟練程度，從中拿捏交付團隊的分寸。有靈氣的OP吃的就是這一口，快速、精到、準確、無可挑剔。碰上這樣的計調，省心、省力、省時，事半功倍。

4、第四是電話聯絡（或電話答疑）

當對方收到報價，如有擴展問詢，或差異核對，電話交流成為必然。接聽（回復）電話

是再基礎不過的基礎。原則上，誰報價誰接聽。要求：禮貌熱情、使用普通話、話音清晰，回答問詢準確、果斷。忌諱有四，一忌記錯對方稱謂，胡答亂對，既失禮又失信；二忌“半自動”普通話，音調失準，貽笑大方；三忌答對含混，如“可能”、“應該”，拖泥帶水，令對方不知所云；四忌業務不熟，如“稍等，我查一下”等，讓對方心疼電話費。

（二）好的報價取決于完整的信息

有了漂亮、整潔、工整的書面功夫，就需要可供表達報價的實際內容。實踐中，完整的報價必須向詢價方傳達出以下信息：

1.充分的業務信息

一個承擔報價工作的OP非有500個團的操作經驗，否則無法接近“優秀”。在長期的磨練中，OP的成長是與個人掌握的業務信息不斷加和、控團經驗不斷積累并行的。衡量一個合格的OP，其善于獲得業務信息并有效地加以運用是首要標準。對實施報價的OP而言，業務信息是指對所報價地區的所有與旅游相關資源的認識和把握。如對酒店，不僅要明確所有不同時期的價格，還需要掌握區域、社情、房況、保安、車位、早（正）餐等等細節。對用車，不僅要明確價格，更要通曉車型、配置、車況、駕駛員自然情況以及偏遠線路的停過費用、準確的移動里程等等細節。同理，還包括餐飲、景點（門票）、導游等重要要素。在以上要素中，信息動態的掌控最為關鍵。因為以上諸要素經常隨淡旺季節、重大活動、政府行為等影響發生變化，所以要求從事報價的人員，對動態信息必須刻意跟蹤“如影相隨”。

2.熟練的操控能力

OP熟練的操控能力是取得對方信任的關鍵。首先是熟練的對應。境外不同國家（地區），以及國內廣東、北京、華東、上海、西安等地區的詢價方式各不相同，“討價還價”也有很大差別。OP要有“見人下菜碟”的本事，既要熟悉不同國家、地區的詢價特征，又要了解對方OP處事的個性，還要有針對性的實施不同的報價策略。其次，熟練的操控還表現在：快速瀏覽詢價——快速捕捉詢價要點——快速表達報價特色——快速形成報價文本——快速傳遞報價信息。關鍵是快，反應快、應對快、行文快、且流暢，決不因微小的失誤導致“信任”的丟失；第三是應變自如。面對詢價中形色不同的要求，需要OP在報價中向對方提供多樣化的選擇。比如同樣線路多樣的變化，不同星級住宿的組合，各種交通方式的遴選以及以降低直觀價格為目的的報價組合等。

3.合理的行程配置

報價中的行程敘述是僅次于價格表達的另一大重點。行程敘述在早先的（現在有些對境外報價仍采用）報價中，分為三部分：

A、日程——每天游覽景點、停靠點、用餐地點等；

B、行程——每天移動距離、交通工具、抵離時刻、購物點、下榻酒店等；

C、特殊安排——風味餐、娛樂項目、語言導游、另類標準、特殊細節等；

從中不難看出，行（日）程（現如今業已合并表達，無妨）在報價中的地位。實踐中經常聽到這樣的抱怨：為什么對方總嫌我的價格高，而不仔細看看我的行程呢？原因大多在于，沒有對所報價的行程做認真的再創作，或忽視了行程配置的文字表達。通常，盡量詳盡的行程是推導出最終價格的關鍵，組團社中成熟的OP僅憑地接社的行程敘述，可以概要的獲取N多信息，同時給予地接社的報價以客觀的認同。盡管編排行程（即使組團社反報行程，也要再創作）有N多規律可供遵循，但動腦子與不動腦子是有很大差別的。因此，如果說學會打電話是作計調的基本功，那么，學會排行程則是作好報價的首要條件。千萬不要忽視這一環節，更不要“蘿卜快了不洗泥”或干脆在對方的詢價上手寫報價傳過去。這是個專業素質問題。

4.切實的價格水平

報價的態度要謙恭，體現在價格上要謹慎、切實。價格是報價諸要素中最為核心的要素。

通常，旅行社報價的價格構成采用“加成定價法”，但在規則之外又有許多變數（各莊都有許多高招）。關鍵要把握以上闡述的內容，把盡可能多的信息、資源、同行價位、市面行情以及相關的函數關系加以整合，核算出“貼心”的價位，從而反映出地接社總體報價業務的水平。說者容易，做起來恐怕要有幾年的修煉。

5.優惠的結付辦法

在報價后注明結算辦法，是吸引對方的重要細節。通常，組團社在出團前的平均收款都在90％以上。要求組團社全額現付，原本是再正常不過的事情，但時下需要區別以下幾種情況：

A、對方做一級銷售，直接向（團體）直客收取費用；

B、對方做一級銷售，直接向（散客）直客收取費用；

C、對方做批發銷售，直接向零售商收取費用；

D、對方做異地二級銷售，直接向異地一級銷售收取費用。

實踐中，在向對方申明結算辦法時，一定要注意針對不同的客戶組，提出不同的、有利于雙方的結算辦法。如：對于A/B類，原則上要求全額現付，如果是協議單位，則要根據批量大小、淡旺季節以及自身的墊付能力等情況，在堅守協議的基礎上做出適當讓步。對于C/D類，原則上要求全額現付，但要注意，一定要體諒對方也有一個結算周期。可以要求對方現付或預付“大交通”或定額百分比費用，余款待“團后結清”。操作中，除了要把握以上原則，還要注意區別對方是否系列團/專列（包機）團等情況，待確認后，再提出進一步的優惠辦法。一般來講，影響組團社現付團款有幾種原因：A、擔心接待質量；B、需要以該團款用于周轉；C、財務關系復雜（機構龐大、運轉效率低）等。因此，地接社應多從組團社立場出發，盡量體諒和寬容對方的難處（不討論`惡意`問題）。誠然，對于地接社來說，收款（到款率）既是衡量業務部門的硬指標，同時又是降低財務風險、確保企業利益的重中之重，因此，把握一個令雙方都能接受的結算辦法，看似簡單，實則包含了業務人員的責任心，反映了一家旅行社應變市場的能力和自身的（墊付）實力。

6.完備的應急聯絡

一份完備的報價中，在最后部分應特別注明應急聯絡，它包括：A、辦公通訊方式；B、24小時不間斷應急方式；C、必要時提供報價中所列下榻酒店、餐廳、景點聯絡方式等。打個比方，一旦雙方形成詢、報價關系，就如同鐵鏈拴住了兩頭，如果拴住兩頭的不是鐵鏈而是線頭，如下班、關機（可能是電池）那就慘了。其實，很少有人會故意犯這種低級錯誤。我有一個北京朋友，從業15年，從來不乘地鐵，她耽心“暫時無法接通”。一個好的、稱職的OP，恨不得把手機芯片植入大腦，他（她）們把隨身攜帶的通訊錄看的僅次于生命。請相信，“暫時無法接通”、“暫時無人接聽”，一般都是意外。因此，在作業中交代完備的應急聯絡，不僅是程序要求，更是取得對方信任、令對方感到“可靠”的前提。其實，作團與做人的原則是一樣一樣的。

（三）好的報價取決于內涵表達

編制一份好的報價，除了必須具備以上基本要素，還要在內涵上作刻意的表達，這種表達可以是廣義的報價：

1、細節表達。

一份好報價可以水靈靈的站起來。同樣的Word文本，簡潔又不失完備，豐滿又不乏靈性，全面又不至臃塞，嚴謹又飽含親切，字里行間透著關懷、體貼。“這樣的要求算不算太高”？高，不僅高而且太“渺”。但仔細想想，人類文明的延展是由人類自身的溝通成就的，在PC和Internet之前靠的就是書信往來。試想，將你原本娓娓道來的感覺放在紙上，把那些枯燥的行程敘述用“走過??；攀上??；穿越??；觀賞??；享用??；然后于??.入夢”串起來，相信，你的詢價方起碼會說：哇，你的報價好有意思耶。話又說回來，我們

不能以此作為要求，可能不切實際，更不能作為衡量作業質量的標準（何況忙的時候有忙時的心境）。但是，具備精益求精、不斷創意的職業心態絕對是必要的。按照這樣的要求約束自己的作業，至少要比過去做的出“彩”。細節體現關懷，不僅是文字的修飾，還包括：根據客源地的風俗安排餐飲；根據團型調整觀光時間和移動距離等。總之，體現用功、在意、貼心、細致，首先在紙上折射接待水平。

2、謹慎承諾

謹慎承諾不是小心翼翼、慎之又慎，而是實事求是的放膽承諾。通常，由于旅行社在產業鏈中的位置，決定了企業必然受到上游或下游行業的制約。特別對于地接社，在提供6大要素的保障中，因為N多因素的影響，任意環節都可能是薄弱的、致命的。因此，在給予組團社的承諾時，既要實事求是的講明如：“旺季”、“調價”、“不可預見”等情況，同時又要“明目張膽”的承諾。例如火車（機、船）票務保障，事實上，“票”本身并不會因為企業的規模大小或青睞有加，或偶然惠顧，“從來確保萬無一失”只是旅行社的一個“夢”。誰都會有“走麥城”或“走過麥城”的時候。關鍵時刻，拼的是處置能力，是出了問題敢于負責，是“賠的起”膽色和實力。承諾，恐怕還不足以在報價中（紙面上）表達。這部分還需要通過語音（甚至零距離）與對方作完整的交流。當然最重要的是，承諾的可信度要靠平時的誠信積分來奠定。所謂承諾，就要兌現，失信則如“剝了皮的狗”。因此，承諾要謹慎，但要放膽。此為切切。

3、合作誠意

在報價的通篇中，付諸合作誠意，令對方看到你“捧出的心”，是報價的終極目的。當今旅行社業的合作早就不再囿于團來團往、帳款兩清的商業交際。旅行社的不同在于“信任”，在于“交給你可以放心睡覺”（雖然不是商場特例，但十分突出）。報價中反映的“合作誠意”，傳達給對方大約有兩層含義：一是“我誠心誠意的要做你的團”，因為我要“養家糊口”；二是“我誠心誠意的要讓你掙錢”，因為沒你就沒我。具體表達中，一忌“亂開價”，一定要留給組團社利潤空間；二忌“沒商量”，一定要設身處地為組團社著想；三忌“不作為”，一定要用心呵護對方的詢價。作為組團社，應該尊重地接社的“合作誠意”，不要錯把對方的委婉、呵護、禮遇和退讓當作砍價的薄弱環節，反之，時間長了，會讓雙方都感到“好棘手”，變成一種施乞關系就可悲了。“合作”的目的是雙贏，但不僅僅意味著雙方只為眼前利益。“誠意”是尊重，對對方，對前景，對共同謀生的職業。“合作誠意”實際是一種追求共生的境界。

二、報價單需要地接社做的文章是很多的

1、往返大交通還是區間交通，甚至包括景點間的交通，在行程上最好標明班次、出發和抵達時間；交通的票價最好有所體現，如果能做到列出不同鋪位的價格最好。

2、景點上標明價格，包括對內對外價格，以及景區中需自費的小景點的票價，還要標明景點游覽時間，至于具體的游覽路線也最好要有體現。而象上海東方明珠、海南博鰲水城這樣的觀外景的景點也要注明景點價格為好。

3、用餐上一般沒有多少可說的，但需要針對的不同地方的游客設計不同口味的菜式，這一點報價單在也要有所體現。

4、住宿中，除了一本正經的說明房差之外，每晚住宿的位置、星級或賓館新舊應該體現出來。

5、線路的綜合推介，地接社設計的每條線路，都應有所指向或特色，把這些在報價單上特別宣傳，說明設計主旨。

6、標明該線路價格的有效時間。

7、做為地接報價單，建議引入承諾制，尤其是組團社關心的旅游質量的承諾，諸如：承諾日均進店不超1個；承諾無強制消費等。

（二）計調必備的知識和工具篇

在目前的旅行社經營格局了，計調成了旅行社經營管理的核心崗位，也成了基本崗位。計調的好壞直接決定著旅行社的經營管理水平，也決定著旅行社的利潤標準和服務質量，如此關鍵的一個崗位，可悲的是我國目前的旅游行業卻沒有給這個關鍵崗位給予認證和規范。在具體操作里也沒有工作優劣的一個衡量標準，更可悲的是只要說在旅行社工作，別人一般都只知道是導游。任何一個大的行業或全國性的一個企業都會對于它的每一個崗位制定嚴格的崗位規范，否則不可能實行跨地區的管理。

一、計調的分工和定義

組團型計調、接待型計調、專線型計調、散客性計調

二、計調的知識儲備和信息儲備

（一）知識儲備

1、一個合格的計調應該熟悉各項旅游法規，包括《旅行社管理條例》《導游管理條例》以及合同方面的法規以及酒店管理、以及車輛運輸、航空法規等相關行業的法律法規。

2、應該有較強的文擋處理知識，其中包括電腦辦公自動化軟件和簡單的圖形處理軟件，以后肯定會加上熟練使用旅行社各種經營管理軟件（個別崗位還應該要求具有網頁制作和其他網絡操作能力）也包括一些檔案制作和編制能力。

3、交際和溝通知識的儲備：旅游是個與人打交道的行業，如果沒有良好的溝通能力，不通曉一般的禮儀常識是不行的，如果可以類似于保險行業進行專門針對性學習和培訓，那么就會有更好的效果。包括細致從電話接聽，到團隊完畢后回訪，指定一個標準的程式，嚴格執行。

（二）信息儲備

不同的計調就不同的分工，但是必須根據分工需要進行有大量的信息儲備

組團性計調信息儲備

1、組團型計調必須了解各條線路的價格，成本，特點以及可以影響這些因素的原因，還有各條線路的變化和趨勢。初入門的這種類型的計調，建議最好從全陪做起，而且要時常調閱本社團隊的卷宗，了解各條線路和各地接社的信息反饋，編寫各條線路地接社的反饋總結，同時了解客戶情況，對于自己所在的區域市場建立熟悉的人際關系，多渠道的了解客戶信息。

2、組團型計調必須要有一種以客戶為中心，滿足客戶需要的理念，成為客戶的朋友。（如何培訓和規范這方面的能力還想聽聽大家的意見）。

3、定期，每天查閱傳真和信息，在報價前再次落實核準價格，行程，標準，所含內容在簽定合同前提前通知地接社作好準備。

4、規范確認文件，在確認件中必須要同時具有到達時間，行程安排，入住酒店的標準，景點情況，餐標，車輛標準，導游要求、可能產生的自費情況。建議必須細致到車型、車齡、酒店名稱，還有可變化情況和變化后程序和責任情況。

5、熟悉導游情況，了解每個導游的年齡、外型、學歷、反饋、性格、特點、責任心、平常心，并了解社內導游的安排情況，以便做出針對客戶作出最合適的導游安排。

地接型計調信息儲備

熟悉所有接待區和周邊可利用地方的賓館，車輛，導游、景區、景點情況

1、車輛細致到車齡、車型、車況、駕駛員特點、車屬公司的情況，經營者的特點，經營狀況的好壞，事故的處理能力。各種行程和季節不同的車費和每條線路車輛所需要的油費、過路費以及該車所需要按月交納的規費管理費的基本情況，以及每趟次可能產生自費購物收入的下限和平均情況。

2、賓館細致到位置、星級、硬件標準，軟件管理水平、同級的競爭情況，經營情況，

經營者的特點，以及經營狀況還有溝通和討價還價的能力，還有各賓館各季節的價格及變化情況。

3、了解地接范圍內所有的景區，景點的門票、折扣情況，自費景點、索道的價格、資源品位、以及特點，尤其要關注不同客源地客人對該景點的評價。

4、熟悉本社導游的管理方法、熟悉本社導游每一個的導游的年齡、外型、學歷、質量反饋、性格、作業特點、責任心、平常心、金錢觀念、突發事故的處理能力，適合的團型，并了解社內導游的安排情況，以便做出針對客戶作出最合適的導游安排。

5、熟悉本社的競爭環境，盡可能多的了解競爭對手的特點、報價、操作方式、優勢和劣勢。

6、熟悉和本社相關線路或者是合作，連動線路的特點，下站或上站的操作情況，合作社特點，競爭情況，通常報價內容，浮動狀況。

7、熟悉所有客源情況以及客源地的旅行社狀況，特點，競爭情況以及信用程度。

專線性計調

1、他首先必須要熟悉自己所負責專線的航班、航空公司，以及航空公司的營銷及相關工作人員，有時候一家旅行社或者專線辦事處在大交通上所取得的優勢能夠讓公司在最短的時間內獲得最大的利潤。如何進一步的建立、發揮自己公司的公關資源是它必須要面對和解決的問題，也是一個優秀計調的試金石。

2、他必須熟悉自己所負責線路的賓館，車輛、景區情況和對應接待導游的情況，這些情況的了解應該不會遜色于一個接待型的計調。

3、要了解自己所在的市場情況，也就是客戶來源，通常面對的是組團社，每個區域市場的組團情況，組團社的能力、信譽，負責人，計調實力和要求。以及資金信用情況，以及自己長期合作團隊數量、質量。盡可能的要求全部了解。這樣你能在矛盾時作出準確的判斷。確定自己的需求方向。

4、要了解自己的競爭狀況，與自己雷同和類似的競爭對手計調優勢，實力，營銷優勢，誠信狀況，以及溝通和合作能力。盡可能和他們保持一種既競爭又友好的狀態。

5、了解自己的財務狀況，包括墊支和資金回籠，一個只知道做團不知道收錢的旅行社不會有好的效益的。

6、了解自己專線的時間和季節變化情況下的團隊量，能夠合適的安排時間進行系統銷售，通過走訪了解自己客戶需要和市場潛力。并儲備客戶資料，包括一些負責人的性格、愛好，實力、特點等等。

散客性計調大部分情況分為兩種

第一種為辦事處或專線，在控制機票后以散客拼團為主要工作任務的計調。

這種計調他的信息儲備因該大致和專線計調相同，但更多的是需要一種細致和不厭其煩。通常是專線計調的一種成長途徑。一般優秀的散客計調都是經理，他們不僅要能力敏銳的判斷出不同時期、不同季節的散客出行量。而且還能夠準確的預測并控制航班機位或者是車輛數量，做到既能夠吃得飽，又不至于噎著

另外一種大部分屬于組團社的營業員性的。

他們因為工作的需要又有著不同的要求：

1、熟悉各條線路的價格及價格變化、團隊計劃，特點、問題所在、線路缺點。需要提醒或注意的地方。

2、熟悉規范確認文件，在確認件中必須要同時具有到達時間，行程安排，入住酒店的標準，景點情況，餐標，車輛標準，導游要求、可能產生的自費情況。建議必須細致到車型、車齡、酒店名稱，還有可變化情況和變化后程序和責任情況。

3、熟悉旅游合同和細節以及注意事項和責任條款有可能產生的后果以及經常產生爭議

的結。

4、熟悉旅游意外險、責任險，航空保險的責任條款以及相關手續和辦理辦法，以及理賠的方式和程序。

（三）地接計調作業規程篇

一、報價

根據對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應價格信息（報價）；

二、計劃登錄

接到組團社書面預報計劃 ，將團號、人數、國籍、抵/離機（車）、時間等相關信息登錄在當月團隊動態表中。如遇對方口頭預報，必須請求對方以書面方式補發計劃，或在我方確認書上加蓋對方業務專用章并由經手人簽名，回傳作為確認件；

三、編制團隊動態表

編制接待計劃，將人數、陪同數、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態表》中；

四、計劃發送

向各有關單位發送計劃書，逐一落實。

1、用房：根據團隊人數、要求，以傳真方式向協議酒店或指定酒店發送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議酒店或指定酒店發送，并要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應及時通知組團社，經同意后調整至同級酒店。

2、用車：根據人數、要求安排用車，以傳真方式向協議車隊發送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議車隊發送，并要求對方書面確認。

3、用餐：根據團隊人數、要求，以傳真或電話通知向協議餐廳發送《訂餐計劃書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議餐廳發送，并要求對方書面確認。

4、地接社：以傳真方式向協議地接社發送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協議地接社發送，并要求對方書面確認。

5、返程交通：仔細落實并核對計劃，向票務人員下達《訂票通知單》，注明團號、人數、航班(車次)、用票時間、票別、票量，并由經手人簽字。如遇變更，及時通知票務人員。

五、計劃確認

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式發送至組團社并確認組團社收到。

六、編制概算

編制團隊《概算單》。注明現付費用、用途。送財務部經理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經理審核簽字，報總經理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務部領取借款。

七、下達計劃

編制《接待計劃》及附件。由計調人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導游人員領取計劃及附件。附件包括：名單表、向協議單位提供的加蓋作業章的公司結算單、導游人員填寫的《陪同報告書》、游客（全陪）填寫的《質量反饋單》、需要現付的現金等，票款當面點清并由導游人員簽收。

八、編制結算

填制公司《團隊結算單》，經審核后加蓋公司財務專用章。于團隊抵達前將結算單傳真至組團社，催收。

九、報帳

團隊行程結束，通知導游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質量反饋單》、原始票據等及時向部門計調人員報帳。計調人員詳細審核導游填寫的《陪同報告書》，以此為據填制該《團費用小結單》及《決算單》，交部門經理審核簽字后，交財務部并由財務部經理審核簽字，總經理簽字，向財務部報帳。

十、登帳

部門將涉及到該團的協議單位的相關款項及時登錄到《團隊費用往來明細表》中，以便核對。

十一、歸檔

整理該團的原始資料，每月底將該月團隊資料登記存檔，以備查詢。

（四）計調工作“五化”法

計調是旅行社完成地接、落實發團計劃的總調度、總指揮、總設計。“事無巨細，大權在握”，具有較強的專業性、自主性、靈活性。如果說“外聯”是辛勤的采購員，那么計調就是“烹飪大師”，經他們的巧手要把“酸、甜、苦、麻、辣、咸”的不同滋味調制出來以滿足不同團隊的“口味”，確實需要一定的技巧。計調人員提高工作效率、避免差錯應注意以下幾個方面的問題。

一、人性化

計調人員在講話和接電話時應客氣、禮貌、謙虛、簡潔、利索、大方、善解人意、體貼對方，養成使用“多關照”、“馬上辦”、“請放心”、“多合作”等“謙詞”的習慣，給人親密無間，春風拂面之感。每個電話，每個確認，每個報價，每個說明都要充滿感情，以體現你合作的誠意，表達你作業的信心，顯示你準備的實力。書寫信函、公文要規范化，字面要干凈利落、清楚漂亮，簡明扼要、準確鮮明，以贏得對方的好感，以換取對方的信任與合作，一個優秀的計調人員，一定是這個旅行社多彩“窗口”的展示，它像“花蕊”一樣吸引四處的“蜜蜂”紛至沓來。

二、條理化

計調人員一定要細致地閱讀對方發來的接待計劃，重點是人數、用房數，有否自然單間，小孩是否占床；抵達大交通的準確時間和抵達口岸，核查中發現問題及時通知對方，迅速進行更改。此外，還要看看人員中有否少數民族，或宗教信徒，飲食上有無特殊要求，以便提前通知餐廳；如果發現有在本地過生日的游客，記得要送他一個生日蛋糕以表慶賀。如人數有增減，要及時進行車輛調換。條理化是規范化的核心，是標準化的前奏曲，是程序化的基礎。

三、周到化

“5定”(定房、定票、定車、定導游員、定餐)是計調人員的主要任務。盡管事物繁雜繚亂，但計調人員頭腦必須時刻清醒，逐項落實。這很像火車貨運段編組站，編不好，就要“穿幫”、“撞車”，甚至“脫節”。俗話說：“好記性不如爛筆頭”。要做到耐心周到，還要注意兩個字。第一個字是“快”，答復對方問題不可超過24小時，能解決的馬上解決，解決問題的速度往往代表旅行社的作業水平，一定要爭分奪秒，快速行動。第二個字是“準”，即準確無誤，一板一眼，說到做到，“不放空炮”，不變化無常。回答對方的詢問，要用肯定詞語，行還是不行，“行”怎么辦？“不行”怎么辦？不能模棱兩可，是似而非。

四、多樣化

組一個團不容易，往往價格要低質量要好，計調人員在其中往往發揮很大作用。因此，計調人員要對地接線路多備幾套不同的價格方案，以適應不同游客的需求，同時留下取得合理利潤的空間。同客戶“討價還價”是計調人員的家常便飯。有多套方案，多種手段，計調就能在“變數”中求得成功，不能固守“一個打法”，方案要多、要細、要全，你才可“兵來將擋，水來土掩”，縱然千變萬化，我有一定之規。

五、知識化

計調人員即要具有正常作業的常規手段，還要善于學習，肯于鉆研，及時掌握不斷變化的新動態，新信息，以提高作業水平，肯下工夫學習新的工作方法，不斷進行“自我充電”，以求更高、更快、更準、更強。如要掌握賓館飯店上下浮動的價位；海陸空價格的調整，航班的變化；本地新景點，新線路的情況，不能靠“聽人家說”，也不能靠電話問，應注重實地考察，只有掌握詳細、準確的一手材料，才能沉著應戰、對答如流，保證作業迅速流暢。計調人員不僅要“埋頭拉車”，也要“抬頭看路”，要先學一步，快學一步，早學一步，以豐富的知識武裝自己，以最快的速度從各種渠道獲得最新的資訊，并付諸研究運用，才可以“春江水暖鴨先知”。虛心苦學、知識化運作其實是最大的竅門。