計調(diào)的工作流程

2024年2月24日發(fā)(作者：真理誕生于一百個問號之后)

計調(diào)的工作流程

一、報價：

根據(jù)對方詢價編排線路，以《報價單》提供相應(yīng)價格信息（報價）；

二、計劃登錄：

接到組團社書面預(yù)報計劃 ，將團號、人數(shù)、國籍、抵/離機（車）、時間等相關(guān)信息登錄在當月團隊動態(tài)表中。如遇對方口頭預(yù)報，必須請求對方以書面方式補發(fā)計劃，或在我方確認書上加蓋對方業(yè)務(wù)專用章并由經(jīng)手人簽名，回傳作為確認件；

三、編制團隊動態(tài)表：

編制接待計劃，將人數(shù)、陪同數(shù)、抵/離航班(車)、時間、住宿酒店、餐廳、參觀景點、地接旅行社、接團時間及地點、其他特殊要求等逐一登記在《團隊動態(tài)表》中；

四、計劃發(fā)送：

向各有關(guān)單位發(fā)送計劃書，逐一落實。

1、用房：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送《訂房計劃書》并要求對方書面確認。如遇人數(shù)變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議酒店或指定酒店發(fā)送，并要求對方書面確認；如遇酒店無法接待，應(yīng)及時通知組團社，經(jīng)同意后調(diào)整至同級酒店。

2、用車：根據(jù)人數(shù)、要求安排用車，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送《訂車計劃書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議車隊發(fā)送，并要求對方書面確認。

3、用餐：根據(jù)團隊人數(shù)、要求，以傳真或電話通知向協(xié)議餐廳發(fā)送《訂餐計劃書》。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議餐廳發(fā)送，并要求對方書面確認。

4、地接社：以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送《團隊接待通知書》并要求對方書面確認。如遇變更，及時做出《更改件》，以傳真方式向協(xié)議地接社發(fā)送，并要求對方書面確認。

5、返程交通：仔細落實并核對計劃，向票務(wù)人員下達《訂票通知單》，注明團號、人數(shù)、航班(車次)、用票時間、票別、票量，并由經(jīng)手人簽字。如遇變更，及時通知票務(wù)人員。

五、計劃確認：

逐一落實完畢后（或同時），編制接待《確認書》，加蓋確認章，以傳真方式發(fā)送至組團社并確認組團社收到。

六、編制概算：

編制團隊《概算單》。注明現(xiàn)付費用、用途。送財務(wù)部經(jīng)理審核，填寫《借款單》，與《概算單》一并交部門經(jīng)理審核簽字，報總經(jīng)理簽字后，憑《概算單》、《接待計劃》、《借款單》向財務(wù)部領(lǐng)取借款。

七、下達計劃：

編制《接待計劃》及附件。由計調(diào)人員簽字并加蓋團隊計劃專用章。通知導(dǎo)游人員領(lǐng)取計劃及附件。附件包括：名單表、向協(xié)議單位提供的加蓋作業(yè)章的公司結(jié)算單、導(dǎo)游人員填寫的《陪同報告書》、游客（全陪）填寫的《質(zhì)量反饋單》、需要現(xiàn)付的現(xiàn)金等，票款當面點清并由導(dǎo)游人員簽收。

八、編制結(jié)算：

填制公司《團隊結(jié)算單》，經(jīng)審核后加蓋公司財務(wù)專用章。于團隊抵達前將結(jié)算單傳真至組團社，催收。

九、報帳：

團隊行程結(jié)束，通知導(dǎo)游員憑《接待計劃》、《陪同報告書》、《質(zhì)量反饋單》、原始票據(jù)等及時向部門計調(diào)人員報帳。計調(diào)人員詳細審核導(dǎo)游填寫的《陪同報告書》，以此為據(jù)填制該《團費用小結(jié)單》及《決算單》，交部門經(jīng)理審核簽字后，交財務(wù)部并由財務(wù)部經(jīng)理審核簽字，總經(jīng)理簽字，向財務(wù)部報帳。

機票

火車、船票

策劃/設(shè)計產(chǎn)品

向協(xié)作單位詢價

核價包裝產(chǎn)品

編制團號，制定出團計劃

通過媒體、外聯(lián)、門市各種渠道銷售

確定出團人數(shù)、落實交通

向接待社發(fā)傳真，確認最終行程及結(jié)算方式

等待接待社回傳確認出團事項

派發(fā)陪同、導(dǎo)游、出團通知書

跟蹤團隊

審核報賬單據(jù)

交主管審核簽字，交財務(wù)報賬

團隊結(jié)束歸檔，跟蹤回訪

根據(jù)產(chǎn)品銷售情況進行調(diào)整

接待社

審核

回傳、確認

計調(diào)操作流程圖

國內(nèi)組團計調(diào)短線操作流程圖

收集同業(yè)同類信息 制作產(chǎn)品包裝/核價 收集景區(qū)同類信息

向本地同行發(fā)傳真 媒體宣傳 直銷客戶

同行網(wǎng)上銷售 境外旅游團/中轉(zhuǎn) 家屬內(nèi)部人員/老顧客 散客

報名簽合同

交款備案 OP計調(diào)操作 審核合同/資料

計調(diào)向協(xié)辦單位詢價

火車/船 酒店 汽車隊 景點 協(xié)作社 審核 回傳確認 出團準備

酒店名稱團隊價格結(jié)算方式 向?qū)в伟l(fā)行程單、反饋單、各處簽單、旅游行程表導(dǎo)游日記

落實車型、步行、行李箱、座位

審核、導(dǎo)游領(lǐng)款、導(dǎo)游旗、喇叭

團隊進行中

導(dǎo)游交回行程單、反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、旅游行程表、導(dǎo)游日記

計調(diào)審核導(dǎo)游報賬單據(jù)，收回導(dǎo)游旗、喇叭

主管審核簽字、交財務(wù)報賬

團隊結(jié)束、資料歸檔

接待計調(diào)操作流程圖

接組團社詢價計劃

機票 火車/船票 酒店 餐廳 景點 審核

回傳確認 接組團社團隊確認傳真 向組團社報價

落實機/車/船票

接團準備

落實旅游車型、座位、行李箱

向?qū)в闻沙鰣F通知書、各處簽單、反饋單 跟蹤團隊

審核、領(lǐng)款 審核導(dǎo)游報賬單據(jù)

導(dǎo)游交回反饋單、各處簽單（副聯(lián)）、導(dǎo)游日記

主管審核簽字、交財務(wù)報賬

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團隊結(jié)束歸檔