人力資源共享服務中心下人事檔案管理探究

2024年4月1日發(作者：愛要大聲說出來)

人力資源共享服務中心下人事檔案管理探究

發布時間：2022-01-05T09:12:11.249Z 來源：《中國科技人才》2021年第23期 作者： 廖健

[導讀] 隨著信息化的發展，人力資源共享服務中心下人事檔案管理，也將趨向升級變革，通過統一標準服務、規模化的高效處理流程，讓

專業的人員解決事務性工作，實現人事檔案管理從事務性到戰略型轉變。

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【摘要】 隨著信息化的發展，人力資源共享服務中心下人事檔案管理，也將趨向升級變革，通過統一標準服務、規模化的高效處理流

程，讓專業的人員解決事務性工作，實現人事檔案管理從事務性到戰略型轉變。本文分析了人力資源共享服務中心下人事檔案共享服務的

內容，闡述了人事檔案共享服務遇到管理的困難和挑戰，構建了基于人力資源共享服務中心下人事檔案管理模式，為建設人力資源共享服

務中心下人事檔案管理提供一些建議。

【關鍵字】人力資源共享服務中心；人事檔案；數字化

本世紀以來，隨著經濟與信息技術的飛速發展，許多大型企業開始探索利用信息技術促進人力資源共享，即創建人力資源共享服務中心。

人力資源共享服務中心按照管理和辦理分離的原則將企業事務性、重復性的業務整合到一個新的服務中心，從而提供統一標準的專業服

務，以提高運行效率。人力資源共享服務中心建立后，原有的人事檔案管理機制已不能滿足檔案資料大集中的需要，人工管理檔案效率極

低，無法適應創建人力資源共享服務中心后在短時間內大量的調入、調出等調檔需求，及查借閱的需求。為此本文研究人力資源共享服務

中心下人事檔案管理創新的管理模式，以降低管理成本、加強管控、規避風險。

一、建立人事檔案共享服務建設的必要性

人力資源共享服務中心將企業人力資源事務性的業務整合，為企業提供高效的專業服務。人力資源共享服務中心下人事檔案管理，可

以將許多檔案重復性的事務性工作進行有效地歸納與整理，依靠服務規模消除人事檔案部分重復而繁瑣的工作，通過標準化的流程不斷提

升人力資源服務質量。人力資源共享服務中心的建設實施將改變了傳統分散型的人事檔案管理環境。建立人事檔案共享服務，利用信息化

手段進行跨地區的集中管理，整合各單位的資源成為必然。

二、人力資源共享服務中心下人事檔案管理的難點

隨著人力資源共享服務中心的建設實施，人力資源其他業務的集中與共享服務，將改變傳統分散型人事檔案的管理環境。人事檔案應

統一保管在服務中心所在地，但這樣要求人力資源共享服務中心屬地要有相當規模的人事檔案中心，能夠為各單位保管大量人事檔案，要

求共享中心有足夠專業人員和充足的良好設備。此外，現時人事檔案管理不能滿足對人事檔案信息化建設的需求，如查 檔受時間、空間的

限制，查人事檔案材料必須在工作時間到檔案室，這對人力資源共享服務中心下的人事檔案管理了提出挑戰。共享中心下的人事檔案管理

在檔案信息存儲、利用以及管理系統等方面必須創造較好的條件才能滿足各地對檔案查借閱的要求。因此，目前人事檔案管理在儲存環境

建設、制度建設、軟件技術、安全性和信息共享等軟硬件建設存在的諸多問題困難和挑戰。

三、人力資源共享服務中心下人事檔案管理的模式建議

根據人事檔案管理自身的特點，采取分三個階段實現。

（一）第一試點階段。在不具備數字化系統的基礎上，可選擇距人力資源共享服務中心所在地較近的地市單位開始。以現場遷移的方

式，首先整合縣區局人事檔案到地市局。人事檔案共享服務中心培養或業務外包，由受培訓專業人員到各共享服務中心分點進行統一標準

化、流程化服務。這階段實現“小集中”管理，試點共享服務中心下人事檔案管理存在問題。

（二）第二推廣階段。建立數字化平臺后，共享平臺統一管理人員檔案、員工薪酬、校園招聘、考勤管理、人員培訓、職稱評審、技

能鑒定等，所有審批事宜系統中自動流轉，實現以系統承載影像關聯，人事檔案材料分類歸檔。其次，對流程進行標準化改造和提升。在

這階段根據新時勢重點對管理流程的梳理，形成相關流程的標準化和程序化內容，為加速標準化、專業化運作，提高效率、降低綜合成本

作好鋪墊。

（三）第三成熟階段。這個階段由于各方面完善，逐步實現對人事檔案業務進行大集中管理，強化服務共享中心對相關業務的內部管

控及風險防范，共享中心可以站在更高的層面，有效協調企業內部組織之間的關系，整合整體資源，推進人事檔案管控服務一體化建設。

四、人力資源共享服務中心下人事檔案管理的完善建議

（一）建設統一的人事檔案數字化管理平臺。

人力資源共享服務中心的建立，將促使人事檔案管理也趨向集中管理，大量材料寄送和信息存儲要求建設統一的人事檔案標準化、數

字化處理平臺。人事檔案數字化管理平臺是可通過掃描紙質檔案轉變為電子檔案存貯在管理平臺，在線實現日常查借閱工作，簡化紙質檔

案查借閱手續，減少重復歸檔工作，實現內部人事檔案信息資源異地共享，為組織、人事部門業務管理提供必要的信息服務。

人力資源共享服務中心下人事檔案管理，建立先進的數字化管理平臺，提高管理的效率，是實現人事檔案信息的數字化管理必然趨

勢。建設統一的人事檔案數字化管理平臺是實現人事檔案信息接收、檔案材料傳遞、存儲和共享的一體化的基礎，使檔案信息先集中再高

度共享，讓企事業單位的人事檔案的能夠實現權限范圍內上下級、同級資源共享，讓管理工作更加快速、高效、科學，大大節省類似因人

員內部調動產生的人事檔案傳遞工作。

（二）建立適應新標準人事檔案的管理制度。

建立完善人事檔案的存儲、歸檔等管理制度。共享服務中心的建設必須結合當前的檔案管理規模，目前人事檔案管理未形成規范的制

度。實施共享中心建設后，應加強這一管理制度體系的建立。根據國家檔案局的標準，建立先進的保管制度，制定人事信息檔案的安全保

密制度，防止數據庫的丟失、破壞 和泄密，最終實現人事檔案的規范化管理。

（三）培養合格的人事檔案專業人員。

建立專業的人事檔案業務人員隊伍。人事檔案業務人員要受到專業教育和培訓，統一入庫標準。共享服務中心人才隊伍既要有檔案專

業理論基礎，也有實踐操作技能。隨著信息化發展，既要掌握傳統紙質檔案保管利用的操作業務，還需掌握兼顧信息化、數字化等方面工

作。在人事檔案共享服務中心建立前期過度階段，由于場地限制，暫無法大統一的情況下，可挑選各地市設置人事檔案共享服務中心分

點，實行先將縣級檔案統一到地市。人事檔案共享服務中心培養專業的人事檔案業務人員隊伍，到各共享服務中心分點進行統一標準化、

流程化服務。

（四）建立監督機制，加強管理的風險控制

隨著人力資源共享服務中心的建立，必將屬原單位管理體系下的人事檔案崗位進一步縮減，而各種紙質檔案的真實性鑒別，相關掃描

資料的一致性將受到挑戰。如何防范這些進入共享服務中心的外部風險，將成為其建立后新的風險防范內容。為此，必須建立監督機制，

對人事檔案材料在內部流轉加工處理過程進行監督，在檔案的生成、工作流轉等環節增加核查。人事檔案共享服務中心建立，實物材料可

由業務發生地直接郵遞到省共享中心檔案室歸檔，實現點到點傳遞，進一步完善傳遞閉環流程監管。

五、總結

人力資源共享服務中心下的人事檔案管理是將分散的檔案事務性工作和專業化的業務操作集中到共享中心進行處理，實現跨地區、統

一標準化管理和服務的過程。人事檔案的共享服務是社會發展的趨勢，也是漫長的系統工程。希望通過共享服務模式的創建，實現比較集

中、統一的標準管理流程，及有效的專業分工服務。在實現高效工作的基礎上，幫助傳統人事檔案管理剝離于事務性工作職責，做好更為

重要的業務管理角色，并最終實現管控服務一體化的人力資源共享中心，發揮人力資源管控最大效能。

參考文獻：

[1] 李春艷：《共享經濟模式下集團型企業檔案部門的發展方向》，載《檔案天地》，2019年第3期，第50-52頁

[2]陳虎，孫彥叢著.財務共享服務[M].北京：中國財政經濟出版社，2014.10