為方便 溝通 事宜

2023年12月27日發(fā)(作者：鄧慶忠)

為方便 溝通 事宜

一個(gè)組織的溝通交流效果決定了組織管理效率，在企業(yè)的經(jīng)營管理過程中，如果能做好組織溝通，對(duì)促進(jìn)企業(yè)績效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)起到事半功倍的效果。 暢通而有效的組織溝通，有利于信息在組織內(nèi)部的充分流動(dòng)和共享，有利于提高組織工作效率，有利于增強(qiáng)民主管理，促進(jìn)組織決策的科學(xué)性與合理性。

組織溝通的核心內(nèi)容就是工作交流（溝通）。

企業(yè)在經(jīng)營管理和日常事務(wù)中，由于人與人之間、部門與部門之間缺乏溝通和交流，常常會(huì)遇到一些磨擦、矛盾、沖突、誤解。積極、高效、順暢的工作溝通，可以解決上述問題。

一、工作交流的定義

工作交流，也叫工作溝通，是出于工作需要，為了達(dá)到某個(gè)工作目的而進(jìn)行的工作信息傳遞。

工作溝通可以分為正式溝通與非正式溝通。

1、正式溝通

（1）會(huì)議

包括董事會(huì)、中高層管理者例會(huì)、管理質(zhì)詢會(huì)、部門或項(xiàng)目例會(huì)、全員年會(huì)、跨部門或部門內(nèi)業(yè)務(wù)專項(xiàng)討論會(huì)、定期的員工溝通會(huì)、演講會(huì)或

辯論會(huì)等。

（2）報(bào)告

包括年、季、月、周的工作計(jì)劃與總結(jié)、各項(xiàng)工作報(bào)表（年、季、月、周、天的業(yè)績結(jié)果工作報(bào)表）、各項(xiàng)工作記錄（用于工作分析或知識(shí)積累）等。

（3）調(diào)查

包括客戶滿意度調(diào)查、市場調(diào)查、員工滿意度調(diào)查等，用于了解需求，分析不足。

（4）培訓(xùn)

包括新員工培訓(xùn)、領(lǐng)導(dǎo)者及管理者培訓(xùn)、專業(yè)培訓(xùn)、通用技能培訓(xùn)等，多以體驗(yàn)式、課堂式、交流研討會(huì)、讀書會(huì)等形式，須注重培訓(xùn)效果的鞏固與應(yīng)用。

（5）面談

包括管理者與員工進(jìn)行的一對(duì)一、一對(duì)多、或多對(duì)多的面談溝通，有效征求員工意見，反饋績效信息，激勵(lì)員工行為等。

（6）書面交流

通過管理流程制度文件發(fā)布、公司及部門文檔管理、郵件系統(tǒng)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、刊物、展板、BBS、紙質(zhì)文件批復(fù)、小紙條、內(nèi)部共享服務(wù)器等多種形式，促進(jìn)信息的內(nèi)部共享。

正式溝通有下向（downward）、上向（upward）、橫向（1ateral）、外向（outside）溝通等幾種。

正式溝通的優(yōu)點(diǎn)是：溝通效果好，比較嚴(yán)肅，約束力強(qiáng)，易于保密，可以使信息溝通保持權(quán)威性。重要的消息和文件的傳達(dá)，組織的決策等，一般都采取這種方式。其缺點(diǎn)在于，因?yàn)橐揽拷M織系統(tǒng)層層傳遞，很刻板，溝通速度很慢，此外也存在著信息失真或扭曲的可能。

在正式溝通系統(tǒng)內(nèi)，所費(fèi)時(shí)間人力甚多，而達(dá)到溝通的效果并不很大。因此，必須依賴非正式溝通以輔助正式溝通的不足。

1、 非正式溝通

是指在組織正式信息渠道之外進(jìn)行的信息交流。當(dāng)正式溝通渠道不暢通時(shí)，非正式溝通就會(huì)起到十分關(guān)鍵的作用。與正式溝通相比，非正式溝通的信息傳遞速度更快、范圍更廣，但準(zhǔn)確性比較低，有時(shí)候會(huì)對(duì)正式溝通產(chǎn)生負(fù)面影響。

非正式溝通指的是通過正式溝通渠道以外的信息交流和傳達(dá)方式。非正式溝通是非正式組織的副產(chǎn)品，它一方面滿足了員工的需求，另一方面也補(bǔ)充了正式溝通系統(tǒng)的不足。是正式溝通的有機(jī)補(bǔ)充。很多時(shí)候，決策時(shí)利用的情報(bào)大部分是由非正式信息系統(tǒng)傳遞的。

非正式溝通的內(nèi)容和形式往往是能夠事先被人知道的。它具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：(1)消息越新鮮，人們談?wù)摰木驮蕉啵?2)對(duì)人們工作有影響的人

或事，最容易引起人們的談?wù)摚?3)最為人們所熟悉的，最多為人們談?wù)摚?4)在工作中有關(guān)系的人，往往容易被牽扯到同一傳聞中去；(5)在工作上接觸多的人，最可能被牽扯到同一傳聞中去。

二、工作交流的對(duì)象

1、 和同事溝通

競合意識(shí)

首先要意識(shí)到在一個(gè)團(tuán)隊(duì)里面，同事之間是競合關(guān)系，有矛盾，有斗爭是正常的現(xiàn)象。不能期望和同事的關(guān)系像你和閨蜜關(guān)系一樣。工作是一件很正式的事情，不是逛街和過家家，公司有一定的制度需要你遵守，還有原則需要你堅(jiān)持。

大局意識(shí)

凡事要從大局出發(fā)，做到在工作中能和睦相處，不要在小事情上斤斤計(jì)較，寬容的對(duì)待他人，多為別人考慮，多做換位思考。

尊重他人

尊重每一個(gè)人。你尊重別人，別人也會(huì)尊重你，別人對(duì)你的態(tài)度取決于你對(duì)別人的態(tài)度，不要看不起任何人，多考慮下別人的感受，“己所不欲，勿施于人”，千萬不要用自己現(xiàn)實(shí)的眼光去自動(dòng)把人分成三六九等。

遠(yuǎn)離八卦

不要在背后議論人，禍從口出。你不知道哪天說的一個(gè)不經(jīng)意的壞話

就會(huì)傳到某人的耳中，有什么問題最好當(dāng)面去溝通，不要在背后去議論、誹謗別人。如果真的想議論別人的話，就說別人的好話吧，不用擔(dān)心會(huì)被他聽到。

2、 和領(lǐng)導(dǎo)溝通

走向領(lǐng)導(dǎo)

穆罕默德曾經(jīng)說過：“山不走過來，我就走向山。”對(duì)于辦公室來說，要想做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀，就要學(xué)會(huì)走向領(lǐng)導(dǎo)。但是不同的領(lǐng)導(dǎo)有著不同的性格，在同他們的溝通當(dāng)中，當(dāng)然也要因人而異。

必須做到：事前有請(qǐng)示，事中有反饋，事后有報(bào)告。

保持謙虛

大部分領(lǐng)導(dǎo)都喜歡經(jīng)常主動(dòng)請(qǐng)教他的下屬。請(qǐng)教就是表達(dá)尊重，你要尊重領(lǐng)導(dǎo)的知情權(quán)和決策權(quán)。在和領(lǐng)導(dǎo)相處的過程中，懂得時(shí)時(shí)保持謙虛。

保持距離

無論私底下你和領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系有多好，都要記住工作中，你們僅僅是工作關(guān)系，領(lǐng)導(dǎo)和員工，不要因?yàn)楹退P(guān)系好，而肆無忌憚或者違反相應(yīng)的原則。在工作交流中，要學(xué)會(huì)與領(lǐng)導(dǎo)、同事保持僅限于工作關(guān)系的距離。

3、 和客戶溝通

擺正位置

對(duì)于客戶，我們一般都是處于乙方的位置，就是客戶出錢，我們來提

供相應(yīng)的服務(wù)。在工作交流中要把自己置于乙方的位置，尊重客戶，多替客戶著想。

贏得認(rèn)可

談客戶，首先是我們?nèi)讼冉佑|客戶，先讓客戶認(rèn)可你這個(gè)人。工作交流中，要注意展示自身的素質(zhì)和專業(yè)水平，讓客戶認(rèn)可你。