業務檔案管理制度

業務檔案管理制度

第一章 總 則

第一條 為加強業務檔案管理，總結工作經驗，明確工作責任，從而提高工作質量和服

務效率，防范業務風險，根據《中華人民共和國檔案法》等有關規定，制定本制度。

第二條 業務檔案是指公司在經營中形成的以下幾類檔案資料：①商品銷售合同、軟件

使用許可合同、技術維護合同及其相關資料；②會計憑證、賬簿、報表等財務會計資料；③

業務活動的照片、錄像、錄音；④各類各級產品說明書、使用手冊、產品安裝程序等資料；

⑤各類出版社以及有關部門編印的政策法規匯編圖書資料等。

第三條 本制度所指的檔案管理是對上述各類檔案資料的分類編號、整理、歸集、查閱

使用所作出的具體規定。

第四條 檔案管理人員負責檔案的接收、歸檔、保管和提供查閱等日常工作。對檔案的

調閱必須經過有關人員批準，按規定辦理調閱手續。

第五條 業務檔案管理實行由行政部統一規劃指導、分類分部管理的辦法，①③⑤類由

行政部負責，②類由財務部負責，④類由技術部負責，各部務必要落實人員具體負責業務檔

案管理工作。

第六條 檔案的所有權屬于我公司。

第七條 因接觸檔案資料而知悉公司秘密的任何人員都必須恪守職業道德，嚴守公司秘

密。

第二章 檔案資料的分類整理和立卷歸檔

第八條 合同業務檔案資料應按合同項目整理，一戶一檔，按年歸檔。若當年既有使用

許可合同檔案資料又有技術維護合同檔案資料，則應分別整理并檔保存。

第九條 軟件使用許可合同業務相關資料至少包括以下項目：

①軟件使用許可合同，要求內容完整，文字清晰，數額準確，無錯漏；

②合同項目業務登記表，包括：合同簽署、交付使用、調試完成時間明確；信息介紹、

合同談判、簽單收款、技術服務(最多4人)人員明確；軟件使用許可費用收款情況記載清楚；

合同項目業務使用費收入凈額（業務收入金額-進價成本-技術支持費-稅費）等；

③單項合同項目業務質量客戶評價表，由技術服務人員調試完成當日收回；

④單項合同項目業務自我總結記錄表（含合同業務質量效率公司評價記錄）；

⑤客戶檔案資料分戶表，由簽單收款人員收集、整理、填寫；

⑥業務檔案復核情況記錄表，若有可能，還應有業務檔案質量整改通知書及整改報告書；

⑦檔案資料目錄表(檔案袋封套)，至少包括：內裝資料目錄，移交人，接交人，移交時

間等。

第十條 技術維護合同業務相關資料至少包括以下項目：

①技術維護合同，要求內容完整，文字清晰，數額準確，無錯漏；

②合同項目業務登記表，包括：合同簽署時間明確；合同談判簽單收款 (最多1人)人

員明確；技術服務費收款情況記載清楚；合同項目業務收入凈額等；

③單項合同項目業務質量客戶評價表，由合同談判簽單收款人員當日收回；

④單項合同項目業務自我總結記錄表（含合同業務質量效率公司評價記錄）；

⑤客戶檔案資料分戶表，在該客戶當年沒有發生使用許可合同業務的情況下，須由技術

維護合同簽單收款人員收集、整理、填寫；

⑥業務檔案復核情況記錄表，若有可能，還應有業務檔案質量整改通知書及整改報告書；

⑦檔案資料目錄表(檔案袋封套)，至少包括：內裝資料目錄，移交人，接交人，移交時

間等；

⑧客戶回訪或來訪記錄表，包括單次記錄表和序時記錄表，要求表述清晰，記錄完整；

⑨客戶投訴記錄表，包括單次記錄表和序時記錄表，要求表述清晰，記錄完整；

⑩客戶服務質量年度統計表（分戶），至少包括服務次數、服務成功次數、投訴次數、

滿意次數等內容。

第十一條 有關硬件、耗材的商品銷售合同業務相關資料所包括的項目可參照軟件使用

許可合同業務。

第十二條 其他業務檔案資料所應包括的項目，根據性質的不同由檔案管理人員自行掌

握，還可以另行制定管理辦法，但不得違背有關法規和本制度。

第十三條 第二條①類業務檔案資料整理傳遞程序：

①由簽單收款人員在其他相關人員支持配合下全面負責收集整理完成；

②然后送交部門經理進行一級復核，部門經理若發現錯漏不完整，應要求相關責任人補

充完善，做好記載，相關責任人應根據部門經理意見補充完善，然后再送交部門經理復核補

充完善的情況，若部門經理許可，就可報送行政部檔案管理人員進行二級復核；

③行政部檔案管理人員進行二級復核時，若發現錯漏不完整，應下達質量整改通知書要

求相關責任人限期補充完善，做好記載，相關責任人應根據業務檔案質量整改通知書補充完

善，并提交整改報告；若行政部檔案管理人員許可，則可登記裝訂，立卷歸檔。

④如總經理、績效考核人員進行三級復核，發現錯漏不完整，應再次下達質量整改通知

書要求相關責任人限期補充完善，做好記載，相關責任人應根據業務檔案質量整改通知書再

次補充完善，并再次提交整改報告。

第十四條 凡在工作和業務活動中形成的具有保存價值的其他各類資料，均應由相關人

員收集整理，送交相應的檔案管理人員檢驗后登記裝訂，立卷歸檔。

第十五條 電子檔案資料由檔案管理人員采用計算機管理，應按要求建立計算機檔案管

理目錄，并在盤片上編號并注明時間。同時應建立紙質管理目錄。

第十六條 檔案資料移交接收時，雙方要按照交接檔案的有關規定進行，移送方應列出

清單，接收方根據清單進行清點無誤后，在清單上簽字確認。

第三章 檔案資料的保管

第十七條 對保存的檔案應編好必要的檢索工具，做到有序管理。

第十八條 檔案保管場所要具備六防要求：防火、防盜、防潮、防光、防塵、防有害生

物，確保檔案安全完整。

第十九條 完成整理立卷后，要按保管年限進行區別保管。

第二十條 檔案管理人員不得隨身攜帶保密材料。檔案室有關文件和材料，未經同意，

任何人不得擅自進行復印、照相等。

第二十一條 檔案管理人員每年對庫存的檔案翻動一次，如發現破損霉變的檔案，做到

及時搶救。對電子資料，每年應用計算機進行試讀，查驗資料是否保存完好。發現檔案遺失

應立即向總經理報告及時處理。

第二十二條 檔案管理人員工作調動時，應及時辦理檔案移交手續。辦理移交時，須有

公司相關人員在場監交，以明確責任。

第二十三條 經鑒定銷毀的檔案，要編制銷毀清冊，經總經理審批后，由有關人員負責

監督，其清冊要立卷歸檔。

第四章 檔案資料的查閱

第二十四條 凡查閱檔案，都要填寫《檔案借閱登記簿》。外單位按規定需查閱檔案，

應憑單位介紹信和相關證件，并經總經理批準。內部查閱檔案，應說明原因，并經部門經理

同意，檔案管理人員不得超范圍提供資料。

第二十五條 查閱人查閱檔案必須在公司指定地點進行，未經總經理批準一般情況不得

復印，檔案管理人員應作出記錄，查閱人簽字。電子檔案資料一律不得外借，只允許在計算

機上查閱，不得復制拷貝。特殊情況需復制資料，須經總經理同意方可拷貝。

第二十六條 檔案管理人員應嚴格執行檔案查閱管理制度，未經同意不得私自將資料帶

出檔案室。

第二十七條 查閱檔案時，檔案管理人員應當全程陪同，不得離開現場。

第二十八條 查閱者應愛護檔案，不得將檔案任意拆卷、撕頁、污損、涂改或私藏。

第二十九條 查閱者查閱后，應及時歸還。查閱者歸還檔案時，檔案管理人員要認真檢

查有無污損、缺頁等情況。