職場接待的禮儀基本常識(簡介)

2024年3月15日發(作者：朋友相聚)

職場接待的禮儀基本常識(簡介)

職場接待的禮儀基本常識(簡介)

接待禮儀知識

1、儀容儀表

一位專業的職業人士，著裝要整潔大方，體現出你的職業性與專業性。女士

不要披頭散發，化妝以淡妝為宜，打扮不可過于浮夸與性感。男士要注意清理胡

須，切勿留長發。

2、言談

言談要禮貌、親切，表露出對他人尊重。交談中，你作為接待的一方要說敬

語，如：您、請、謝謝、對不起、打擾、指教等等。

3、舉止

在接待中，你的行為舉止要溫文爾雅，有禮大方，無論是說話姿勢、坐姿、

走姿、站姿都應按照禮儀規范動作，變現出優雅、自然、大方、禮貌。

見面時，可向對方進行握手禮或鞠躬禮。握手時要站姿端正，目光正視對方，

臉帶微笑;鞠躬時上身要向下彎，但不可彎得東倒西歪，要鄭重其事地彎腰問好，

表達你的尊重。

1、自我介紹

自我介紹之前最好先向對方進行握手禮或鞠躬禮，然后向對方說明自己的名

字與職位，言語要言簡意賅，點到即止。

2、介紹他人

介紹他人時，你的手心要向上，掌向被介紹人，根據雙方的身份高低而進行

先后介紹，當中要說明他人的名字與身份。

職場著裝禮儀

不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良

好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進單位的人要根據

自己工作性質、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時尚;過于休閑的服裝，

相對保守正規一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天“標新立異”，想

辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話，上司或者同事們反而會認為

你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認真。

職場來訪者接待禮儀

前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時，應立即起身，面朝向來訪

者點頭、微笑致意：“您好，請問您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰，并

確認是預約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯系。如果要找的人正在忙，可以請

其稍等，用規范的儀態引領來訪者入座倒水。如果等了很長時間，訪客要找的人

還在忙，要關照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。

如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應該用規范的手勢

指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，

也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗

位。當然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

如果來訪者知道找誰，但沒有預約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關同

事或領導助理/秘書，__×單位的__×來訪，不知道是不是方便接待。出于對來

訪者的禮貌和方便拒絕時的`得體處理，即使是要找的同事或者領導親自接，都

可以當作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答

應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。

最后提醒，辦公室前臺接待人員，一定要注意自己的行為是否符合職場禮儀，

者不僅是對他人的敬意和尊重，同時也是展現你個人修養，幫助你成功的一件法

寶，讓你更快的融入到工作中去。

秘書職場接待禮儀

一、 接待前的準備工作

(一) 接待環境布置

1、環境布置

接待環境應該清潔、整齊、明亮、美觀，沒有異味。前臺或會客室可擺放花

束、綠色植物，表現出歡迎您的氣氛，會使對方產生好感。辦公桌上的文件、文

具、電話等物要各歸其位、擺放整齊。不常用的東西和私人物品，應該放在抽屜

里固定的地方，以便用時馬上能找到。

2、辦公用品準備

(1)前廳。

應為客人準備座椅，讓客人站著等候是不恭敬的。座椅樣式應該線條簡潔、

色彩明快。還應配有茶幾。

(2)會客室。

桌椅應擺放整齊，桌面保持清潔沒有水漬、污漬。墻上可掛與環境協調的畫。

掛公司領導或國家領導的合影，或某次成功的大型公關活動的照片，可提高公司

的可行度。桌上可放介紹公司情況的資料。另外，茶具、茶葉、飲料要準備齊全。

接待一般客人可用一次性紙杯，接待重要客人還是用正規茶具為好。會客室應具

良好照明及空調設備。要配備一部電話，復印機、傳真機等即便不放在會客室內，

也不要離得太遠。

客人走后，要及時清理會客室，清洗茶具、煙灰缸，換空氣，然后關好門。

否則，會使下一批客人感到不受重視。

(二) 前臺值班

在前臺值班室，當沒有客人時，秘書應做好：

1、布置接待室

2、了解上次活動安排

3、填寫公司職員出入登記表

4、填寫客人預約登記簿

二、 接待的基本禮儀

(一)接待客人的基本禮儀

秘書接待客人時應該注意以下幾點：

1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應按先來后到的原則接

待每一個客人。

2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

3、接待客人時態度要鄭重，但說話要留有余地。

4、對于有預約的客人要迅速轉達他的要求，不讓客人等候。

5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項要確認一遍。

6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關系。

7、要請客人填寫接待登記簿。

8、上司沒確認要見的客人，就不要讓他進去。

9、在不了解對方身份時，若對方問到上司在不在甚至上司的整個工作日程

安排，則不要直接回答在不在，而應盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

10、陌生客人來訪時，一定要注意聽清有關他的姓名、所在公司等基本情況

的介紹;根據情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時不失禮

儀。

(二)介紹的禮儀

在作介紹的過程中，介紹者與被介紹者的態度要熱情得體、舉止大方，在整

個介紹過程應面帶微笑。一般情況下，介紹時，雙方應當保持站立姿勢，相互熱

情應答。

1、自我介紹

在某種場合自我介紹對秘書來說非常必要。介紹的內容以具體場合而定，公

務場合除介紹自己以外還要介紹自己的職務。

2、為他人作介紹

當你要將某人介紹給別人時確認被介紹的雙方哪一方更應該被尊重。按禮賓

順序應該是：向年長者引見年輕者，不論男女都是按這樣的順序作介紹;向女士

引見男士，向職位高的引見職位低的人，同時連同雙方的單位、職稱一起簡單作

介紹。在人數眾多的場合，如果其中沒有職位、身份特殊的人在場，又是年齡相

仿的人聚會，則可按照一定的次序一一介紹。為他人作介紹時，應簡潔清楚，不

能含糊其辭。介紹時，還可簡要地提供一些情況，如雙方的職業、籍貫等等，便

于不相識的兩人相互交談。如果你是單獨介紹兩人相識，應該事先了解一下他們

彼此是否都有想認識對方的愿望，免得造成不必要的尷尬。在向他人介紹某人時，

不可用手指指指點點，而應有禮貌地以手掌示意。

在社交場合，國際通行的是女士優先原則，即需要把男士介紹給女士。 被

介紹者正確的做法應是：如果原本是坐著，此時應站起來，走上前去，在距離對

方一臂左右的距離站好，注視對方，面帶微笑，待介紹以后，握手或點頭致意。

3、被他人介紹

(三)握手的禮儀

1、握手的姿式。

一般地，握手的兩個人手掌相握呈垂直狀態，表示平等而自然的關系，這是

最穩妥的握手方式。如要表示謙虛或恭敬，則可掌心向上同他人握手。而如果是

伸出雙手去捧接，就更是謙恭備至了。但切不可掌心向下握住對方的手，這通常

是傲慢無禮的表示。握手時應伸出右手，決不能伸左手與人相握。

2、握手的順序。

在上下級之間，應先上級伸出手后，下級才能接握;在長幼之間，應長輩先

伸手后，晚輩才能接握;在男女之間，應女方先伸手后，男方才能接握。

3、握手的力度也應注意。

一般情況，相互間握下即可。如果是熱烈握手，可以使勁搖晃幾下，這是十

分友好的表示

4、握手的時間通常以三至五秒為宜，除非關系親近的人可以長時間握手外，

一般都是握一下即可。握手時應兩眼注視對方的眼睛，表示誠意。

(四)交換名片

1、名片的內容

名片分公務名片和社交名片

(1) 公務名片

公務名片的主要內容主要包括所在單位和部門、姓名、職務或職稱、地址、

電話等聯絡方式。名片上數字不宜太多，名字在名片中應該是最大的幾個字，頭

銜不應太多。名片顏色最好為白色，顯樸素、大方。

公務名片上一般不印私人電話號碼。若不介意私人時間被打擾則可以印。若

他人名片上沒有私人電話號碼，則不必問對方。

(2) 社交名片

社交名片用于社交場合。隨身攜帶的名片應放在名片盒或名片夾，不要直接

放在衣袋或錢包里，這樣既不利于保存，也是對自己的不尊重。女性可把名片放

在手提包里，男性可放在西服上衣內側口袋里或公文包內。

2、交換名片禮儀

(1)遞名片時機

初次見面的人在做完自我介紹或被他人介紹后，便可遞交名片。告辭是遞交

名片也是常見。在談話時如果提及公司地址、聯系方式等內容也可遞交名片。

(3) 遞名片禮儀

一般來說，應是來訪者、男性、身份低者先向被來訪者、女性、身份高者遞

名片，后者應在接到名片是回贈對方自己定的名片。遞交名片時應站起來(在餐

桌上就免了)，以齊胸的高度遞上。雙手拿著名片上方，讓名片上的字體正面朝

向對方，以便對方接過后就能馬上看清楚。如果對方也同時拿出名片，來訪者、

男性、身份低者應使自己的名片低于對方的名片，以示尊敬。如果對方不止一人，

應按職位從高到低或按位置從近到遠遞上。

(4) 接名片禮儀

當別人站起來遞名片時，你應該馬上站起來雙手接過。接收對方名片后，不

可立馬放進口袋，而應看清楚對方姓名、身份。如果對方的名字中某個字認不準

的話，應恭維地向對方請教。拜讀完后要鄭重的把它放在桌上，注意不要把文件

壓在上面。如果在會談，可把名片按對方座次擺在自己面前，便于名片與人對號，

加深印象。如遇到自己名片正好用完，無法回贈對方時，可說明原因，表歉意，

并手寫姓名、地址、聯絡方式送給對方。

3、名片保存與整理

事后把名片名片盒或名片夾，按一定次序把名片歸檔。

三、日常接待要領

(一) 迎接、招待客人

接待客人要注意以下幾點。

1、客人要找的負責人不在時

要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、

地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負 責人到對方單位去。

2、客人到來時

我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時

間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，如果可能， 應該時常為客

人換飲料。

3、接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。

(1)在走廊的引導方法。

接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。

(2)在樓梯的引導方法。

當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，

應該由接待人員走在前面，客人在后面，上下樓梯時， 接待人員應該注意客人

的安全。

(3)在電梯的引導方法。

引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到

達時，接待人員按開的鈕，讓客人先走出電梯。

4、客廳里的引導方法。

當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能

行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座 (一般靠近門的一方為下

座)。

(二)恭送客人

1、幫助賓客確認所攜帶的行李物品，幫助賓客小心提送到車上。安放好行

李后，向賓客作一下交代，并施禮感謝光臨和致告別語，如祝您旅途愉快，歡迎

下次再來!、祝您一路平安，同時希望我們合作愉快!等。

2、幫賓客關車門時，時間要恰倒好處，不能太重，也不能太輕。太重會驚

嚇客人，太輕車門會關不上。還要注意不要讓賓客的衣服裙褲被車門夾住。

3、車門關好后，不能馬上轉身就走，而應等賓客的車輛啟動時，面帶微笑，

揮手告別，目送車子離開后才能離開。

(三)接待預約客人

在最初的問候之后，客人會做自我介紹，說出要見之人姓名，秘書首先應確

定是否有預約。

(四)給上司擋駕

1、除個別極為特殊的情況外，上司在辦公室時應向其請示，不要憑自己個

人判斷，將客人回絕，說上司不在。

2、即便是在拒絕對方時，也應該注意禮儀，說話留有余地。

(五)接待同時到訪的客人

1、堅持先來后到，一視同仁原則

2、可在接待先到客人的同時，微笑著請后到客人稍等。

3、請先到客人作登記，然后問候后到客人。

4、切記以貌取人

(六)接待不速之客

1、首先問明對方來意，若對方不說，則應向其表明這是工作需要。

2、如來訪客人點名要與某人員會談，就應立即與當事人聯系。但是，聯系

好之前，不應該給客人以肯定的答復。

3、不要當著客人的面就給當事人打電話，免得當事人拒絕接見時不好找借

口。要讓客人與秘書保持一定的距離，是客人聽不清秘書講話。

4、要用委婉拒絕客人

5、盡量不要讓客人在前臺久留。

(七)接待上門投訴的客人

1、把客人帶到會見室，為客人創造一個良好的接待環境。

2、盡量滿足客人的情感需求和專業需求。

(八)接待媒體記者

1、要熱情配合，為其提供方便。

2、對于所要報道的內容要謹慎考慮，提供信息要實在。

3、沒有把握的事情不擅自決定。

4、要注意內外有別，保守公司秘密。

秘書工作中的接待禮儀涉及的內容很廣泛，需要秘書掌握好接待工作的各個

流程中的禮儀工作，靈活應變，不斷積累經驗，提高職業素養。

公務接待禮儀的基本常識

1.當面接待扎儀

上級來訪，接待要周到。對領導交待的工作要認真聽、記;領導了解情況，

要如實回答;如領導是來慰問，要表示誠摯的謝意。領導告辭時，要起身相送，

互道再見。

下級來訪，接待要親切熱情。除遵照一般來客禮節接待外，對反映的問題要

認真聽取，一時解答不了的要客氣地回復。來訪結束時，要起身相送。

2.接聽電話禮儀

語氣平和，禮貌問候;認真傾聽，真誠交流;

明晰內容，準確記錄;靈活應答，干脆利落。

【電話接待的基本要求】

(1)電話鈴一響，拿起電話機首先自報家門，然后再詢問對方來電的意圖等。

(2)電話交流要認真理解對方意圖，并對對方的談話作必要的重復和附和，

以示對對方的積極反饋。

(3)應備有電話記錄本，重要的電話應做記錄。

(4)電話內容講完，應等對方結束談話再以再見為結束語。對方放下話筒之

后，自己再輕輕放下，以示對對方的尊敬。

3.引見時的禮儀

到辦公室來的客人與領導見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引

導客人去領導辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數步遠的位置，忌把

背影留給客人。在陪同客人去見領導的這段時間內，不要只顧悶頭走路，可以隨

機講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。

在進領導辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進入，切不可冒然闖

入，叩門時應用手指關節輕叩，不可用力拍打。進入房間后，應先向領導點頭致

意，再把客人介紹給領導，介紹時要注意措詞，應用手示意，但不可用手指指著

對方。介紹的順序一般是把身份低、年紀輕的介紹給身份高、年紀大的;把男同

志介紹給女;如果有好幾位客人同時來訪，就要按照職務的高低，按順序介

紹。介紹完畢走出房間時應自然、大方，保持較好的行姿，出門后應回身輕輕把

門帶上。

4.介紹禮儀

屬于社交場合的介紹有兩種：即為他人做介紹和自我介紹。

為他人做介紹時五指并攏，手心向上，指向被介紹人。掌握介紹的先后順序：

一般情況下先將職位低的人介紹給職位高的人;先將男士介紹給女士;先將晚輩

介紹給長輩;先將未婚者介紹給已婚者;先將客人介紹給主人;先將非官方人事介

紹給官方人士;先將個人介紹給團體，如個人身份和地位明顯高于團體，應將團

體先介紹給個人。

自我介紹要先向對方點頭致意，再說明自己的姓名和身份，可以同時遞上名

片。自我介紹時要把握分寸，既不過分自謙，也不夸大其詞。

5.握手禮儀

握手順序按照尊者為先的原則。在正式場合，以上級先伸手為禮;在日常生

活中，以長輩、女士、已婚者先伸手為禮;在社交場合，以先到者先伸手為禮;

在接待來客時，以主人先伸手為禮;客人告辭時，以客人先伸手為禮。

6.接送名片禮儀

名片的遞送。交換名片的順序一般是：先客后主，先低后高。當與多人交換

名片時，應依照職位高低的順序，或是由近及遠，依次進行，切勿跳躍式地進行，

以免對方誤認為有厚此薄彼之感。遞送時應將名片正面面向對方，雙手奉上。眼

睛應注視對方，面帶微笑，名片的遞送應在介紹之后，在尚未弄清對方身份時不

應急于遞送名片。

名片的接受。接受名片時應起身，面帶微笑注視對方。接過名片時應說：謝

謝，隨后有一個微笑閱讀名片的過程，閱讀時可將對方的姓名職銜念出聲來，表

示對對方的尊重。然后，回敬一張本人的名片，如身上未帶名片，應向對方表示

歉意。在對方離去之前，或話題尚未結束，不必急于將對方的名片收藏起來。