檔案安全的風險因素及防范措施

2024年4月1日發(fā)(作者：華子崗)

檔案安全的風險因素及防范措施

摘要：確保檔案的安全是檔案管理人員最根本的使命，也是檔案工作人員的責

任和義務。本文分析了檔案安全所面臨的主要風險因素，并提出了一些加強檔案

安全的對策。

關鍵詞：檔案安全；風險；措施

一、檔案安全面臨的主要風險因素

（一）檔案建筑不符合《檔案館建筑設計標準》等相關規(guī)定

1.我國檔案館評估的合格率不高。目前，我國的檔案館（室）建筑，基本屬

傳統(tǒng)的磚混結構，大多建成于上世紀八十年代，隨著時間的流逝，磚混結構的建

筑的老化，磚混結構的傳統(tǒng)優(yōu)勢逐漸消失，而其抗災的缺點愈益突出[1]。以山東

為省例，2016年7月18日至22日，國家檔案行政執(zhí)法檢查組對山東省2011年

以來貫徹實施《中華人民共和國檔案法》情況進行檢查，指出：“山東省檔案館建

設相對滯后，檔案事業(yè)發(fā)展保障經費難以落實”等問題，其中縣級檔案館建設問題

尤為突出，山東全省143個縣級綜合檔案館達標率只有16.8%，還有9個“無庫

館”，5個“危房館”，15個檔案館被其他單位占用，2/3的檔案館庫容飽和[2]。

2.檔案館的基礎設施落后，管理設備缺乏。檔案館的安全保障體系都是由檔

案庫房內的基礎設施、管理設備與安全系統(tǒng)共同構成。而我國的大部分檔案館特

別是縣級綜合檔案館普遍缺乏檔案安全保管的基礎設施設備，不僅沒有配備安裝

自動報警、自動滅火、安全監(jiān)控、門禁系統(tǒng)、消毒殺蟲設備等安全保管設施。而

且有些基層檔案館為了節(jié)約資金，還使用木質的檔案架和木質的檔案裝具，這樣

木質的檔案基礎設備嚴重的威脅著檔案的安全，一旦發(fā)生災害，后果不堪設想。

（二）工作人員的責任意識與防范意識薄弱

1.檔案工作者對檔案的安全防范重要性認識不夠。我國社會的整體檔案意識

不強，公眾的檔案的利用需求不高，大部分檔案常年積壓在庫房里，工作人員的

疏忽大意，缺乏合理的安全保管，極可能造成安全事故。同時，由于工作單位缺

乏相關的責任清單制度，使得檔案工作者缺失相應的責任意識，對檔案安全工作

不上心。

2.部分檔案工作人員缺乏必要的安全知識，業(yè)務知識不過硬。現(xiàn)在的基層單

位開展相關的安全業(yè)務知識的培訓不到位，流于形式，許多檔案工作人員缺乏安

全知識與實際演練。比如，用電設備的增加，卻未對供電線路進行相應的擴容改

造，供電線路嚴重老化也不進行及時檢查更換；少數(shù)單位的工作人員對預防雷擊

災害的知識知之甚少[3]。這些因素，都是檔案安全事故發(fā)生的潛在因素。

（三）檔案庫房的管理制度不完善，對制度的貫徹落實力度不大

為了檔案的安全保管，庫房制定了相應的管理制度。有定期檢查制度，進出

庫制度，定期清掃制度等其他制度。但是，絕大部分檔案庫房的管理制度只是一

紙空文，并沒有按照相關的制度與標準落實執(zhí)行。比如，為了預防檔案的火災，

各檔案館制定了符合本單位實際情況的防火制度并要求配備相關的設備，但是未

定期檢查更新，不能保證消防系統(tǒng)的正常運行，從而導致發(fā)生檔案安全事故。例

如，2019年1月28日晚，深圳市檔案中心C座4樓發(fā)生一起火災，起火部位是

檔案中心UPS機房，過火面積約8平方米，所幸大火并沒有造成人員傷亡和檔案

資料損毀。經取證調查，火災發(fā)生時，檔案中心C座氣體滅火系統(tǒng)控制信號不能

送至氣體滅火氣瓶電磁閥前端，致使氣體滅火氣瓶不能正常啟氣，致使滅火系統(tǒng)

失靈。

二、確保檔案安全的基本措施

（一）完善相應的責任制度

完善相應的責任制度，并劃分責任清單。在檔案的管理過程中，建立三級負

責的上下聯(lián)動機制，檔案部門主要領導為第一責任人，分管領導為主要責任人，

相關科室負責人為直接責任人，相關工作人員為具體責任人，各層定責明確，追

責具體，易于操作。建立三級負責的上下聯(lián)動機制，使責任明朗化，不再模糊。

便于切實方便的追究相關責任，增強工作人員的責任意識，減少工作者的疏忽大

意，提高工作人員的責任意識。把檔案的安全責任落實在具體的工作人員上，可

以大大降低檔案安全事故發(fā)生的機率。

（二）健全多種形式的安全備份制度

1.實行數(shù)字備份制度。隨著現(xiàn)代的計算機技術的發(fā)展，利用現(xiàn)代計算機技術，

對檔案館進行數(shù)字化，對館藏的珍貴的紙質檔案，錄音、錄像檔案進行載體轉移，

對珍貴的館藏檔案進行數(shù)字備份。并且，在數(shù)字化的過程中，對備份后的數(shù)字檔

案可進行多套備份，除采用硬盤實時備份外，還應采用磁帶庫進行脫機備份和光

盤脫機備份，以確保數(shù)字檔案的安全。

2.落實異地備份制度。通過遠距離館際之間互存數(shù)字檔案等方式，雙層確保

檔案的安全。當前，異地備份制度作為確保檔案安全的一項重要制度，在各省級、

副省級檔案館普遍實行。如甘肅與四川、上海與重慶、山西與河南、深圳與青島、

長春與寧波等檔案館，紛紛簽訂了異地備份協(xié)議并著手實施；其它各館也積極跟

上全國檔案工作發(fā)展的步伐，及時開展異地備份。

3.對重要的檔案資源進行多套，多庫保存。比如，唐山第一造紙廠檔案在唐

山大地震中全部震毀，而唐山市檔案館后庫（設在遵化縣）保存的該廠底圖，為

該廠的恢復生產起到了關鍵作用。因此，建議檔案館對重要檔案實行多套備用制，

也可備份計算機數(shù)據(jù)分地保存，對珍貴檔案進行縮微復制分地保存。

（三）建立健全檔案安全應急預案

1.制定檔案安全應急預案，嚴格按照《檔案工作突發(fā)事件應急管理辦法》和

《檔案館防止災害工作指南》的要求落實制定相應的突發(fā)事件預警機制、與相關

部門的應急聯(lián)動機制、應急機構的人員組成及職責分工、災后檔案庫房的恢復和

應急預案的演練、修訂和補充等相關制度，確保預案可行。應急預案應按階段制

定詳細的步驟。在應急預案中，安全事故發(fā)生前應建立應急工作機構，建立應急

處置小組，確定總指揮，組織救援隊伍，隨時檢查應急物資是否準備齊全，同時，

檔案館還要繪制館藏檔案的分布圖，以便在緊急情況下，能迅速救援檔案館的珍

貴館藏。在檔案災害發(fā)生時，按照應急預案的預定程序，立刻將消息告知應急處

置總指揮，同將水氣管和電源等切斷，如果是小災，可組織救援隊自行撲滅災情

和搬運檔案，如果是大災，就要與外界援救力量緊急聯(lián)系。尤其是火災，首先就

要發(fā)出警報，必要時組織工作人員按預定的撤離路線有條不紊地從館內撤出。同

時通知消防機構，在館內設施不能撲滅火災的情況下，由專業(yè)人員來處理。災害

發(fā)生后，預案要包含對檔案的受損程度的統(tǒng)計，及時恢復檔案庫房的環(huán)境以及按

照預案對檔案進行搶救工作。從發(fā)生災害前的準備工作到發(fā)生災害后的救援工作，

預案中都要包括詳細的工作方案，以便指導檔案災害的救援工作。

2.針對不同的災害制定不同的應急預案。其中，重點以地震，火災，水災，

臺風為主要預防對象。根據(jù)本地的實際地質情況，氣象狀況等，不同側重的制定

符合本地的預案。應急措施設置要多方面考慮各種實際的、具體的、復雜的情況，

既要制定綜合性的應急預案，又要針對不同類型的檔案災害采取不同的有效措施，

還要制定專門針對檔案信息系統(tǒng)災害恢復的預案措施，這樣才能保證應急預案體

系的健全及其內容的針對性和可行性。應急預案制定出來以后，還要定期進行演

練，通過演練，可以不斷提高管理人員、應急救援人員的指揮水平和專業(yè)技能，

同時還可以發(fā)現(xiàn)問題，以便及時修訂，使預案更趨完善。

三、結束語

怎樣安全的保管檔案，是一項長期的實踐探索工作。隨著科學技術的發(fā)展與

制度的進步以及學者的不懈探索，檔案的安全保管工作會越做越好。

參考文獻：

[1]宋寶珠，韓新萍，韓軍平.檔案館建立災害應急預案的思考[J].機電檔

案.2010（05）：30-32

[2]陳余全.縣級綜合檔案館建設存在的問題與對策.山東檔案.2017.6：56-60

[3]于月英.由汶川大地震引發(fā)的檔案安全思考[J].黑龍江檔案.2010（04）：9.

作者簡介：譚鑫，男，1991年04月生，籍貫湖北來鳳縣，苗族，本科學歷，

助理館員，主要從事檔案管理工作。