人才交流中心如何做好畢業生檔案管理

2024年4月1日發(作者：說話之道)

人才交流中心如何做好畢業生檔案管理

摘要：檔案能真實、準確地反映出學生的綜合素質，能為企業更好地理解他

們的工作提供了依據。然而，目前我國大學生畢業檔案管理工作中仍有不少問題，

無法為畢業生的就業和社會招聘提供有效的服務。因此，對人才交換中心的檔案

管理工作進行了深入的探討，最后，對如何加強檔案的管理提出了幾點意見。

關鍵詞：畢業生；人才交流中心；有效措施

檔案是目前大學畢業生的最佳紀錄，同時也是體現了他們的思想品德、實際

操作和工作水平。因此，目前社會檔案工作的一個重要內容就是對畢業檔案的管

理。在此之前，人事部對畢業生的檔案管理工作，只限于基本的日常工作，例如

整理一些檔案、基礎的錄入個人信息、收集一些材料等幾方面。對于檔案的日常

管理沒有一些連貫，所以在這方面做得相對比較差。也有很多沒有準確的按照規

章制度來辦理，導致一些畢業生的個人檔案資料很分散，比較雜亂，沒有進行一

個系統化的管理。所以作者認為人才管理中心應該做好日常管理檔案的工作，也

是為了能滿足日常人才管理的需要。

一、人才交流中心管理檔案的問題

1.沒有規范收集人事檔案

關于畢業生檔案收集速度較差，新增加的檔案進度較慢，其主要原因是因為

調取其本人檔案的時候，才會注意其人事檔案在辦理時所提交的各項材料是否完

整。對于一部分暫時不用本人檔案的人當地人才交流中心管理工作人員向其本人

所求各項缺失材料，幾乎一大部分人會認為提供工作繁瑣補不補齊也無關緊要，

暫時用不上。也有很多的用人單位在提供材料的儀式上不予配合，用檔案已轉走

就不再補交各項材料的理由來拒絕。也是因為用人單位及個人對此項工作內容人

事不清，所以，會導致本項工作難以開展手續及材料不全的問題存在，從而使得

人才交流中心的工作人員，對檔案的真實性及可靠性存在懷疑。

2.檔案重建

關于檔案也可以分成好幾類，有一些“死檔、棄檔”這種檔案的主要來源分

為兩種，第一種：一些畢業生工作單位無權接收人事檔案，也有一些用人單位暫

緩或推遲辦理手續。大多數學生本人檔案都是由大學寄出然后發到本人戶籍所在

地的人才交流服務中心。不過，也有一些學生沒有按時到當地的人才交流中心進

行辦理相關手續。第二種：也有一部分人員從各種工作單位辦理離職的人員沒有

對本人檔案進行相關手續。其實，也存在部分檔案重建的現象，一些企業單位為

了招聘引進人才，一部分用人單位完全不在乎原檔案的背景及真實性，重新為他

們打造全新的人事檔案。擾亂人才檔案的真實性及重要性。

3.管理信息化水平偏低

在檔案管理中，一般采用計算機、網絡通信等技術手段，使檔案管理更加科

學。但目前檔案管理人員的業務能力偏低，其中發現的主要原因是沒有更新管理

的理念，很多人為了工作的便利，還在紙筆進行記錄，也沒有在后臺錄入，這樣

也會導致信息的不完整及丟失。然后使得后期的查詢和管理更加的困難。

二、人才市場檔案管理的要求

1.人才檔案的真實性和公信力

人才檔案是一份關于學歷和工作經驗的基礎資料，也可以作為個人人事變動

的重要依據。由于人才市場趨于飽和，目前的就業情況較為嚴峻，在社會上也存

在著一部分的人，為了在市場具有競爭力，來謊報一些虛假信息，這些虛假信息

從而對一些用人單位無法做出真實客觀的用人依據。個人檔案的真實性是人才交

流服務中心工作的重中之重。

2.提高工作的有效性

為積極推進人才市場工作的有效開展，經濟發展也是重中之重。為了做好此

項工作中心工作人員應當緊隨腳步積級應用現代化信息手段等一系列電子產品，

更好地運用網絡給工作帶來的便利，建立檔案數據管理體系使檔案查詢更加方便。

3.積極發揮檔案管理的作用

為了更好更高效的服務社會，應該促進人力資源的合理配置，對我國經濟發

展體系起到了積極高效的協助作用，使各用人單位能夠更加穩、準、細的找到本

單位需求的各項人才。而且那些還沒有得到工作的社會精英更快的找到符合自身

條件的工作崗位。

三、完善檔案的措施

1.更新檔案管理理念

隨著社會的穩定發展應該提高對畢業生檔案管理工作的重視，應該有更新畢

業生檔案的理念，這樣可以提高畢業生的就業率，也能全面的了解這個畢業生的

背景及經歷。應當積極的為畢業生提供更好的服務，可以替畢業生保管好檔案，

為此工作人員應該提高自己的認知，知道自身工作的重要性。為畢業生及用人單

位提供檔案管理的高效服務。

2.提高檔案的認識和宣傳

應該提高社會對人事檔案重要認識，因為人事檔案源自于各行各業，所以要

做到人事檔案與社會各行各業合作共建共享，所以，在信息時代，人才交換中心

要充分利用這一優勢，利用短信、微博、微信等多種傳播方式，讓用戶了解人才

交流中心保存檔案的重要性，避免棄檔帶來的損失很后果。提高對保管檔案的意

識。

3.加速檔案管理系統的智能化升級

對于借出的檔案，在歸還期接近時，會有智能提示，并會發出短信通知，從

而減輕管理員的工作負擔，并規范檔案的管理。為了節省在使用文件時手工傳送

注冊紙張的時間，可以利用騰訊 RTX等相關的通訊軟件與后臺進行溝通。在系統

存取方面，若能對前臺、后臺進行有效的管理，則能更好地規范人事檔案的管理，

逐步走向規范化、專業化。

隨著網絡技術的飛速發展，人才交流中心的檔案管理要充分利用現代技術，

采用更加高效快捷的管理方法，健全檔案管理體系，不斷更新技術與內容，不斷

提升檔案管理的質量。建立健全的人才檔案管理體系，既便于企業與人才的溝通，

又可使人才檔案的更新、檢索、查詢等功能得以充分發揮。同時，人才檔案使用

情況也是檔案管理工作質量的一個重要指標。

4.完善人事檔案的制度

為改善檔案管理水平的效率，應當研究制定穩妥有效的檔案管理制度。更加

需要與社會同步的想法，以制度為抓手，以大局為井繩。為管理畢業生檔案工作

提供更好的服務，能夠最大程度的給用人單位提供真實有效的背景經歷材料。極

大程度的改變工作崗位不清晰，工作責任推諉扯皮的預發性。更好地保證人才交

流中心畢業生檔案管理工作持續有效的進行，應該打破畢業生檔案的管理工作的

常規性，實行科學化管理模式。

5.開發個性化的服務

檔案管理的目的在于提高檔案管理工作的效率，以提高企業的工作效率和經

濟效益。所以，要在今天的信息時代，必須與時俱進，才能實現其社會價值。在

做好基本業務的前提下，不斷尋找新的發展機會和解決問題的思考，對于檔案管

理服務來說是非常必要的。立足于整個檔案管理工作，根據不同的服務需要，構

建個性化的檔案，構建一套完整的服務體系，為不同類型的人才提供不同的服務

方案，有效地結合職能單位的實際人才需求與儲備人才的特點，提高需求匹配的

效率，可以使企業和人才更好的對接。

結論：通過對畢業生檔案管理的分析，筆者認為，目前，許多人才交流中心

對畢業生的檔案管理工作存在著一些問題，使其難以為大學生和雇主提供有效的

檔案服務。在新的形勢下，推動人才交換中心畢業生檔案工作，不僅要發揮其自

身的優勢，更要為人才市場的長遠發展奠定良好的基礎；同時，要強化檔案管理，

強化檔案工作的責任感，不斷地進行檔案管理，全面提升檔案管理水平，以實現

企業與人才的共同需求，實現社會主義市場經濟的最大效益。

參考文獻：

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