文秘人員如何做好會(huì)務(wù)工作會(huì)前籌備會(huì)中服務(wù)會(huì)后總結(jié)

2024年3月25日發(fā)(作者：盔甲騎士)

文秘人員如何做好會(huì)務(wù)工作 會(huì)前籌備 會(huì)中服務(wù) 會(huì)后總結(jié)

會(huì)議是自有人類以來(lái)就存在的一種社會(huì)現(xiàn)象。美國(guó)社會(huì)學(xué)家摩爾根指出，原始部

落時(shí)期的易洛魁人每逢一個(gè)首領(lǐng)死去時(shí)，本氏族的成員就舉行一次會(huì)議來(lái)提名繼

承人。我國(guó)古代也有會(huì)議這種形式。史籍中有關(guān)于堯召集部落首長(zhǎng)用會(huì)議形式?jīng)Q

定繼承人和治水人選的記載。在現(xiàn)代社會(huì)，會(huì)議是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)進(jìn)行決策和管理，實(shí)

現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能的一種重要方式。這種活動(dòng)方式已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)

文化以及社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域。會(huì)務(wù)工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作，也是辦公室的

一項(xiàng)重要的職責(zé)，在籌備組織的過(guò)程中，稍不注意就會(huì)出現(xiàn)難以彌補(bǔ)的差錯(cuò)，造

成不良影響。會(huì)務(wù)工作水平的高低，直接影響會(huì)議的質(zhì)量和效果。因此要想做好

會(huì)議服務(wù)，應(yīng)抓好以下三個(gè)方面工作:

一、會(huì)前籌備工作

會(huì)議有效的重點(diǎn)是計(jì)劃性要好，計(jì)劃性就是會(huì)前籌備。會(huì)前籌備工作做得是否充

分，直接關(guān)系到會(huì)議的成功與否。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)前籌備的效果占會(huì)議有效性的70%。

可以說(shuō)，高質(zhì)量的會(huì)前籌備工作，是會(huì)議質(zhì)量的保證，是會(huì)議成功的前提。因此，

必須以高度的責(zé)任心做好會(huì)議籌備工作。會(huì)前籌備工作主要包括擬定會(huì)議計(jì)劃，

組建會(huì)務(wù)班子，準(zhǔn)備會(huì)議材料，安排會(huì)議后勤保障和布置會(huì)場(chǎng)。

（一）擬定會(huì)議計(jì)劃

擬定會(huì)議計(jì)劃是會(huì)前籌備的第一步。它指的是擬訂會(huì)議議程、日程。會(huì)議議程是

為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會(huì)議所要討論、解決的問(wèn)題的大致安排。擬訂

會(huì)議計(jì)劃通常是由決策層，如區(qū)委常委會(huì)議、區(qū)政府常務(wù)會(huì)議、單位黨組會(huì)等會(huì)

上議定草案，然后交由牽頭單位具體辦理。它是會(huì)議具體的概略安排，通過(guò)會(huì)議

日程顯示出來(lái)。擬定會(huì)議工作方案的要點(diǎn)是明確會(huì)議議程的制定程序以及會(huì)議日

程的編制方法。這些都確定好之后即可發(fā)出會(huì)議通知，通知內(nèi)容包括會(huì)議名稱、

內(nèi)容、會(huì)期、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍等。

（二）組建會(huì)務(wù)班子

組建會(huì)務(wù)班子是會(huì)前籌備的第二步。有些會(huì)議的規(guī)模相對(duì)較大，持續(xù)時(shí)間也較長(zhǎng)，

因此會(huì)有相當(dāng)繁雜的會(huì)前籌備事項(xiàng)。這就需要事先成立一個(gè)籌備委員會(huì)來(lái)負(fù)責(zé)會(huì)

議的所有籌備工作。籌備委員會(huì)是一個(gè)對(duì)會(huì)議負(fù)有某些責(zé)任的團(tuán)隊(duì)，通常由主辦

單位的成員構(gòu)成。一般可以根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、議程等情況成立籌備委員會(huì)，可以

由一名主要領(lǐng)導(dǎo)任主任，分管領(lǐng)導(dǎo)任副主任，會(huì)議相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人為成

員，在籌備委員會(huì)下再建立子工作組，一般可設(shè)秘書組、組織組、后勤保障組、

宣傳報(bào)道組、安全保衛(wèi)組等，各組確定人員，明確分工，層層負(fù)責(zé)，并定期碰頭

交流工作進(jìn)展。

（三）準(zhǔn)備會(huì)議資料

會(huì)前籌備的第三步是準(zhǔn)備會(huì)議資料。會(huì)議資料包括領(lǐng)導(dǎo)資料（會(huì)上學(xué)習(xí)的或要宣

讀的文件材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主持詞等）、來(lái)賓資料（會(huì)議指南、會(huì)議文件資料、

分組名單、筆記本、文具、代表證、出席證、列席證、請(qǐng)柬、通訊錄、房卡和餐

券等）、會(huì)務(wù)資料（接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票

登記表、會(huì)議討論分組表、小組召集人名單、討論地點(diǎn)等）和溝通資料（會(huì)議參

考文件、會(huì)議宣傳資料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、各種記錄、注意事項(xiàng)、各種會(huì)議協(xié)議合同以

及其他相關(guān)資料）。有的會(huì)議還要編印交流發(fā)言材料匯編，印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話稿等。

（四）安排會(huì)議后勤保障

凡是連續(xù)召開幾天，并且有外地參加的會(huì)議，就要熱情做好會(huì)議生活的安排

工作。要根據(jù)出席會(huì)議的名額，提前編定住宿分配方案，等人員一到立即安置。

在住房安排上，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)和年老體弱的應(yīng)予以適當(dāng)?shù)恼疹櫋?huì)議期間的安保、

出行、飲食要有專人負(fù)責(zé)，并事先做好安排。

（五）布置會(huì)場(chǎng)

會(huì)場(chǎng)是會(huì)議的重要場(chǎng)所，要根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模把它布置好，營(yíng)造出相應(yīng)的氣

氛。在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主要應(yīng)注意選擇會(huì)場(chǎng)、裝飾會(huì)場(chǎng)、安排會(huì)場(chǎng)座位、布置主席

臺(tái)以及其他一些附屬設(shè)施。由于會(huì)議的類型，規(guī)模等都不盡相同，工作程序也會(huì)

有一定差別，但總的原則是會(huì)場(chǎng)布置要充分體現(xiàn)會(huì)議氣氛。一般包括：

１、懸掛會(huì)標(biāo)、徽記、旗幟等。２、設(shè)置主席臺(tái)，落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)，安排

座次，設(shè)置發(fā)言席、簽字席，擺放席卡、泡杯、毛巾、話筒，并保證音響效果。

３、確定會(huì)議桌擺放形式，明確劃分會(huì)場(chǎng)區(qū)域，并使與會(huì)者明了。４、保證照明、

通風(fēng)、投影、錄像、空調(diào)設(shè)備齊全、有效。５、擺放適量花卉。6、做好會(huì)議發(fā)

言、投票、發(fā)獎(jiǎng)、集體照相等方面的準(zhǔn)備工作。7、場(chǎng)外彩虹門、氫氣球、歡迎

標(biāo)語(yǔ)、紅地毯、花卉等。8、進(jìn)行會(huì)前檢查或向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)準(zhǔn)備工作情況。

二、會(huì)中服務(wù)工作

在會(huì)中服務(wù)階段，會(huì)務(wù)人員須提前1小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，反復(fù)檢查會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備情況，做

好會(huì)議材料分發(fā)，完成簽到與引導(dǎo)，組織會(huì)議有序進(jìn)行，搞好后勤服務(wù)等工作。

1、簽到與引導(dǎo) 簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入正式會(huì)場(chǎng)時(shí)向會(huì)議組織者表示入場(chǎng)的一

種手續(xù)。常用的簽到方式有簿冊(cè)式和卡片式。在組織簽到的同時(shí)，會(huì)務(wù)人員要做

好入場(chǎng)引導(dǎo)工作，以方便與會(huì)人員入場(chǎng)，同時(shí)縮短入場(chǎng)時(shí)間。此刻特別重要的是

要落實(shí)主席臺(tái)領(lǐng)導(dǎo)、發(fā)言人、上臺(tái)領(lǐng)獎(jiǎng)人是否到齊。同時(shí)，會(huì)場(chǎng)內(nèi)可播放輕音樂(lè)，

營(yíng)造輕松愉快的會(huì)場(chǎng)氛圍。

2、組織會(huì)議進(jìn)行 維持好會(huì)場(chǎng)秩序，會(huì)議開始前5分鐘，關(guān)閉會(huì)場(chǎng)大門，與會(huì)

人員入座就緒，無(wú)關(guān)人員離開會(huì)場(chǎng)；開會(huì)期間關(guān)閉手機(jī)或調(diào)到振動(dòng)狀態(tài)，一般不

允許找人，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。在會(huì)議進(jìn)行時(shí)，會(huì)務(wù)人員要按照會(huì)議議程做

好服務(wù)工作，注意安排會(huì)議發(fā)言，做好會(huì)議記錄，編制會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)，起草、修改會(huì)

議有關(guān)決議文件以及做好新聞報(bào)道等。這其中主要是一些服務(wù)和保障性工作，該

工作要求會(huì)務(wù)人員要了解會(huì)議內(nèi)容，熟悉會(huì)議流程，領(lǐng)悟會(huì)議精神，關(guān)鍵是要做

到細(xì)致入微，有條不紊。

3、搞好后勤保障 會(huì)中的后勤保障除了吃、住、行要善始善終外，會(huì)場(chǎng)上還要

保證茶水供應(yīng)，要照顧好老弱病殘，要準(zhǔn)備必要的紙張、鉛筆、墨水等，以備臨

時(shí)取用。會(huì)議期間的參觀、游覽、娛樂(lè)、合影等活動(dòng)也要精心組織好。根據(jù)需要

有些會(huì)議還要準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)念品。外地與會(huì)人員的返程車票、機(jī)票要在散會(huì)前送到

訂票人手中。對(duì)與會(huì)者提出的其他合理要求也應(yīng)盡可能給予滿足。

會(huì)中階段，會(huì)務(wù)人員除了主要進(jìn)行各種服務(wù)工作外，還要接受會(huì)中反饋信息，及

時(shí)處理各種突發(fā)狀況。要求會(huì)務(wù)人員必須具備良好的政治素質(zhì)、較強(qiáng)的應(yīng)變能力

和高度的責(zé)任心。此階段的有關(guān)工作同樣實(shí)行明確分工、層層負(fù)責(zé)制。要確定各

小組乃至每個(gè)人的任務(wù)，標(biāo)明完成時(shí)間，在每天會(huì)議結(jié)束后集中，核對(duì)各項(xiàng)工作

的完成情況，交流會(huì)中出現(xiàn)的新情況，以便對(duì)第二天的會(huì)議進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

三、會(huì)后總結(jié)工作

會(huì)議日程的主要內(nèi)容進(jìn)行完畢后，標(biāo)志著會(huì)議基本結(jié)束。但會(huì)務(wù)工作并不意味著

就此結(jié)束，而是由會(huì)中服務(wù)階段轉(zhuǎn)入會(huì)后總結(jié)階段。會(huì)議有效性的20%是會(huì)后

落實(shí)。該階段的工作任務(wù)仍很繁重，需認(rèn)真地完成，做到“有始有終”。會(huì)后總

結(jié)工作主要包括送別會(huì)議代表，會(huì)場(chǎng)的善后工作，整理會(huì)議文件以及會(huì)務(wù)總結(jié)反

饋。

1、送別會(huì)議代表與會(huì)場(chǎng)善后

與會(huì)人員的車票或機(jī)票已事先訂好，會(huì)務(wù)人員此時(shí)需要做的就是安排好送站車

輛，確保與會(huì)人員安全到達(dá)車站或機(jī)場(chǎng)。之后，要做好會(huì)場(chǎng)善后，它包括及時(shí)清

理會(huì)場(chǎng)，帶回剩余材料、席卡等；清退客房和會(huì)議用房；歸還借用的物品；結(jié)算

帳目并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷等。

2、整理會(huì)議文件

整理會(huì)議文件的首要工作是收集文件。會(huì)前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件，會(huì)議期間產(chǎn)生的

文件和會(huì)后產(chǎn)生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要對(duì)會(huì)議文件

進(jìn)行立卷歸檔。歸檔后應(yīng)交由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

3、會(huì)務(wù)總結(jié)反饋

會(huì)后總結(jié)工作的重點(diǎn)是會(huì)務(wù)總結(jié)反饋。上述工作都完成后，要對(duì)本次會(huì)議工作進(jìn)

行一次認(rèn)真的總結(jié)，肯定成績(jī)，分析不足，表?yè)P(yáng)有功人員，向支持會(huì)議工作的有

關(guān)部門表示感謝，布置會(huì)議精神貫徹執(zhí)行情況的檢查、反饋工作。通過(guò)會(huì)議工作

總結(jié)，積累會(huì)議工作經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)務(wù)人員綜合能力，培養(yǎng)互相配合，協(xié)同合作的

良好作風(fēng)。

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)充滿變革的社會(huì)，會(huì)議作為一種社會(huì)現(xiàn)象，也處在不

斷變革與發(fā)展之中。要想開好會(huì)，會(huì)務(wù)工作起著至關(guān)重要的作用。成

功的會(huì)務(wù)安排，會(huì)使會(huì)議開得圓滿成功。反之，則會(huì)使會(huì)議達(dá)不到預(yù)

定的效果。因此，會(huì)務(wù)工作的相關(guān)理論和技巧，是所有會(huì)議組織者必

須掌握的一門科學(xué)。

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