萬豪酒店餐飲的采購管理

萬豪酒店餐飲的采購管理

一、目的

為了規范原材料的采購、節約采購成本、滿足經營的需求、提高

經濟效益，特制定本制度。

二、采購方式及供貨商的確定

（一）采購方式確定原則：

1、對于用量大、消耗快、周轉頻繁的原材料，可選擇供應商送

貨方式；

2、對于使用頻率低，不容易集中采購的貨物可由采購人員采購；

3、對于一些特殊的原材料可由外地發貨，按計劃定期采購。

（二）供應商確定原則

1、初選供貨商：要深入細致的進行市場調查，要從所在城市找

出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解

供貨商的實力，專業化程度，貨物來源，價格、質量及其目前的供貨

情況；

2、使用供貨商：對于同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、

價格、服務三方面進行比較使用；

3、確定供貨商：在使用兩個月的基礎上、由總經理、業主（含

賦權代表）、財務人員、要貨部門負責人、采購人員組成審查小組，

以民主表決的方式集中投票表決來確定；

4、簽訂供貨合同：確定供貨商后，由總經理與供貨商簽訂供貨

合同，合同的期限不得超過一年；

5、供貨商的更換與續用：在合作的過程中，如發現供貨商有不

履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、

續用。

三、市場調查原則

1、由總經理、業主（含賦權代表）、采購人員、要貨部門負責

人每月不少于兩次以上市場調查。采購制度。調查后需有調查記錄，

寫明調查人員、調查時間、調查地點及調查結果，由全體人員簽字后

交會計存檔；

2、調查時間、地點的選擇，每項15天調查一次，以批發市場早

市開市期間為調查區間，不能選擇雨、雪以及極端天氣情況的當日或

次日調查，調查的市場以供貨商所在的市場為準；

3、調查的方法和程序：調查組應遵循先蔬菜、鮮貨，后干雜調

料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低于三家。調查中要堅

持集中調查的'原則，調查時應實行看、聞、摸等方法，必要時可進

行采樣。對被調查的商品要詳細的了解產地、規格、品質、生產日期、

保質期等。在詢價后要進行討價還價，切忌只記錄賣方的一口價；

4、出實地調查外，當地的報刊、雜志、電視等所刊出的價格，

同行報價也是調查的手段和依據；

5、調查結果由調查小組結合實地調查結果和咨詢結果進行綜合

討論通過；

6、零星物品的調查由總經理、或委托其他人（采購人員除外）

實施。

四、采購的定價原則

1、對供貨商所供物品的定價：在市場調查的基礎上，每半月制

定一次，零星物品的采購價格不定期進行；

2、定價程序：由總經理同采購人員一起根據市場調查的結果與

供貨商討價還價后予以確認，并由總經理、采購人員簽字以書面形式

告知庫管、財務執行；

3、價格管理原則：對于供貨價格實行最高限價制，根據不同的

貨品，其最高限價范圍如下：

干貨、調料、糧油等執行價格不得高于市場批發價格的6%；

低值易耗品的價格不得高于市場零售價的平均數；

零星物品的價格不得高于市場零售價的5%；

魚類、肉類、鮮貨價格不得高于市場批發價格4%；

蔬菜平均在一元以下者，其執行價格不得高于市場批發價格的

15%，價格在一元以上者，其定價不得高于市場批發價的10%；

4、春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月

份，由于供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。

五、申購程序

零星物品的申購程序

1、對于經常性項目的采購應由所需部門每周固定時間定期報計

劃，經總經理審批后，交由采購人員辦理；

2、需臨時采購的物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人、

總經理審批后方可辦理，申購單一式三份，寫明所需物品的品種、數

量、規格等；

3、零星物品的采購不得超過兩天，需要急購的物品由總經理在

申購單上寫明，限時購買。

供貨商送貨的申購程序

1、需貨部門填寫申購物品清單，由部門負責人簽字、總經理審

批后，交于采購人員辦理；

2、倉庫管理員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨量時，庫

管應以書面形式通知庫管，不需填寫申購單；

3、新進酒水、物料由總經理和采購人員簽字以書面形式通知倉

庫管理員，不需要填寫申購單；

4、只有采購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供

貨商送貨，其他人員非總經理批準不得擅自通知送貨車。采購制度。

六、采購數量的確定

鮮貨、蔬菜、水發貨的采購數量

1、此類原料實行每日采購，一般要求供貨商送貨；

1、此類物品的采購數量應綜合考慮經濟批量、采購周期、資金

運轉、儲存條件等因素，根據最低備存量和最高備存量而定，最高庫

存量不得超過15天的用量，最低不得低于一天的用量。

2、庫存量的計算方式：

最低庫存量=每日需用量×發貨天數

最高庫存量=每日需用量×15天

七、貨物的驗收原則

驗收的質量標準：根據酒店所需物品的質量標準進行驗收；

驗收的數量標準：根據采購人員收取的當日采購申請上寫明的數

量進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右；

驗收人員：采購人員、倉庫管理員、領用部門負責人等共同驗收；

驗收時間：每日上午XX:XX下午XX:XX；

1、由倉庫管理員填寫“入庫單”或“驗收單”并注明所受物品

數量、單價、金額等；

2、“入庫單”或“驗收單”填寫完后，由采購人員、貨物領用

部門負責人、倉庫管理員簽字生效，簽字后的“入庫單”或“驗收單”

一式四聯即：第一聯倉庫留存、第二聯交財務部作為記賬憑證、第三

聯交供貨商作為結算憑證、第四聯交總經理。

公司采購流程管理制度

一、請購極其規定

1、請購的定義

請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，并

按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

2、請購單的要素

完整的請購單應包括以下要素：

請購的部門；

請購物品所屬項目

請購的用途

請購的物品名稱、規格、數量

請購物品的樣品、圖紙和技術資料

請購物品的需求時間

請購如有特殊請備注

請購單填寫人

請購部門主管

請購單審核人

采購副總審核

財務審核人

公司總經理

3、請購單及其提報規定

請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核審核批準后

涉及的請購數量過多時可附件清單的形式進行提交，為提高效率

該清單的電子文檔也需一并提交；

遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話

請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認后手續后補，如果是單一

來源采購或指定采購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明，

請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。

二、請購單的接收及分發規定

1、請購的接收要點

采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫

完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；

接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規格等不完整不清晰不

采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲值積壓的物資不采購

的原則；

通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存；

對于不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。

2、請購單的分發規定

對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；

對于緊急請購項目應優先處理；

無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。

重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。

三、詢價及其規定

1、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，了解

圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；

2、屬于相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中采購；

3、詢價時對于相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；

4、比價采購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完

成我公司所需物資的能力；

四、比價、議價

1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；

2.對于合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所

報價格的綜合條件更加突出；

五、合同的簽訂及其規定

1、合同正文應包含的要素

（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；

（2）采購物品的規格、名稱、數量、單價、總價及合同金額，

清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；

（3）付款方式

（4）工期

（5）質量保證期

（6）其他約定

2、合同簽訂及其規定

（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；

（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；

3、合同執行

（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責

人進行監督，如出現問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及

時通知請購部門及相關領導；

（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對于合同

義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保證質量，按時履約；

（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同，遇未盡事

宜應及時協商并簽訂補充合同；

六：報驗與入庫

1、供應單位已經履行完畢的合同，采購部應及時通知質檢部門

進行驗收；

2、標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部

門及時安排卸貨與搬運。

采購業務流程及管理制度

第一條采購部門的劃分

1．生產原材料采購：由采購部門負責辦理。

2．日常辦公用品采購：由辦公室或辦公室指定的部門或專人負

責辦理。

一般情況，采購部門依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有

利的方式進行采購：

1．集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采

購較為有利，采購前，先通知請購部門依計劃提出請購，采購部門集

中辦理采購。

2．長期報價采購：凡經常性使用，且使用量較大的材料，采購

部門應事先選定供應廠商，議定長期供應價格，批準后通知請購部門

依需要提出請購。

3.未經公司主管領導書面同意，不得私自變更、替換現有面輔材

料供應商；如有更適合供應商而需要替換原供應商的，采購部必須提

交書面變更供應商陳述材料，獲得書面批準后方可變更。

4.詢價、議價結束后，需公司主管領導書面同意方可定價，否則

公司不予認可價格；由此引起后果由責任人負全責。

5.采購作業合同簽訂由公司指定或授權委派專人負責，否則視為

無效。

6.毛領、毛條、面料等大額材料合同簽訂由分管采購副總經理以

上級別人員辦理。

第三條采購作業處理期限

采購部門應依采購地區、材料特性及市場供需，分類制定材料采

購作業處理期限，通知有關部門以便參考，如果有變更時，應立即修

正。

第四條詢價、比價、議價

(一)經辦人員應對廠商的報價資料進行整理并經過深入調查分

析后，以電話或其他聯絡方式向供應廠商議價。

(二)凡是最低采購量超過請購量的，采購經辦人員在議價后，應

在請購單中注明，經主管簽字確認后上報。

(三)采購經辦人員接到“材料采購單”后應依采購材料使用時間

的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，需精選

三家以上的供應商進行產品的書面比價，經分析后進行議價，議價結

果書面上報主管領導。

(四)采購部門接到請購部門（生產部、總經理辦）以電話聯絡的

緊急采購情況，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請

購單后，按一般采購程序優先辦理。

第五條審核及批準

附注：凡是列入固定資產管理的采購項目應該以“財產支出”批

準權限進行上報。

第六條訂購

(一)采購經辦人員接到經批準的“材料采購單”后，應以“訂購

單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供

應商在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”，材料需按

款號標明分包包裝。

(二)若屬分批交貨者，采購經辦人員應在“材料采購單”上署名

“分批交貨”以供識別。

(三)采購經辦人員使用暫借款采購時，應在“材料采購單”上署

名“暫借款采購”，以供識別。

第七條整理付款

1．面輔材料倉庫應按照已辦妥收料的入庫單單，經與供應商送

貨核對無誤后，于第二日將原始單送會計部門。

2．缺交應補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。

3．超交應經主管批準后，才能依照實收數量進行整理付款，否

則僅依訂貨數付款。

價格及質量的復核

第八條價格復核與市場行情資料提供

采購部門應調查主要材料的市場與行情，并建立廠商資料，作為

采購及價格審核的參考。