農村信用社信貸業務檔案管理暫行辦法

農信社信貸業務檔案管理暫行辦法

第一章 總 則

第一條 為進一步規范全省農村信用社信貸業務檔案管理,有效地保護和利用信貸業務

檔案,防范信貸風險,根據中華人民共和國檔案法、貸款通則等有關法律法規的規定,結合

全省農村信用社實際,制定本辦法;

第二條 本辦法所稱信貸業務檔案是指農村信用社、農村合作銀行以下簡稱農村信用社

在辦理信貸業務過程中形成的用以記錄和反映信貸業務全過程及與客戶關系的重要文

件、憑據和圖表、聲像以及系統數據等資料;主要由客戶的基本資料、信貸業務中的相關

契約和信用社信貸管理資料等組成;

第三條 信貸業務檔案管理遵循“明確職責、科學管理、有效利用、嚴禁損壞”的基本

原則;

第四條 信貸業務部門負責信貸業務檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管和日常維護

工作,并對檔案資料的真實、完整、有效、保密等負責;

第五條 各級信貸管理部門都要設置信貸業務檔案管理崗位,指定專人負責信貸業務檔

案的審核、整理、保管、移交等工作,檔案管理人員可兼職;

第六條 檔案管理人員、調閱人員及其他相關人員均要嚴格執行保密制度;

第七條 信貸業務檔案管理工作接受上級信貸部門、檔案管理部門的指導、監督和檢查;

第二章 信貸業務檔案管理人員職責

第八條 信貸業務檔案管理人員的職責

一嚴格執行國家政策和法律法規,認真學習和鉆研檔案管理業務,不斷提高業務素質；

二負責收集、整理和保管信貸業務檔案資料；

三對已超過保管期限的檔案進行鑒定,按程序對超過保存期限和無保存價值的檔案進行

銷毀；

四辦理檔案借閱登記手續,負責檔案利用工作;

縣市、區農村信用聯社、合作銀行以下簡稱縣級聯社要明確分管信貸業務檔案工作的主

任行長,并明確其職責;

第三章 信貸業務檔案的收集整理和歸檔管理

第九條 分支機構信貸內勤人員負責收集信貸業務檔案資料;每筆業務終了,由信貸人員

客戶經理向信貸內勤辦理檔案交接,同時登記“信貸檔案保管交接登記簿”;信貸內勤負

責審查信貸業務檔案內容填寫是否符合有關規定,資料是否齊全完整；對于不符合規定的,

退信貸人員客戶經理;

第十條 信貸業務檔案的整理;

一檔案資料中的企業借款合同、保證合同等要折疊成A4紙規格,其他需要保管的資料均

要提供A4紙樣式,用打號機打印頁碼并固定后歸入檔案盒;

二檔案盒中的信貸檔案資料均須打印目錄,目錄列示的內容必須與檔案盒中保管的信貸

檔案資料內容相一致;

三對破損的資料應進行托裱、修補,字跡易擴散的應復制并與原件一并保管;

第十一條 對法人客戶新發生信貸業務檔案資料,實行統一管理、集中保管,原則上由縣

級聯社公司業務部負責,各分支機構的信貸業務檔案,要隨發生隨移交;存量貸款資料按

照屬地管理原則,暫由貸款主辦社保管；非法人客戶信貸業務檔案資料按照信貸業務審批

權限,實行“誰審批,誰保管”,由最終審批部門相應的信貸業務檔案管理人員集中保管;

第十二條 縣級聯社應建立健全信貸資料的立卷歸檔制度,信貸業務檔案管理人員對年

度內辦理完畢的具有保存價值的檔案資料搜集齊全,分類整理,立案歸檔;

第十三條 檔案管理人員根據業務特點和工作需要,對信貸業務檔案資料進行立卷分類;

一客戶信貸業務檔案分為五類：

1．權證類：采用抵押、質押擔保方式的信貸業務,能夠證明對抵押物、質物享有所有權

和處置權的要件;

2．要件類：辦理信貸業務過程中產生的能夠證明信貸業務的合法性、合規性的基本要件;

3．管理類：客戶的基本資料;

4．保全類：信貸資產風險管理的相關資料;

5．綜合類：信用社內部管理資料;

權證類、要件類必須存放原件,其他各類檔案原則上應存放原件,如有特殊情況,無法取得

原件的,在不影響農村信用社權益的前提下,可以存放復印件;主管信貸員客戶經理要將

復印件與原件核實,在復印件上簽署“經核對與原件一致”字樣,核對日期并簽名確認;

二客戶信貸業務檔案的建立實行一戶一檔、一筆項一卷,即一個客戶除權證類以外的所有

檔案存放在一起,一筆業務一個項目的檔案設為一卷一個借款合同項下分次發放的視同

一筆;每個客戶檔案內再分為立卷區和歸檔區,在立卷區存放執行中業務的要件類、管理

類、保全類檔案,在歸檔區存放已經執行終了業務的要件類、管理類、保全類檔案;

權證類檔案存放區域為權證區,其中有價單據必須存放于金庫,執行中借據由會計部門集

中入庫保管,執行終了的借據按照要求歸檔,其他權證類檔案存放于檔案庫內的保險柜中,

必須雙人、雙鎖保管;

綜合類檔案存放區域為綜合區;

對農戶個體工商戶貸款,縣級聯社要根據貸款額度大小,對一定數額以下的農戶個體工商

戶的信貸業務檔案資料按村市場或按照信貸人員客戶經理服務范圍建檔;

三各類檔案的主要內容：

1．權證類檔案包括：抵押物質物評估報告和作價依據,抵押物質物所有權、使用權證或

證明文件,已辦理抵押質押登記的他項權證或有關證明文件,抵押物清單,權利質押中的

各種有價單據,抵押物質物保險單,抵押質押公證書客戶辦理的要收集等;

2．要件類檔案包括：信用等級評定報告及授信資料,客戶信貸業務申請書,信貸業務調查

報告,信貸業務調查審查審批表,貸審會會議紀要,上級管理部門審批咨詢意見,貸款意向

書,貸款承諾函,信貸業務借款合同協議書、借據、擔保合同擔保協議或擔保函,到逾期貸

款本息催收通知及回執,貸后跟蹤檢查記錄和貸款檢查報告,企業經營活動分析報告,保

證金進帳證明材料,貸款五級分類認定表季度,以及涉及貸款審查、審批、發放的其他必

要資料;

3．管理類檔案包括：借款人的基本資料和擔保人的基本資料;主要有企業法人營業執照

副本或復印件,事業單位登記表副本或復印件,企業資質登記證復印件,特種經營許可證

復印件,外商投資企業外匯登記證復印件,中華人民共和國組織機構代碼證書復印件,貸

款卡證明材料復印件以及以上資料的最新年檢證明,企業法人注冊資本驗資報告復印件

或有關注冊資本來源的證明材料,法定代表人、負責人或代理人的身份證明復印件,法定

代表人、負責人或代理人的簽字樣本,法人授權證明書,企業章程、聯營協議復印件,印鑒

卡,企業變更登記有關文件的復印件,企業各期財務報表,企業轉制、改組等重大行為的相

關資料,客戶資料數據采集表,有關審計報告,需要政府管理部門批準事項的文件復印件

等;

自然人作為保證人的還應包括保證人及配偶的有效身份證件、保證人的居住證明或戶口

本的索引卡、保證人財產及收入狀況證明、保證人及配偶同意提供擔保的書面文件;

4．保全類檔案包括：貸款訴訟全過程相關資料,全部相關貸款檔案,以物抵貸資產清單、

權屬證明、抵貸協議、法院裁定書,投資資產的投資協議書、股權證明、投資資產劃撥憑

證等法律文書和其他必要資料；企業兼并、破產的有關資料及證明文件等；呆壞賬核銷

的相關資料;

5．綜合類檔案包括：信用社內部有關信貸業務的各類報表,授權及轉授權文件,行業分析

資料,信貸分析報告,調查檢查報告,審計稽核報告等;

第十四條 立卷歸檔的基本要求：

一遵循檔案資料的形成規律和特點,保持資料之間的有機聯系,區別不同保管價值,以便

于保管和利用；

二歸檔的檔案資料種類、份數及每份文件的頁數要齊全完整；

三在歸檔資料中,應將每份資料的正件與附件、復印件與原稿、請示與批復、轉發文與原

件等立在一起,不得分開；文電應合一立卷,同時按照批復在前、請示在后,處理性決定、

判決性文件在前,依據材料在后的順序要求辦理資料歸檔；

四不同年度的檔案資料,一般不得放在一起立卷,但跨年度的請示與批復,放在復文年立

卷,沒有復文的,放在請示年立卷,跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；

五卷內資料應按排列順序,依次編寫頁碼和卷號,統一在每頁正面的右上角填寫頁碼；

六卷內資料要去掉金屬物,對破損的資料應進行托裱、修補,字跡易擴散的應復制并與原

件一并立卷,案卷應使用標準的檔案封皮,采用三孔一線的方法裝訂,不能裝訂的案卷,如

定期統一報表等,應使用標準的報表封面、封底,用細線裝訂；

七按規定逐件填寫卷內文件目錄,卷內資料需要說明的事項,應逐件填寫卷內備考表并將

其放在卷尾,案卷封皮應逐項按規定填寫清楚,案卷題名要簡明確切地反映卷內資料內容,

要用毛筆或碳素墨水書寫,字跡要工整、清晰;

第十五條 信貸業務檔案應按照不同的保管期限進行保管;有信貸關系的客戶的信貸業

務檔案要永久保管；結清全部信貸業務的客戶的信貸業務檔案,從該客戶與農村信用社的

最后一筆信貸業務結清后次年起,保管五年;

第四章 檔案的保管、調閱、交接和銷毀

第十六條 信貸業務檔案必須有專用庫房和柜架保管,庫房、柜架要堅固,并有防火、防

盜、防潮、防鼠、防蟲等功能;庫房內不能存放與信貸業務檔案無關的物品,要定期對檔

案資料進行檢查,發現問題及時解決,確保資料安全;

第十七條 建立檔案的查閱與調閱制度;信貸業務檔案一律不準外借,以防丟失和泄密;

一內部調閱信貸業務檔案,應由調閱人出具借條,經信貸負責人或分管主任行長批準,并

登記“借閱信貸業務檔案登記簿”;調閱的信貸業務檔案不得橫傳、涂改、圈劃、復制或

拆散原卷冊,用后必須及時歸還;

二公安、紀檢、司法等部門處理案件,需查閱檔案時,必須持有縣以上主管部門的正式公

文介紹信,經分管主任行長批準方可查閱;查閱時,檔案管理人員必須在場陪同,不準將檔

案交給查閱人放任不管,查閱人需索取有關證據和資料時,需經分管主任行長同意后方可

抄錄和復制,但嚴禁將原件抽出借走;查閱檔案的介紹信要粘貼在原件后保管,并將查閱

日期和有關情況在案卷封底作詳細記錄,同時登記“借閱信貸業務檔案登記簿”,由信貸

負責人、分管主任行長和檔案管理人員共同簽章,以備查考;

第十八條 信貸業務檔案管理人員及有關信貸人員調離時,對經管的有關檔案資料包括

年內臨時保管的文件資料,要逐件填寫交接清單,在有關領導的監督下,辦理交接手續,以

明確責任,確保信貸業務檔案資料的完整;

第十九條 檔案保管期滿后應進行銷毀,具體步驟包括整理、審批和銷毀;

一銷毀前的整理;信貸業務檔案保管期滿需要銷毀時,應由縣級聯社主管部門會同檔案管

理人員共同鑒定;銷毀前必須嚴格進行整理和審閱,對其中未了結的債權債務合同及有關

資料,應單獨抽出,另行立卷保管到債權債務結清為止;

二檔案銷毀的審批;對需要銷毀的信貸業務檔案,信貸業務檔案管理人員應編制“信貸業

務檔案銷毀清單”,一式三份報縣級聯社檔案管理部門審查,審查同意后,核發“信貸業務

檔案銷毀核準單”,通知相關分支機構;

三檔案銷毀;信貸業務檔案銷毀工作由縣級聯社統一辦理,各分支機構檔案管理人員根據

“信貸業務檔案銷毀核準單”,將已核準銷毀的檔案資料報送縣級聯社檔案管理部門,縣

級聯社指定專人兩人以上負責監銷,監銷人應認真進行檢查核對,并在銷毀清單上簽字,

將檔案清單入檔保管;銷毀檔案應在指定地點進行,銷毀時應注意安全和保密,嚴防散失;

所有確定銷毀的信貸業務檔案,不得作廢紙出售;縣級聯社在信貸管理中形成的信貸業務

檔案資料,對需要銷毀的信貸業務檔案,按規定報檔案管理部門或上級部門;

第五章 罰 則

第二十條 信用社有關工作人員在信貸業務檔案收集、整理、保管、交接、調閱和銷毀

等過程中有違反本辦法行為的,按照山東省農村信用社員工違規違章行為處理暫行辦法

的有關規定,對責任人進行處理；觸犯刑律的,移交司法機關處理;

第六章 附 則

第二十一條 本辦法由山東省農村信用社聯合社制定、解釋和修改;

第二十二條 此前山東省農村信用社系統有關管理制度與本辦法有抵觸的,以本辦法為

準;

第二十三條 本辦法自2007年1月1日起施行;