檔案管理人員工作崗位職責(完整版)

2024年3月25日發(作者：參軍條件)

檔案室工作職責

一、檔案室工作人員要嚴格遵守《檔案法》及有關法律、法規、

忠于職守，積極學習，不斷提高政治水平和業務素質。

二、負責實施檔案工作目標管理，不斷提高管理水平。掌握檔案

的收集、整理、立卷、保管、鑒定、統計、利用等業務工作情況。負

責全單位各部門檔案的接收、整理、裝訂、登記、分類、編號、上架、

入庫保管、鑒定、銷毀、統計、借閱等各項工作。檔案室工作人員要

認真周密收集、及時準確整理、仔細有序保管本單位的文書、會計、

音像等檔案資料。

三、負責檔案的安全保密工作，嚴防檔案失密、泄密和其他安全

事故的發生。嚴格遵守國家、省、市、局及本單位的保密規定、制度，

不得擅自復制、提供、抄錄各類檔案材料，不得在各種場所隨意涉及

檔案內容，不得擅自涂改、偽造、出賣或贈送所保管的檔案資料，不

得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍，不得泄漏檔案的機密內容。

四、檔案工作人員對所保管的檔案，應負責保護其安全，切實做

好防火、防盜、防潮、防蟲、防光等日常管理維護工作及溫、濕度的

記錄和控制，及時修補破損檔案，最大限度延長檔案壽命。對永久、

長期保存的檔案，如有破損，應積極整補或復制，重要案卷做出特定

標記，重點保管。對檔案室設備，應經常仔細檢查，確保檔案資源的

安全。

五、定期做好檔案移交工作。按照檔案保管期和市檔案局關于檔

案移交的有關規定，檔案管理人員要適時做好檔案移交工作，按規定

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銷毀不需保存的檔案材料。科室立卷的檔案在驗收合格后，由檔案人

員負責催收，及時移送到單位檔案室集中存放管理。做好檔案法和檔

案工作的宣傳，指導兼職檔案人員開展工作。

六、建立系統的檔案借閱制度，切實有效地辦理檔案的出借、閱

覽和組織利用。本單位職工調閱業務案卷時，須經辦公室負責人同意

后，由檔案人員提供相關檔案卷宗在檔案室閱覽并遵守有關保密規

定。如需借出，需經辦公室負責人同意，并辦理借閱手續后借閱，七

日內歸還；外單位借調本單位案卷，需持正式介紹信，經單位領導批

準后放可在檔案室內借閱。

七、積極創造條件，做到微機建檔和調檔，負責檔案的數字化、

信息化、網絡化建設與管理工作，努力做好檔案的利用服務工作，編

制索引，迅速準確地查調檔案，盡快實現檔案管理工作升級。

八、嚴格遵守單位各項工作規章制度，按時上下班，有事請假，

不得無故曠工。同時注意衛生、整潔，嚴禁室內吸煙，保持檔案室的

清潔衛生。非檔案室人員不得進入檔案庫房，不得在檔案室逗留、閑

談。

九、從本單位實際情況出發，提出年度檔案工作意見，并對檔案

工作中存在的問題提出具體改進措施。負責做好業務協調工作，及時

組織、貫徹上級和領導布置的各項任務，經常向主管領導和上級業務

部門匯報請示。

十、完成領導交辦的其它工作。

檔案管理員崗位職責

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1.在綜合管理部的領導下負責檔案整理、編目、鑒定、統計、排

列和檢索工作編制等工作，嚴格按照《公司檔案管理制度》的要

求管理檔案管理室。

2.負責《檔案管理制度》規定的各項檔案的收進和移出工作，嚴

格履行交接手續，準確掌握室內檔案全宗、案卷數量及檔案的保

管期限等。

3.負責檔案管理室內部整理，檔案裝具和案卷排放整齊、科學有

序。保證庫內無灰塵，整潔美觀。

4.檢查檔案安全保管情況，發現對檔案有害因素時，要及時上報

采取措施。認真做好“七防”工作（防塵、防光、防潮、防火、

防盜、防高溫、防蟲鼠），做到以防為主，防治結合，保證檔案

的完整與安全。

5.明確檔案利用工作的目的，積極主動地做好接待工作，不斷提

高服務質量。

6.正確處理好利用和保密的關系，增強保密觀念，嚴守公司機密，

嚴格執行借閱、查閱登記制度。

7.負責檔案、資料調借工作。做到提供準確、及時主動。用后及

時清結，按時入室歸位。

8.應用電子計算機編目檢索、存貯及調用檔案；利用裱糊及復印

技術，掌握對紙張破損、字跡褪變、擴散的現行檔案進行搶救的

方法。嚴禁出現以下行為：

（1）.毀損、丟失或私自燒毀公司檔案

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（2）.私自向外界提供、抄摘公司檔案

（3）.涂改、偽造檔案

（4）.未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者

（5）.未按手續進行借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理

者同罰）

9、負責檔案、資料利用效果的信息反饋工作，收集利用典型

事例，年終寫出利用分析綜合報告，及實例選編。

10、完成領導交辦的臨時性工作任務。

11、年末認真總結本崗位工作及制訂下年工作計劃，寫出書

面材料。

責公司、單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供

利用的工作人員。

二，檔案資料管理員安全崗位職責

1、嚴格執行《檔案借閱制度》，檔案內容一律不得外傳。

2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要

隨手關燈、關窗、關門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

3、檔案主要供應本校使用，如外單位需要查閱、利用檔

案資料，須經領導批準同意。經同意借閱的檔案，必須由借

閱人嚴格保管，防止遺失和泄密，閱后必須及時歸還給檔案

保管員。

4、檔案庫房是保管檔案的機要重地，非檔案管理人員未

經許可一律不得進入庫房。

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5、要定期或不定期的進行保密情況檢查，如發現有泄密

情況，要及時報告有關部門和領導，積極采取有效措施。

6、在庫房內不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通

風、降濕、防火、防盜和衛生工作。

檔案員崗位職責

1、 認真學習馬列主義、毛澤東思想、“三個代表”及科學

發展觀，貫徹執行檔案法規，講究職業道德熱愛本職工作，為發

展檔案事業盡職盡責。

2、 努力學習科學文化知識，鉆研業務，掌握本機關種類檔

案的分類、組卷、編目、保護、利用的知識和技能，搞好所屬機

構的業務指導工作。

3、 對本單位應歸檔的文件材料按時收集、分類、整理、組

卷、書寫編目、保證案卷質量、做到管理科學，方便利用，努力

實踐檔案工作的標準化、規范化。

4、 堅持原則，保守機密，忠于職守，堅守崗位，不將檔案

材料擅自帶離工作崗位或給無關人員傳閱。

5、 熱情接待查檔人員，為查檔者提供方便，提供檔案做到

及時、準確。

6、 做好檔案信息利用，資料收集，編制檢索工具，編研和

檔案統計工作。

7、 做好檔案的收進、移出和統計工作。

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8、 認真做好檔案鑒定工作，對已超過保管期限確無利用價

值的檔案材料提出存毀意見，編造銷毀清冊，經領導和單位審核

后，按規定程序進行銷毀，并報市檔案行政管理部門備案。

檔案借閱制度

1、職能部門人員借閱檔案，需經主管領導批準，辦理借閱

登記手續，方可查閱。

2、借閱機密檔案，必須經主管領導批準后，在閱覽室內查

閱。

3、外單位查閱本單位檔案，必須持單位介紹信。寫明利用

目的，內容及來人政治面目，經主管領導批準后，方可查閱，但

一律不得借出。

4、借閱檔案者未經許可，不得隨意抄錄、復印和拍照原文。

5、借閱人員必須愛惜檔案、資料，保持檔案的清潔與完整，

不得在檔案上勾劃、涂改、污損、抽頁，注意保密，不得轉借和

遺失。如發現問題，根據情節輕重，依法處理。

6、檔案員有責任檢查借閱者歸還的檔案，了解保管情況和

利用效果。借閱人員有義務匯報、介紹利用情況。

7、借閱期限，按要求用畢歸還。如需借走，或延長時間，

必須經單位主管檔案工作的領導批準，方可辦續借手續，期限為

期一年，到期必須歸還

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檔案保密制度

1、嚴格遵守、執行黨和國家的保密制度、維護檔案的安全、

完整和統一。

2、機密檔案要妥善保管加強保密措施。

3、機密檔案、資料的借閱，必須履行嚴格的領導審批手續，

經領導批準后，方可在指定的場所閱讀，不得外借。

5、機密檔案不準摘抄或復制。

6、檔案員或查閱人員對檔案的內容要保密。不得在公共場

所談論，不準攜帶檔案文件回家，探親，訪友。造成失密、泄密

要追查當事者和工作人員的責任。

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檔案庫房管理制度

1、檔案庫房內有“九防”措施：即防盜、防火、防光、防

蟲、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。并定期檢查、通風。

2、保持庫內清潔，做好溫濕度記錄，使庫房相對濕度保持

在45%—60%之間，溫度保持在14℃—24℃左右為宜，如有異常

情況及時采取改進措施。

3、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃易爆等危險物品和與檔

案無關的物品。停電時應用手電照明，不得使用蠟燭等明火器具。

4、庫房設專人管理，無關人員一律不得進入庫房。隨時關

好門窗，確保檔案安全。

5、檔案出入庫情況應有詳細記錄，借閱的檔案收回時，及

時放回原處，不得前后錯位。

6、案柜的擺放應做到整齊美觀。遠離窗戶，隨時做好保潔

工作。

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檔案統計制度

檔案統計工作是檔案工作中一項獨立的工作環節，也是保證

檔案工作質量，提高檔案工作水平的一項有效方法。

1、檔案統計工作應準確、及時、科學。

2、根據檔案資料的查閱、借閱登記，每年統計一次利用效

果情況。

3、凡立卷歸檔的文書、會計、科技、聲像檔案，應分類填

寫登記簿，年終匯總立卷情況。

4、經檔案室移交出去或銷毀的檔案，應進行統計登記。

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立卷歸檔制度

一、歸檔范圍：凡是本單位在各項工作活動中直接形成的、

已經辦理完畢的、具有查考保存價值的各種文字、圖紙、表格、

聲像等不同形式和載體的文件材料，均應依法歸檔，任何人不得

以任何借口拒絕歸檔。

二、歸檔時間

1、文書檔案：本年度各部門形成的各種不同形式和載體的

文件材料，在次年一月底前由檔案室管理人員統一布置立卷，經

本部門負責人審定后，每年三月份移交檔案室集中統一保管。

2、會計檔案由財務部門年終立卷，保存一年后，移交綜合

檔案室保管。

4、設備檔案：按同一設備儀器名稱，含設備購置、合同、

說明書、安裝、調試、驗收記錄等文字材料，指定負責人員，收

集整理。設備投入使用后及時移交檔案室保管。

5、聲像檔案在每項工作活動完畢后隨時整理歸檔。

6、實物檔案：單位獲榮譽獎品、銅牌等按時間順序隨時編

號歸檔

三、歸檔要求

1、應歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對準確，按

照文件材料的形成規律及其內在聯系，進行分類、立卷，使案

卷能正確反映出本校工作活動的真實情況，便于保管和利用。

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2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的，

可酌情增加歸檔份數。

3、凡歸檔的文件材料，其制作材料必須利于長期保存，

同時要保證圖樣清晰，字跡工整耐久，簽署完備。禁止用鉛筆、

圓珠筆和復寫紙制作文件。

4、案卷封面各個項目應填寫清楚、準確；卷內文件材料

按規定次序排列、編號，并填寫“卷內文件目錄”和“備考表”。

5、歸檔案卷要按一定次序系統排列，按照不同門類、載

體和不同保管期限分別進行編號，并編制案卷目錄，填寫案卷

目錄號。

6、歸檔手續，各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時，

應編制“移交清單”一式二份，經交接雙方核對簽字后，各留一

份，以備考查。

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