XXXX集團采購招標委員會職責、制度及流程
1.目的
對集團各分公司大宗化工原料，大型設備采購、大型基建工程，可回收物資(廢鐵、邊條，塑料袋等)處理和服務等項目進行控制，確保其提供的產品、工程質量、服務質量符合規定的要求，價格合理。
2.范圍
本制度流程適用于集團各工廠涉及的大宗物資，固定資產，設備等采購及大型項目的改造等。對符合招標采購要求，但屬于下列情形之一的，經本單位領導批準，可以不招標:
一、只能從唯一供應商處采購的;
二、不可預見的急需采購;
三、因技術復雜或高度專業化，不能確定詳細規格或者具體要求;
四、一年內已進行了招標，采購項目與前次招標項目基本相同，且市場行情變化不大的;
五、涉及企業機密的;
六、需方可自行生產的;
七、指定供應的。
3.項目組長
由集團法人或授權的項目負責人。
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4.流程圖
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5.
5.1組織全公司木質原料、化工原料、大宗通用機電設備、配件等及各分子公司技術改造項目中超過10萬元的工程項目和設備的招標采購。
5.2組織相關部門對各分子公司報廢和閑置資產，可回收包裝材料等對外處置物資進行競價銷售。
5.3組織制定公司招標采購管理制度和辦法，規范招標采購流程，確定評標委員、監標委員人選和評標方法。
5.4確定中標供應商并監督中標供應商的履約情況，可根據實際情況，有權終止合作。
5.5組織相關人員每季度對各分子公司執行招標采購制度的情況進行監督檢查，對所發現的違規違紀情況進行查處。
5.6對招標采購工作的具體執行部門、評標委員、監標委員的履職情況進行監督，有權對違規違紀的人員進行懲處。
5.7招標采購委員會組織架構
6. 采購招標委員會制度
6.1項目的技術部門、使用部門與相關專家討論并確認項目的范圍和工程技術要求;
6.2招標委員會安排準備項目的文件，技術問題，供應商渠道及招標文件等。招標文件應該正式、清晰和專業。
6.3采購負責遴選供應商，召開招標會，發布項目資料，回答供應商的相關問題，收集報價，并將審批完成后的合同或訂單發給供應商并跟蹤交貨，按合同要求按時提出付款申請。
6.4價格、貨期、質量、付款條件等商務條款的討論由招標委員會主導但須介入相關的如設計、生產、財務、法務、顧問和安全生產部門(如果涉及到健康安全環保方面的項目設計需求及合同條款)等進行評審。
6.5所有采購訂單或合同按照集團公司的審批權限制度進行審批。
6.6各工廠庫房、生產、設備部，化驗室，資料室等相關部門負責參與收貨或質量驗收;
6.7財務負責按照合同/定單、收貨狀況和發票付款。
7. 采購、改造的申請和預算的審批及控制
采購項目的需求和預算由需用部門提出，具體的采購申請和預算須按照公司審批權限制度進行審批。在采購執行過程中，采購對實際采購金額和預算進行比較和分析并及時提交報
告給項目組評審，如果預計采購金額將超過已審批的預算范圍須按照公司審批權限制度對更新的預算重新進行審批。
8.供應商開發和選擇
項目組和采購應該找到3家或者超過3家的供應商并向其發出招標項目的邀請，供應商的選擇和評審須經過包括工廠工程設計、生產、采購在內的項目團隊的評估和認可。如果出現只有唯一合格供應商的情況，必須經過項目組的認可。對于列為備選的供應商，采購部須要求供應商與集團各分公司簽訂誠信協議(見附件)。
9.招標邀請
項目組就該項目的關鍵技術要求和條款向3個或者超過3個的備選供應商發出邀請函文件參與招標，并在需要的情況下召開招標會議。
10.收集報價
招標報價應該在供應商密封、敲章后在規定時間前送往采購部，
超期送來的報價和不一致的報價將被拒絕。或者以明標方式在現場進行競標，
11.開標
開標只能在項目組長、采購、財務部、和其他由部門領導授權的人員在場的情況下由紀委監察部全程監察進行，采購部保留招標原始記錄。所有的參與者不可以向任何供應商透露相關信息。
12.供應商遴選
項目組對供方資質、價格、商務條款、技術質量、貨期及服務等方面進行評估后，共同決定選擇結果，并報上級領導審批;一旦最終的供應商被選定，采購部將向所選的供應商發出具有最終價格以及如交付，付款等相關條款的正式合同。所有項目成員在采購項目合同簽署前與供應商的面談需要有2個或以上的項目組成員，不得私自與供應商商談相關內容。
13.合同審批
所有的合同審批必須按照集團公司的審批權限制度進行。采購部與項目團隊和供應商針對
合同草稿充分溝通協商達成一致后，進行合同及相關附件的審批程序。如果在審批過程中仍有異議，采購部須與供應商和相關項目成員重新溝通，達成一致后再重新提交審批申請。
14.合同執行
采購負責跟蹤合同交貨期的執行以及按照合同要求提交付款申請。
15.采購需求或合同的變更和取消
對于已經審批的采購需求或合同，如果需要變更或取消，由申請變更部門提出申請，經過部門最高負責人審批審核后，由采購部門與供應商協商更新或取消合同。更新后的合同須按照公司審批權限制度重新進行審批。
16.其它
16.1任何與該程序不符的操作均需經過招標委員會一致通過并報請集團董事長的批準。
16.2所有招標委成員不得向供應商索賄或間接接受提供給個人的任何好處而導致商務決策
上的偏見。
16.3對于違反采購規范和公司要求的行為，將按照公司的有關規章制度執行一定的處罰，如:口頭/書面警告、通報批評、辭退或訴諸法律等。
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