外校接待方案

2023年12月13日發(作者：xx片)

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大活工作部

外

校

接

待

方

案

-可編輯修改- 。

策劃者：諶月

前言

武漢紡織大學大活工作部是校團委領導下的一個優秀的服務型組織，下設技術部、秘書部、活動部、外聯部、宣傳部五個部門，負責活動場地審批管理及為各校級組織和二級學院的大型活動提供舞臺、燈光、音響等舞臺支持。為豐富高校間學生組織的建設經驗和知識，大活工作部非常歡迎其他高校中職能類似的學生組織蒞臨本校進行交流和學習，研討學生團體的發展規劃和雙方的交流和合作，從而加強與外校之間的溝通聯系并取得共同的進步。

為了認真做好接待工作，有序安排好外校組織考察交流期間的行程，增強考察交流效果，特制訂如下接待方案。

一、活動目的

1.加強和外校之間的溝通與聯系，尋求進一步的合作。

2.共同交流學習，相互取長補短，從而共贏推進各自組織的創新和發展。

3.拓寬視野，了解并接受更多的信息，為組織的革新奠定基礎并及時發現現階段組織發展中存在的問題。

4.發掘本組織的特色，在突出強化特色的同時探尋更多的發展面。

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二、活動主題

每個學校都有各自的特色，每個學生組織都有自己的優勢和劣勢，為加強各高校之間的聯系，可通過此次跨校交流使雙方組織發現自己存在的問題以及與眾不同的特色，從而揚長避短，共同取得更好的進步與發展。

三、活動對象

武漢其他高校中與本組織職能類似的學生組織。

四、活動地點

校園各景，大學生活動中心演播廳、調音室、值班室。

五、活動具體流程

——前期準備

1.購買邀請函，填寫并恭送邀請函。

2.交換彼此組織的最新資料，加強對對方的了解。

3.確定具體來訪信息。掌握來訪目的、時間、時長、地點、人數、人員名單、具體要求等，提前一天將相關信息及時、有效傳遞給接待協助部門，同時通知參與接待人員。

4.宣傳部及時在微博、微信等網絡平臺上進行前期宣傳報道等事宜。

5. 提前準備好調音室及大活演播廳，做好衛生清理及布置工作。各部門相關人員準備好介紹及解說的方案。

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6.準備好交流中需要使用到的紙質及電子檔資料、照片等。

7.確定相關接待人員迎接、陪同、送行。

8.根據需要安排用餐，用餐標準和費用視具體情況確定。

——活動當日

1.與外校聯系確定到達的時間，提前在校門口等待。

2.雙方會晤，進行自我介紹，相互熟悉。

3.帶領外校組織交流人員參觀校園并至大學生活動中心（或者提前訂好小青蛙）。

4.帶領外校組織交流人員至值班室，向其展示值班地點，介紹活動申請流程及注意事項，并展示活動申請表、回執單。

5.帶領外校組織交流人員至調音室，為其介紹本組織相關信息以及各部門的職能，向其展示調音臺、LED屏等設備及相關軟件的使用，并分享交流舉辦內、外場活動的經驗，同時拍攝交流時的照片，宣傳部及時于網絡平臺發布活動動態。

6.帶領外校組織交流人員至大活演播廳，為其介紹演播廳的構造，以及幕布、燈光、追光等設備的使用，同時開啟音響、燈光等舞臺效果，讓交流人員可以親身體驗活動現場的氛圍。

7.與外校組織交流下設部門的職能以及發展方向，各部門部長交流部門經驗，在發展特色部門的同時緊抓其他部門，做到各部共同發展。

8.于演播廳合影留戀。

9.組織安排外校交流人員共同用餐。

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10.交流結束，相關人員將外校組織送至校門口。

——活動后期

1.聯系對方組織負責人，確定外校組織已安全抵達學校。

2.清理場地，整理并總結相關經驗。

3.了解外校組織對此次交流的感受和建議，做好工作總結。

4.宣傳部在微信、微博等網絡平臺上發布此次交流活動的相關圖片及信息。

5.根據此次活動所總結的經驗及問題，向各部門開會進行說明，并布置各自的發展改進的任務。

6.與交流的外校進行后續聯系，保持良好的關系。

六、具體分工

主席團：進行引領帶隊并分配相關任務（一男一女）。

外聯部：聯系外校組織，確定交流的相關事項（到達時間、交流人員、人員人數、交流內容等），提前訂好用餐地點，以及保持后續的聯系（兩人）。

秘書部：購買邀請函，填寫并恭送邀請函。提前打印好申請表、回執單、大活工作部工作手冊，以于交流時進行展示（兩人）。

活動部：準備好調音室、演播廳，進行清潔及布置（一人）。

技術部：準備好設備使用手冊以及介紹解說的內容（四人）。

宣傳部：進行活動的前期宣傳、當日跟進、后期反饋、照片拍攝等宣傳報道事宜（一人）。

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主席助理：最好本次交流活動的總結情況（一人）。

七、活動要求

1.交流內容、交流時間等以外校組織意愿為主。

2.與外校組織聯系時注意禮貌，并傳遞想要保持長期聯系以及尋求合作的想法。

3.相關人員提前于校門口等待，介紹人員要提前準備并態度友好、熱情的進行介紹。

4.相關人員當天需佩戴工作證，提前到場確定各準備事項。

八、注意事項

1.選取地理位置離本校較近并有相關經驗可供交流的外校組織。

2.如果當天天氣狀況不佳則及時聯系對方，推遲交流日期。

3.活躍交流時的氣氛，避免出現尷尬的冷場等局面。

4.如出現緊急狀況，冷靜聽從主席團安排，從容處理。

九、經費預算

項目

餐費

礦泉水

邀請函

打印費

總價

單價

15

1

5

0.1

￥ 325

數量

20

15

1

50

總價

300

15

5

5

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大活工作部修訂

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