關于邀請函的書寫格式

2024年1月8日發(作者：林華寶)

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關于邀請函的書寫格式

關于邀請函的書寫格式

1、格式要求。請柬一般由標題、稱謂、正文、落款四部分組成。

標題即用大字書寫的“請柬”兩字，在第一行中間，或者占用一頁，當作封面。稱謂即被請者的單位名稱或姓名，另起一行或一頁頂格書寫，姓名之后寫上職務、職稱等，如“”、“先生”、“教授”、“經理”、“主任”等。正文應寫清活動時間、地點、內容、要求，并用“敬請參與”、“敬候光臨”、“敬請屆時間臨”等語結束。落款即發函者的署名與發函日期。

2、請柬的形式要美觀大方，不行用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的

請柬填寫。所用語言應懇切、熱誠，文字須精確 、簡練、文靜。

邀請函格式及說明

在一般狀況下，邀請有正式與非正式之分。非正式的邀請，通常是以口頭形式來表現的。相對而言，它顯得要任憑一些。正式的邀請，既講究禮儀，又要設法使被邀請者備忘，故此它多采納書面的形式，即洛陽禮儀活動邀請函的形式。

那么，什么是禮儀活動邀請函?我們要怎樣來寫作禮儀活動邀請函?

一、禮儀活動邀請函的含義

禮儀活動邀請函又稱禮儀活動邀請信、禮儀活動邀請書，是禮儀活動主辦方（單位、團體或個人）邀請有關人員出席隆重的會議、典禮，參第 1 頁 共 7 頁

與某些重大活動時發出的禮儀性書面函件。

凡細心支配、細心組織的大型活動與儀式，如宴會、舞會、紀念會、慶祝會、發布會、單位的開業儀式等等，只有采納禮儀活動邀請函邀請佳賓，才會被人視之為與其檔次相稱。禮儀活動邀請函有自己的基本內容、特點及寫法上的一些要求。

二、禮儀活動邀請函的基本內容

禮儀活動邀請函的基本內容包括禮儀活動的背景、目的和名稱；主辦單位和組織機構；禮儀活動的內容和形式；參與對象；禮儀活動的時間和地點、聯絡方式以及其他需要說明的事項。內容依據實際狀況填寫。

三、禮儀活動邀請函的特點

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洛陽禮儀活動邀請函的特點體現在以下四個方面：

禮貌性強。邀請事務使用邀請函表示禮貌。禮貌性是禮儀活動邀請函的最顯著的特征和基本原則。這體現在內容的完全的贊美確定和固定的禮貌用語的使用上，強調雙方和諧友好的交往。

感情真誠。禮儀活動邀請函是為社交服務的特地文書，這使得它能夠單純地、充分地發散友好的感情信息，相宜于在特定的禮儀時機、場合，向禮儀對象表達特地真誠的感情。

語言簡潔明白。禮儀活動邀請函是現實生活中常用的一種日常應用寫作文種，要留意語言的簡潔明白，看懂就行，文字不要太多太淺顯。

適用面廣。禮儀活動邀請函使用于國際交往

以及日常的各種社交活動中，而且適用于單位、企業、個人，范圍特別廣泛。

四、禮儀活動邀請函的結構與寫法

在應用寫作中禮儀活動邀請函是特別重要的，尤其是社會交際空前廣泛和重要的當代社會，寫好它可以說至關重要。對禮儀活動邀請函的寫法要留意格式和形式兩個方面。

首先是結構上寫法類似公函。一般格式如下：

邀請函

敬重的________________

您好!

___________單位將于____年____月____日在_________地，舉辦_____________活動，特邀您參與，感謝。

第 2 頁 共 7 頁

邀請函

敬重的×××教授：

我們學會打算于××年×月×日在省城××賓館舉辦民間文學理論報告會。恭請您就有關民間文學的現狀與進展發表高見。務請撥冗出席。 順祝

健康!

××省文學討論會

聯系人：×××

××年×月×日

這是最常見的、標題只以文種“邀請函”字樣消失的范例。

新春晚會邀請函

________小姐／先生

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仰首是春、俯首成秋，××公司又迎來了她的第×個新年。我們深知在進展的道路上離不開您的合作與支持，我們取得的成果中有您的辛勤工作。久久聯合、歲歲相長。作為一家成熟、專業的×X公司，我們珍惜您的選擇，我們情愿與您一起共享對新年的期盼。故在此邀請您參與×××公司舉辦的新年酒會，與您共

話友情、展望將來。如蒙應允，不勝欣喜。

地點：×××

時間：××年×月×日

備注：期間抽獎，請隨賜名片

這里標題除了文種“邀請函”字樣外，還消失了事由“新春晚會”。 在一個商業社會里，商務禮儀活動邀請函也消失得越來越普遍。

商務禮儀活動邀請函反映了商務活動中的人際社交關系，企業可依據商務禮儀活動的目的為其合作伙伴(投資人、材料供應方、營銷渠道商、運輸服務合作者、政府部門負責人、新聞媒體伴侶等)撰寫具有企業文化特色的邀請函。一般來說，商務禮儀活動邀請函的文本內容包括兩部分：邀請函的主體內容和邀請函回執。如：

洛陽XXXXXX公司年終客戶答謝會邀請函

敬重的×××先生／女士：

過往的一年，我們專心搭建平臺。您是我們關注和支持的財寶主角。

新年即將來臨，我們傾情實現公司客戶大家庭的歡樂相聚。為了感謝您一年來對XXXXXX公司的大力支持．我們特于××年×月×日×時第 3 頁 共 7 頁

在×××大酒店一樓×X殿舉辦××年度XXXXXX公司客戶答謝會，屆時將有精彩的節目和豐厚的獎品等待著您，期盼您的光臨!

讓我們同敘友情。共話將來， 迎接來年更多的財寶，更多的歡樂!

邀請函范文

洛陽XXXXXX公司

×X年×月×日

這是商務禮儀活動邀請函的主體內容，標題除了文種“邀請函”、事由“××廣告公司年終客戶答謝會”字樣外，還消失了活動主題標語“財寶主角”；正文亦符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務與禮儀的完善結合。

商務禮儀活動邀請函的回執則常采納表格

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的形式，將需要被邀請方填寫的事項逐項列出。一般包括參會企業名稱、參會人員姓名、性別、職務、民族習慣、參會要求(如參加某項專題活動)；被邀請方的聯系人、聯系電話、電子郵件地址等。禮儀活動組織部門的名稱、聯系人、聯系電話、電子郵件地址、企業網址等。

回執要隨邀請函同時發出，并要求按時回復。

由以上各例，我們可以看出禮儀活動邀請函的結構通常由標題、稱謂、正文、敬語和落款五部分組成。

標題。一般只寫文種“邀請函”即可，字號比通常標題要略大一些。有時也可以加“事由” ，如“關于參與研討會的邀請函”。有時還可包括共性化的活動主題標語，如“溝通無限中部六省

城市信息化高級論壇邀請函”。

稱謂。是對邀請對象的稱呼。要頂格寫受邀單位名稱或個人姓名，后加冒號。要寫明對方姓名、職務、職稱、學銜。也可以用“ ”、“經理”、“教授” 、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。通常還要加上“敬重的”之類定語。

正文。是邀請函的主體。頭可向被邀請人簡潔問候，位臵在稱謂下一行，空兩格。接著寫明舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程支配、時間、地點，邀請對象以及邀請對象所做的工作等，并對被邀請方發出得體、真誠的邀請。若附有票、券等物也應同邀請函一并送給邀請對象。有較為具體出席說明的，第 4 頁 共 7 頁

通常要另紙說明，避開邀請函寫得過長。

敬語。末尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“敬請參與”、“請屆時出席”之類的敬語。有些邀請函可以用“此致敬禮”、“順致節日問候”等敬語。

落款。署上邀請單位名稱或發函者個人名稱，署上發函日期。邀請單位還應加蓋公章，以示莊重。

其次是形式上的要求。邀請函的形式要美觀大方，不行用書信紙或單位的信函紙草草了事，而應用紅紙或特制的請柬填寫。

五、寫禮儀活動邀請函

要留意的事項

1．“邀請函”三字是完整的文種名稱，與

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公文中的“函”是兩種不同的文種，因此不宜拆開寫成“關于邀請出席×X活動的函”。

2．被邀請者的姓名應寫全，不應寫外號或別名。在兩個姓名之間應當寫上“暨”或“和”，不用頓號或逗號。網上或報刊上公開發布的邀請函，由于對象不確定，可省略稱呼，或以“敬啟者”統稱。

3．嚴格遵守寫作格式，稱謂、邀請事由、詳細內容、活動時間、活動地點、

相關事宜、聯系方式、落款等是必不行少的部分，不能丟漏信息。

4．邀請事項務必周詳，使邀請對象可以有預備而來，也會使活動舉辦的個人或單位削減一些意想不到的麻煩。

5．邀請函須提前發送，使受邀方有足夠的時問對各種事務進行統籌支配。 總之，禮儀活動邀請函屬于社會生活使用文書，具有社會公關及禮儀功能。它不僅表示禮貌莊重，也有憑證作用，要寫得簡明得體，精確 文靜。

如搬遷邀請函

__________單位(領導伴侶等)：

感謝您始終以來對本公司(或本人)的關懷和支持，使公司得以業務蓬勃進展，現公司已遷至————(某地)，誠邀請貴單位(或領導伴侶)在(時間地點)參觀公司新址，并赴本公司的慶典午宴。

落款：(單位、時間)

一般格式

第 5 頁 共 7 頁

敬重的___________：

您好!

________單位將于__年__月__日在________地，舉辦___________活動，特邀您參與，感謝。

_________單位

__年__月__日

在應用寫作中邀請函是特別重要的，而商務活動邀請函是邀請函的一個重要分支，寫好它至關重要。

商務禮儀活動邀請函是商務禮儀活動主辦方為了嚴肅邀請其合作伙伴(投資人、材料供應方、營銷渠道商、運輸服務合作者、政府部門負責人、新聞媒體伴侶等)參與其進行的禮儀活動

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而制發的書面函件。它體現了活動主辦方的禮儀愿望、友好盛情;反映了商務活動中的人際社交關系。企業可依據商務禮儀活動的目的自行撰寫具有企業文化特色的邀請函。

一般來說，商務禮儀活動邀請函的文本內容包括兩部分：邀請函的主體內容和邀請函回執。請看例文。

網聚財寶主角阿里巴巴年終客戶答謝會邀

請 函

敬重的××先生/女士：

過往的一年，我們專心搭建平臺，您是我們關注和支持的財寶主角。

讓我們同敘友情，共話將來，迎接來年更多的財寶，更多的歡樂!

商務禮儀活動邀請函的主體內容符合邀請函的一般結構，由標題、稱謂、正文、落款組成。

1. 標題。由禮儀活動名稱和文種名組成，還可包括共性化的活動主題標語。如例文，“阿里巴巴年終客戶答謝會邀請函”及活動主題標語——“網聚財寶主角”。活動主題標語可以體現舉辦方特有的企業文化特色。例文中的主題標語——“網聚財寶主角”獨具創意，特別奇妙地將“網”——阿里巴巴網絡技術有限公司與“網商”——“財寶主角”用一個布滿動感的動詞“聚”字緊密地聯結起來，既傳達了阿里巴巴與尊貴的“客戶”之間親密的合作關系，也傳達了“阿里人”對客戶的真誠敬意。若將“聚”和“財”連讀，“聚財”又通俗、直率地表達了合作雙方的第 6 頁 共 7 頁

合作愿望，可謂“以言表意”、“以言傳情”，也恰到好處地暗合了雙方通過網絡平臺實現利益共贏的心理。

2. 稱謂。邀請函的稱謂使用“統稱”，并在統稱前加敬語。如 ，“敬重的× × ×先生/女士”或“敬重的× × ×總經理(局長)”。

3. 正文。邀請函的正文是指商務禮儀活動主辦方正式告知被邀請方舉辦禮儀活動的緣由、目的、事項及要求，寫明禮儀活動的日程支配、時間、地點，并對被邀請方發出得體、真誠的邀請。

正文結尾一般要寫常用的邀請慣用語。如“敬請光臨”、“歡迎光臨”。

例文中，正文分為三個自然段。其中其次段

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寫明白“2022年終客戶答謝會”舉辦的緣由、時間、地點、活動支配”。(看原文)

第一段開頭語——“過往的一年，我們專心搭建平臺，您是我們關注和支持的財寶主角。”和第三段結束語——“讓我們同敘友情，共話將來，迎接來年更多的財寶，更多的歡樂!”，既反映了主辦方對合作歷史的回顧，即與“網商”精誠合作，真誠為客戶服務的經營宗旨，又表達了對將來的美妙展望，阿里巴巴愿與網商共同迎接財寶，共享歡樂。

這兩句話獨立成段，簡要精煉，語義連貫，首尾照應，符合禮儀文書的行文要求，可謂是事務與禮儀的完善結合。

4. 落款。落款要寫明禮儀活動主辦單位的

全稱和成文日期。

第 7 頁 共 7 頁