檔案電子化及整理流程

檔案電子化及整理流程

一、我們工作的意義

檔案電子化及整理工作是一項為完全步入網絡信息時代而打下的基礎，是為將來大數據

時代做的基礎服務，是時代進步必須去做的一項工作。

二、我們工作的目的

1．為政府提供之前幾十年的社會民生基礎數據，方便現今以及幾十年甚至上百年后的

工作人員及民眾查詢資料。

2．為無紙化辦公起到推動作用，使人民辦理業務更為快捷方便，信息傳達更為準確及

時。

3．能夠最大程度的保存社會發展的原始資料，將成為未來大數據的社會保障方面的應

用，犯罪心理方向的應用以及其它方向大數據的應用的基礎資料。

三、我們的責任及義務

我們做的電子化文件，將成為今后最為完整的甚至是唯一的電子化文件，所以，作為締

造這份電子化文件的我們，必須要對我們制作的信息負責，不能成為后人指責的對象，所以，

我們制作的電子文件力爭做到“0”錯誤，對得起自己，也對得起我們承擔的責任。所以我

們要做到以下幾點：

1. 信息的準確性：制作電子信息最大程度的做到避免人為錯誤，保證信息的正確性。

2. 信息的完整性：工作中不得出現缺失或損壞，最大程度保證電子信息和紙質文件的

一致性。

3. 保證紙質文件的安全性：工作中不得有任何因為防范不當而對紙質文件損傷。

歷史使命讓我團結在一起，一起來做這件具有歷史意義的事情，所以，我們有義務秉承

敬畏的態度，去完成工作中看似渺小的每一件事情，我們完成的每一件工作，都會推動社會

前進那么一點點。作為一個人存在于這個社會里，我們有義務認真的完成我們的每一項責任，

我們就像是編寫四書五經的一個小小的整理員，不要因為我們的一個小問題，成為后人指責

的對象。

四、工作流程化

整體工作安排

1. 確定需要處理的檔案的內容、數量、客戶需求及分類方案。

2. 初步確定工作流程，確定數據存放及備份方案，進駐人員試驗工作流程。

3. 實際操作，優化工作流程，提高工作質量，工作提速。

4. 檢測質檢工作質量，做好工作統計。

員工工作流程：

1. 借出檔案

接到項目，確認完客戶需求，確定工作流程之后，設計出一定的一套嚴謹的檔

案借還方案，檔案借還需要遵循以下幾種特點： 1）與檔案室對接一定要有借卷詳

情登記表

2）借卷詳情登記表一定要能夠實現對檔案最為精準的記錄，不能出現因為記錄信

息不完整而導致的無法精確找到檔案的情況。

3）固定某個或者某幾個人為借還卷人員，借卷要在借卷詳情登記表上準確的簽上

借卷時間以及經手人

4）借卷時要與檔案室人員準確對接，讓檔案室人員也對借卷情況簽字確認，以確

定責任轉接。

5）借卷時如出現問題，第一時間記錄，并與檔案室對接人員確認信息。

2. 掃描前案卷整理：及拆卷、分卷、編頁碼等

檔案借出后，應對此批借出的檔案進行再次分批處理，把一整批檔案分成數

個 更為方便處理的小批次，小批次需要符合：每批次為每個人半天或者一天的工

作量； 方便各個環節的人員工作。工作人員最小操作批次為一個小批次，一個小

批次不能 分給兩個同一工種的人來完成。完成分批后，制作責任跟蹤卡，分卷人

員詳細記錄 批次詳情起始檔號，批次內檔案冊數等信息。

在掃描之前，根據需要檔案情況，考慮是否需要對檔案進行分類和拆分處

理， 以方便掃描更快的進行掃描。具體要求根據各個項目情況及客戶要求而定，

大概規 則為：

1）拆卷：在保證檔案完整性的情況下，把所有粘連在一起的頁面進行拆分成單

頁。 2）分類：按照與客戶協定的順序，給檔案進行分類，不能有分錯類、放返

頁的情 況出現

3）編寫頁碼：按照規定，對檔案進行編頁，中間不能出現漏編，重碼等情況。

整體工作需要堅決杜絕兩冊檔案內容分混，弄丟檔案內容等，如出現此情況， 必

重罰，完成此項工作后，在責任跟蹤卡上簽名。

3. 圖片掃描

掃描人員根據批次順序進行掃描，掃描前，對相應檔案建立對應到冊的唯一存放路

徑，文件夾建立標準為：

1）具有統一性及包容性：此命名方式可以涵蓋本項目的所有檔案，并且同類型檔 案

都能夠使用此命名規則。

2）命名規則需要能夠包含一部分大分類，能夠保證所有文件存放在同一個路徑下

不會重名

（例：掃描文件夾命名格式：大批次號：1，小批次號：1-6-2，其中1代表第一次

借卷，6代表此次借卷分為了6個小批次，2代表第二個小批次。檔案文件：1997-

民-0014-0025，其中1997為年份，民為類別，0014為固定4位檔號，0025為固定

4位案號。文件夾存放格式：大批次號-小批次號-檔案文件） 根據不同的項目，掃

描圖片的規格要求會有所不同，但也是大同小異，現最常用的 掃描圖片要求為：

1）圖片存放格式：用的比較多的有JPG格式、TIFF格式、PDF格式，我們經常用 的

格式為JPG格式

2）分辨率：常用的分辨率為：200dpi, 300dpi,古籍掃描常用的分辨率為600dpi, 我

們掃描檔案用的分辨率為200dpi。（dpi為分辨率的意思，分辨率越高，掃描 速

度越快，掃描文件越大200dpi圖片大小為500kb-1M左右，顏色越多圖片越 大）

3）圖片尺寸：圖片尺寸會根據分辨率的大小而變化,由于法院項目要求,我們用 的

尺寸為A4固定尺寸。也可以根據圖片內容裁切大小。

4）色彩模式：分為黑白模式,灰度模式,彩色模式。

a） 黑白模式：此模式是同等分辨率占用存儲最小,圖片只有純黑和純白兩種

色度。一般用于圖書等一些純文字圖片的掃描。

b） 灰度模式：此模式是由黑色,白色,以及黑白至白色之間的漸變灰色,此 模

式能夠一定程度的表現色彩,占用存儲相對于彩色模式小,比較適用于 保

存價值較大,但不是極度重要的,需要保留檔案完整性,但有一定存儲 大小

要求的項目。

c） 彩色模式：能夠最大程度的保存檔案的完整性,需要存儲空間最大,一般 用

于重要文件的保存，以及配合黑白和灰度模式掃描彩色封皮。一般檔案 掃描用

的全部都是彩色模式。

5)圖片命名格式：圖片命名格式為4位從1開始遞加1的連續數值，中間不得缺

號，如遇到掃描遺漏等情況，需第一時間進行改名操作。(如：)

6)圖片掃描要求

a) 不能缺頁、漏頁、整冊漏掃等缺漏情況出現。(此為檔案掃描最大錯誤)

b) 掃描過程中必須小心拿放檔案，以防給檔案造成不可彌補的損傷。

c) 需要把檔案擺放到統一的位置進行掃描(一般為左上角)。

d) 檔案擺放不得歪斜或掃描內容不全(為了不給修圖造成麻煩)。

e) 掃描過程中掃描儀蓋子必須蓋上，掃描完成之前不得提前開蓋，以避免因

為檔案紙透光引起的檔案顏色偏差及檔案扭曲情況發生。

f) 掃描過程中掃描儀上不得放置多余檔案，以免掃描出現漏光等降低掃描質

量的情況。

g) 原則掃描不允許跳過任何一頁，但特殊情況需向項目經理確認，或找檔案

室老師確認后，方可跳過掃描。

7)在掃描過程中，檢查檔案頁碼連續性以及檔案可能出現的錯誤，如果遇到因為 檔

案本身出現的錯誤，需要第一時間記錄下來，完成掃描后，把掃描過程中遇 到

的問題錄入電子檔案信息跟蹤表內。

8)制作電子檔案信息跟蹤表：根據掃描出來的內容，建立電子檔案信息跟蹤表， 表

內需要包含的內容為：

a) 檔案的基本分類信息及到每冊檔案的唯一標記名稱

b) 每冊檔案的頁數

c) 掃描人員名稱

d) 掃描過程中遇到的問題

e) 預留修圖、錄入、上傳、質檢的簽名位置，以及備注信息的位置

制作后的電子檔案信息跟蹤表要和電子檔案一同上傳至服務器，跟蹤表和檔案

放至同一個目錄下。

9)上傳：每個批次掃描完成后，按照規定的文件夾存放格式上傳至服務器對應位 置

(“已掃描”文件夾)，本地文件存放至所有工序完成之后，本地磁盤滿的情 況

下才可刪除。

4. 圖片修飾

修圖人員根據批次從服務器-已修圖內拷貝到自己電腦內。對所有圖片進行圖

片修飾。修圖規則為：

a) 圖片傾斜度不得超過3度

c) 圖片不能有特別明顯的裝訂空黑洞

b) 圖片不能有黑邊存在

d) 不能裁切掉檔案原件的任何內容，最大程度保留檔案圖片的完整性。

e)修圖完成后，必須保證圖片大小為A4大小

修圖過程中，必須對檔案圖片進行頁數查驗，檢查檔案頁數是否連貫，是否重

頁，如出現卻頁漏頁重頁等情況，需要記錄錯誤，返給掃描人員查明錯誤原因，并

修改，如查明原因為原卷錯誤，在電子檔案信息跟蹤表上詳細記錄。

修圖完成并解決完所有問題，把已修圖圖片備份至服務器已修圖文件夾內。本

地圖片存儲至檔案完成所有工序后，本地磁盤已滿的情況下才可刪除。

5. 圖片上傳系統

數據上傳一般分為兩個步驟：制作標引數據，數據上傳。

制作標引數據

制作標引數據是所有需要上傳到服務器類的數據所需要的必備步驟，我們制作

的所有電子化數據上傳分為兩種：

a) 卷宗信息標引：是對卷宗進行一定說明的數據標引，一般為卷宗封皮信息，以

及卷宗的唯一標識號

b) 卷宗標引目錄：是對卷宗內每一頁數據內容進行說明的數據標引。

為了方便之后的上傳工作，所以把制作標引目錄單獨列出來，以便項目的批量

操作以及提高工作效率。

實際操作中，項目經理可以根據每個項目的特點，可以把兩種數據標引分開制

作，頁可以合并為一個流程內，已達到減少錯誤，增加工作效率的目的。 以法院

為例：

由于法院檔案的特點，由于卷宗標引目錄占用時間比較長，而且可以單獨操

作， 不影響其他工作流程；卷宗標引目錄工作位置和下一步數據上傳是在一個位

置，所 以把這兩個流程進行分開操作。

第一步：制作卷內目錄工作，制作卷內目錄是一項比較完整的，能夠獨立存

在 的一道工序，統一制作目錄標引，可以極大程度的提高工作效率。同時在完成

此項 工作的過程中，可以對修圖工作進行質檢，按照正常步驟制作，能夠最大程

度的找 出修圖工作的錯誤，進一步提高制作數據的正確性，以及減少后期總質檢

的質檢壓 力。

第二步：完成卷宗信息標引此項工作，由于和數據上傳是在同一界面下完

成， 所以此項工作與后一項工作—數據上傳一同合并為一個工序，以增加工作效

率，在 此過程中，對上一步操作的質檢力度比較小，而且此步驟出錯的原因多由

制作卷宗 標引目錄引起，為了減少出錯率所以要求卷宗信息標引和制作卷宗標引

目錄為同一 個人完成，以便于責任到人和提高正確率。

第三步：完成卷內目錄制作后，第一時間將目錄數據備份至服務器制作目錄

文 件夾內，同時，在電子檔案信息跟蹤表內制作目錄列簽名以及填上自己發現的

原卷 錯誤信息。

制作標引數據要求

1) 卷內目錄制作要與每頁信息一一對應，不得有對應錯誤存在。

2)卷內目錄制作應遵循應參照紙質目錄書寫格式，對內部文件進行目錄命

名， 如紙質目錄與實際文件存在錯誤對照，應按照實際文件內容進行目錄命

名。

3) 卷內目錄制作要完整，不得出現跳目錄，缺目錄等情況。

4) 卷宗信息標引應最大程度的完整保留卷宗信息。

5) 卷宗信息標引不得出現標引信息與卷宗信息不對稱的情況。

數據上傳

數據上傳是要把我們所掃描的數據上傳到系統內，以方便用戶查看的一道工

序， 也是作為對頁面顯示有最直接影響的一道工序。在此工序中，我們需要把我

們掃描 的圖片上傳至系統，一般情況下，系統能夠接收的圖片格式為有以下幾

種：

a)單獨每頁JPG格式上傳：此格式需要對每頁圖片進行標引操作，能夠最大

程度的保證圖片的信息，擁有最大程度的對系統的支持性。但對于客戶的可閱

讀性極度依賴系統的支持，而且占用存儲空間較大。

b)單件單頁JPG格式，單件多頁zip或pdf格式上傳：此格式為最為通用的 數

據處理模式，制作此格式需要多進行一步合圖操作，而且能夠減少存儲空間

的占用，一般情況下推薦使用此格式進行上傳操作。（法院系統現用格式）

c） 單件單頁tiff格式，單件多頁tiff格式上傳：此格式需要在掃描時選擇tiff

格式掃描為單頁或者直接單頁多頁組合方式掃描，會極大的增大掃描難度，但

能夠最大程度的保留圖片的清晰度，如無特殊要求，不考慮這種格式。

數據上傳要求：

1）上傳數據與卷宗信息標引不得出現不對稱的情況。

2）上傳數據與卷內目錄不得出現不對稱的情況。

3）上傳數據必須保證完整性，不得出現漏傳、錯傳現象。

完成數據上傳工作后，第一時間將目錄數據備份至服務器已上傳文件夾內，同

時，在電子檔案信息跟蹤表內上傳列簽名以及填上自己發現的原卷錯誤信息。

6. 質檢

質檢是對已錄入到系統的電子檔案進行質檢，對照電子檔案信息跟蹤表內記錄

的錯誤信息，再進行一次綜合質檢，保證上傳檔案無誤。質檢要求如下：

1） 卷宗信息，卷內目錄，電子圖片一一對應，無錯誤。

2） 電子圖片頁碼連續無缺頁漏頁等現象，需要參考電子檔案信息跟蹤表。

3） 如果出現錯誤，需第一時間找到錯誤原因，并把錯誤發送給相關人員改

正。

4） 電子檔案質檢完成后，在電子檔案信息跟蹤表內簽名確認。

7. 整理裝訂

整理裝訂是對掃描完成的紙質檔案進行整理復原，是對我們整個工程相當重要

的一個環節，是檔案室領導評判我們工作的唯一標準，所以工作必須認真負責。

檔案裝訂現存裝訂方式有三種：

A）線狀:采用三點一線的裝訂方式進行裝訂，注意個別地方會要求雙線裝

訂。 B）膠管：采用膠管熱熔的方式進行裝訂，注意檔案原有膠管的尺寸，不

合適 的尺寸會嚴重影響裝訂效果。

C）縫紉線封邊：此方法需要特制裝訂機，一般不多見。

裝訂前必須與檔案室領導溝通裝訂方式與裝訂要求，并得到檔案室領導的簽

字 確認，并試裝幾冊讓檔案室領導確認后，方可進行裝訂。（必須注意，有部分

領導 為了保存檔案的完整性，非常介意打孔操作，所以必須提前溝通以及確

認。） 裝訂要求：

1）裝訂前必須確認檔案無缺頁現象

2）裝訂前必須對檔案進行整理，保證檔案裝訂后整整齊齊。（一般檔案采用

為左下角對其，也有比較老的包邊裝訂的檔案要求右下角對其，具體情況以與

檔案室領導商議結果為準，并得到檔案室領導簽字確認。） 3）如需打孔，必

須保證打孔孔位均勻，三個孔在一條直線上。

4）裝訂線裝訂，必須拉緊裝訂線，保證裝訂后的檔案穩固，無松動跡象。

5）膠管裝訂，必須保證膠管壓痕美觀平整，裝訂無松動跡象。

6）所有裝訂過程不允許用到刀子或者剪刀對檔案進行裁剪（。如無特殊情

況， 即使檔案室領導要求也不能對檔案進行裁剪。）

7）裝訂完成后，需對照借卷詳情登記表，確定與借出數據一致方可完成裝訂

工作。

8）完成裝訂工作，必須在責任跟蹤卡上簽字。

8. 還卷上架

還卷要求：

1）還卷時需提前與檔案室對接人員聯系，確保還卷時雙方在場。

2)還卷順序應與借卷順序一致，不能隔批次還卷。

3)還卷之前需要再次對卷宗數量與借卷詳情登記表對照，看數量是否一致。

4)還卷后需要給檔案室對接人員本批次檔案清單，以方便雙方對照。

5)還卷后還卷人員和檔案室對接人員需在借卷詳情登記表內簽字，并記錄還卷時 間。

上架要求：

檔案室有檔案室特定的上架規則，但由于檔案室管理員上架習慣有所區別，

一 般在上架之前，一定與檔案室管理員進行詳細溝通，確定上架規則和分類排放

方案， 并予以簽字確定。

檔案是一般上架要求為：檔案擺放順序為：面對檔案柜，整體擺放從右至

左， 每列柜內從上到下豎直擺放。

五、項目經理職責

項目經理職責內容：

1) 項目談判過程中對項目難度、可操作性、成本進行評估。

2) 項目談判完成后，對項目難度進行詳細測算與評估，初步確定項目實施方案。

3) 項目實施前，需要提前預設工作流程，用人方案，招聘渠道，第一階段工作安

排，預計工程難度節點及解決方案。

4) 項目開始后，完成對各個領導的對接，確定工作方案和項目要求及標準，招聘，

對人員培訓，解決工作問題，優化工作流程，增加工作效率。

5) 完成項目入場后，大批量招聘工作人員，針對新員工進行培訓(建議集體培訓

+老帶新模式以加快學習步伐和減少錯誤了。新人錯誤老人連帶責任。)，優化工作

流程，增加工作效率。

6) 在適當的時間實行計件工資制度。

7) 在最短的時間內固定工作流程，在制作工作流程的史華，注意要緊緊遵循模塊

化工序，工序之間環環相扣，環環質檢。以達到最大的正確率。

8) 對工作人員心理把控，減少員工流失及員工心理波動，建立團結奮斗的團隊。

9) 對所有工作人員的工作質量進行實時監控，不得出現任何重大事故，盡量避免

出現因為管理失誤而造成的返工。

10)對工作階段性進行總結與歸納，每周向公司匯報工作進度以及遇到的困難。 11)

工程結束后，制作工程總結表，配合商務人員完成客戶驗收工作。