如何做好社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作

2024年4月1日發(fā)(作者：生物學科核心素養(yǎng))

如何做好社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工

作

摘要：社區(qū)衛(wèi)生服務中心肩負著為社區(qū)居民提供醫(yī)療衛(wèi)生和預防保健服務的

使命，加強社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作的重要意義，做好各種醫(yī)療資料的收

集、整理、歸檔工作，以確保醫(yī)療工作的有序開展?；诖?，本文將淺析社區(qū)衛(wèi)

生服務中心檔案管理工作的重要性，并點名了此項工作在真正處理中凸顯出的問

題，提出加強社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理的有效措施，僅供參考。

關鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務中心；檔案管理；措施；

引言：基層醫(yī)療工作的主體是社區(qū)衛(wèi)生服務中心，主要是為社區(qū)群眾提供精

準的健康醫(yī)療服務。社區(qū)人員眾多，產(chǎn)生大量檔案資料，以至于服務中心開展檔

案管理工作成為新難題。隨著信息技術的日益發(fā)展，中心迫切需要提高管理效率

和質(zhì)量，形成信息化管理模式。

一、提高社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作的重要作用

評價管理工作情況的重要依據(jù)有中心檔案管理，檔案是中心的重要信息資料，

對檔案的管理在中心處于重要地位。通過長期有效的實際工作行動，中心也具有

了管理檔案工作的些許經(jīng)驗，促進了中心業(yè)務工作有效地開展，中心管理工作逐

步規(guī)范化和標準化，中心管理工作的水平不斷提高。中心各項業(yè)務的推進也需要

檔案管理提供對應資料。

中心擔負著基層醫(yī)療服務機構的基本的公共衛(wèi)生和醫(yī)療服務的重要責任，而

中心獲得的檔案中，有明確的中心開展工作取得的醫(yī)療診治、疾病防控、健康教

育等的詳細信息，屬于醫(yī)療資源重要數(shù)據(jù)庫之一。這些檔案資料是醫(yī)療信息共享

的重要組成，所以借助檔案管理工作的開展，可以對中心的醫(yī)療信息有全面地了

解，并對醫(yī)療服務的提供進行考察，直接為醫(yī)療工作提供參考。另外，伴隨著科

技的發(fā)展，中心管理工作效率也得到了進一步的提升，管理模式、管理內(nèi)容不斷

革新，這給中心的檔案管理工作走向系統(tǒng)性和體制性有重要作用。

1.

社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理工作現(xiàn)狀

1.工作的規(guī)范性不足

落實中心檔案管理工作需要遵循較多的法律法規(guī)，對應文件對此事有清晰的

界定，對此管理業(yè)務有細致的說明規(guī)范。然而，在具體實行過程中不可避免地會

出現(xiàn)問題，致使規(guī)范性不足，對于法律法規(guī)的執(zhí)行存在空子。例如從事這項工作

的人員對于檔案資料的收集不夠充分，沒有對此調(diào)查進行重視與嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，

并沒有全面認識到檔案工作的重要性；缺乏對應人力支持和資金投入，從而導致

與之相關的資料數(shù)據(jù)無法進行全面的采集與科學的分析判斷，無法產(chǎn)生精準的科

學數(shù)據(jù)分析結果。與此同時由于檔案管理工作未處于中心管理工作的首要位置，

導致各個檔案管理階段未得到其他部門的大力支持，檔案采集和整理未能得到妥

善處理。大大的影響資料確實性，安全性；同時隨著社會的發(fā)展，紙質(zhì)版本檔案

資料的基礎形式已經(jīng)完全不能滿足于中心正常工作的需要，特別是資訊科技的推

行，對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案管理模式向數(shù)字信息版檔案管理轉(zhuǎn)換是一項艱巨任務。

這就依靠檔案部主動地了解高級的構思和技術途徑，改善檔案管理水平。

2.信息化水平較低

隨著信息技術的研發(fā)，大數(shù)據(jù)緊跟其后，數(shù)字化檔案進行綜合的采集和加工

是檔案部門的重要工作內(nèi)容。與此同時社區(qū)衛(wèi)生服務中心的業(yè)務范圍更加細化，

建設規(guī)模也日益擴大，業(yè)務工作日趨規(guī)范，引起檔案資料也大量增加，致使以人

工采集、處理信息為基礎的方式已經(jīng)日益無法適應中心現(xiàn)實工作的需要，進行數(shù)

字化轉(zhuǎn)變工作勢在必行。然而目前檔案管理工作信息化工作水平較低，相關基礎

設施建設和網(wǎng)絡設施建設與科技發(fā)展水平相比處于落后形勢，導致檔案信息收集

不完全、不快捷，信息化使用率較低，無法保證檔案管理的實時性。同時在現(xiàn)實

的管理工作中，依舊有許多的紙質(zhì)版資料，需要對此進行效管理和后續(xù)維護，提

高管理費用，在從紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化數(shù)字化載體的過程中，缺少相關的設備和技術

支持，無法實現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的數(shù)字形式轉(zhuǎn)換。

3.檔案利用率較低

借助檔案管理工作，中心可以聯(lián)系總體的資料信息內(nèi)容對衛(wèi)生服務項目、工

作情況進行概括和分解，管理醫(yī)療服務工作進展，評估影響各位員工的工作進程，

為主管衛(wèi)生部門的工作前進提供參考以及管理依據(jù)。但是，按客觀存在的意義來

講，中心對于檔案的使用率較低，通常僅僅只是收集業(yè)務工作的資料，對檔案資

料的使用較少，不能為中心評價和發(fā)揮員工的價值等工作提供依據(jù)。還有的中心

遵循傳統(tǒng)模式，僅僅是進行記錄和匯報總結工作實際情況，未進行總體調(diào)查分析，

極少對紙質(zhì)資料翻查和使用，所以使用率很低，有嚴重的信息資源浪費情況。

三、提升社區(qū)衛(wèi)生服務中心檔案管理的有效途徑

1.規(guī)范檔案管理機制

中心要完全依從于需求開展工作，修繕現(xiàn)存的檔案管理機制，標準化各個管

理環(huán)節(jié)，對檔案資料的采集、分類、存放、使用等環(huán)節(jié)制定相應標準，保證嚴格

按照政策法規(guī)高效開展檔案管理活動，明確權利與責任的合理分配，針對檔案管

理崗位的工作內(nèi)容，編制合理的工作程序，并保證各項制度和環(huán)節(jié)的有效率的實

施。同時，要完善監(jiān)督機制，深入分析檔案管理中存在的問題，找出造成現(xiàn)狀的

根本原因，改善監(jiān)督管理體制。檔案管理工作要充分結合中心的管理要求，納入

日常工作，全面收集和科學分析數(shù)據(jù)，科學規(guī)范管理環(huán)節(jié)，以確保這項工作的全

面實施，促進檔案管理體系的高效建設。同時，檔案管理部門應考慮中央檔案館

的多元化特點，思考一種新的檔案管理方式，提高信息化工作水準。

2.完善檔案資料

中心檔案管理的前提是要有完善的檔案，因此有必要對檔案進行改進。社區(qū)

衛(wèi)生服務中心要積極借助信息技術和軟件的使用，提高檔案資料的收集速度和全

面性，把中心所有日常管理工作的內(nèi)容都整理形成檔案，記錄在中心檔案信息庫

中，并加以管理與分析。因此，除了可以使用八爪魚等應用軟件，能夠?qū)n案信

息的獲取與輸入，能夠有規(guī)律地導入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，檔案工作人員還應把傳統(tǒng)

的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，把內(nèi)容價值較高、形式豐富多變的電子文檔轉(zhuǎn)換為

結構化數(shù)據(jù)庫的形式，進而對其內(nèi)容進行整理、分析、研究與管理，檢索數(shù)據(jù)間

的相互關聯(lián)，做到高效整合，檔案信息研究與運用與共享；提高所獲取到檔案的

真實性，從而增加了檔案的使用價值。

3.進行挖掘分析和利用

中心要重視檔案的挖掘、分析和利用，對海量的檔案原始數(shù)據(jù)進行分類、綜

合挖掘、深度整合和分析，找出隱藏的價值內(nèi)容，查明數(shù)據(jù)之間的潛在關聯(lián)，清

除中心運行中的信息孤島問題，促進政府內(nèi)部干部信息的傳遞與共享，也彰顯了

檔案數(shù)據(jù)的重要價值。中心檔案機關還可以通過積極利用視聽信息技術、數(shù)據(jù)庫

技術、互聯(lián)網(wǎng)信息技術等先進的檔案管理信息技術，構建檔案信息庫、文檔管理

系統(tǒng)和檔案檢索系統(tǒng)，統(tǒng)一管理歸檔，逐步建立不同范圍、不同層級、不同區(qū)域

的檔案系統(tǒng)，再經(jīng)過細化劃分、管理與集成，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理，使對檔案的管

理由面向檔案獨立存在物管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息資源管理，這樣才能提高對檔

案信息的提供效能與利用效率，從而實現(xiàn)對檔案信息管理的附加價值。

4.強化人員培訓

社區(qū)衛(wèi)生服務中心要加大對人才的培訓力度，

針對現(xiàn)有的檔案管理人員進行

專業(yè)培訓，

安排他們定期的參加相應學習活動，分析檔案管理工作的重要、作用、

突出問題等。介紹最新的檔案管理理念和方法，提高檔案管理理論知識水平；每

次學習培訓后注意組織考核，

定期對檔案管理人員進行檢查，并將考核結果與績

效、

晉升等進行關聯(lián)。與此同時，中心需要適當提高人才招聘的門檻，招聘具有

豐富的檔案管理理論知識型，技能型，信息化水平高的人才。

結束語：綜上所述，社區(qū)衛(wèi)生服務中心是一項繁雜的系統(tǒng)性工作，社區(qū)衛(wèi)生

服務中心要著重分析當前檔案管理工作存在的突出問題，商定出對策，提高工作

效率，從而推進中心整體業(yè)務的有序開展。

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作者簡介：陳華（1976年9月），女，吉林集安人，單位：集安市團結社區(qū)

衛(wèi)生服務中心，職稱：館員，畢業(yè)學校：長春稅務學院?？?，研究方向：檔案管

理