印章管理辦法36111

印章管理辦法

一、目的

印章是公司經營管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關系到

公司正常的經營管理活動的開展,為維護公司利益，防止不必要損失的產生，特

制定本辦法。

二、適用范圍

XX公司全體員工

三、適用對象

本管理辦法的適用對象包括實物印章及電子印章兩部分，實物印章主要為公

司公章、專用章、法定代表人章、部門印章以及公司授權管理的其他實物印章;

電子版印章指使用的各類電子印章,包括但不限于word 版電子印章、OA 系統以

及其他系統電子印章。

四、印章類別、保管部門及責任人

類別 使用范圍 保管責任人 保管部門

公司的印章，體現公司的權利、

憑信和職責,可對內對外使用。

在獲取公司公章使用審批權人總經辦

的批準后，方可以公司名義在

公文、信函、報表、證明及其

他材料上使用.

用于簽訂合同事宜

用于辦理公司會計核算和銀行財務專用財務部

結算業務等財務事宜. 章

公司或公司相關部門在職責或

書面授權范圍內以公司名義向法定代表人章

外報送材料、辦理資質、注冊

第 1 頁 共 7 頁

公章

XX

專用章

合同專用總經辦

章

總經辦

XX

XX

XX

編制 審核 批準

變更、資產落戶、協議書、證

明等相關文件時使用。使用時

須經法定代表人本人審查簽

字。

原則上是在公司內部使用，不

得對外使用。由于實際工作需

要而對外使用部門章的,必須經部門印章

公司書面授權，且部門負責人

要承擔使用的相關責任。

各部門

XX

電子印章

目前所有電子印章暫不開放授權保管人，若有文件加蓋電子章即為假

章，需承擔第八條所述的違約責任.

? 凡以公司或法定代表人名義對外行文，須加蓋公司公章或法定代表人章,不得以部門印

章代替。

五、印章刻制及廢止

（一）新公司注冊須刻制的公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章等，

由注冊人員根據公司批準性文件及規定的手續刻制，完成備案后交由相關部門保

管、使用。

（二）其他印章刻制流程：

提出申請

使用部門、人員

填寫《印章制作

申請單》

審核批準

直接主管→最高

級主管→總經理

刻制

人事行政部刻制

登記備案

刻制完畢3日內，人

事行政部填寫《印章

登記表》

領章啟用

領章人填寫《印章登記表》，

注明印章全稱、保管人、領

取時間等相關信息

（三）其他部門印章廢止流程：

提出申請

印章保管部門填

·

寫《印章廢止申

請單》

審核批準

總經理批準

銷毀 登記備案

人事行政部聯合保廢止后在《印章登記表》

管部門共同銷毀 更新信息，注明銷毀日

期

（四）印章更換視同廢止原印章，刻制新印章,須按上述規定廢止原印章、刻制

新印章執行。

（五）公司印章由人事行政部刻制，嚴禁私自刻制印章。

第 2 頁 共 7 頁

編制 審核 批準

六、印章使用及保管

（一）印章使用流程

序號 流程 具體事項

1

釘釘提交申請

? 用章部門或使用人釘釘提交《用印證照申請》審批

? 申請人須按要求將用章事項、緣由、用章文件份數

等列明

2

? 各級審核人員要對用章事項及用章文件認真審核，

對事項真實性、風險性等發表意見.在逐級審核過

程中被否決的文件，須將文件退回,不予蓋章。

否

直接主管至最

高級主管審批

3

否

法務核驗

4

否

總經理核準

5

印章保管人蓋章

? 印章保管人必須根據審批單通過的對用印的文書

內容、手續、格式和《用印證照申請》載明的簽署

情況進行仔細檢查，經核對無誤的方可蓋章。發現

問題及時請示領導，以妥善解決.對不符合規定的

文件、資料不得用章，印章保管人有權拒絕。對于

知情不報、授權他人代為用章或在超出用章授權使

用范圍的文件或材料上用章，將由印章保管人承擔

相應責任。

注:電子印章的簽署流程與實物印章的加蓋流程一致。提起電子簽章的公文、文書需按照上

述流程審批通過后方可加蓋電子印章。

（二）印章使用事項

1. 印章必須由各保管人妥善保管，不得轉借他人，否則所造成的后果由印章保

管人員負責。

2. 公司建立《印章使用登記表》，專人領取和歸還印章情況在《出借表》予以

記錄.印章管理表由法務部保管。

3. 印章持有情況納入員工離職時移交工作的一部分，如員工持有公司印章，須

辦理歸還印章手續后方可辦理離職手續。

4. 印章保管人若管理不慎使印章遺失、被盜或損毀，需立即上報人事行政部,由

人事行政部登記后聲明作廢并制作新的印章,如印章遺失，需于5日內在公眾媒

體上發布遺失印章的作廢聲明.停用的專用章由公司行政部門封存一年后銷毀.

5. 財務部須制定財務方面的印章登記簿，說明印章制作時間、內容、印章發放

第 3 頁 共 7 頁

編制 審核 批準

時間、保管人等。

6. 公司法定代表人經公司授權對公司所有的印章的使用擁有絕對的決定權.

7. 用印后該《用印證照申請》作為用印憑據由印章保管人留存，同時應當保存

用印后的文件原件，定期整理后交法務部歸檔，公司用章的記錄資料保存時間不

得少于兩年。

8。用章部門、使用人或印章保管人可根據用章的緊急情況,與相關領導電話請示

釘釘催促其盡快審批.

9。 正常情況下，用章部門或使用人員在按照申請審批流程獲準使用并經印章保

管人核實后，印章保管人應立即給予用章。特殊情況的,經總經理批準后,在最短

時間內加蓋印章。

10。未經公司總經理特別批準，任何單位、個人不得將印章帶離公司。若有特殊

情況需將印章帶離公司，必須事先填寫《印章出借申請單》，上報總經理簽批。

獲得批準后，印章出借期間保管部門必須指派專人護章，借用印章歸還時須注明

歸還日期，相關人員，包括保管人、護章人、借用人須確認簽字。用印人員應于

事務處理完成后第一時間歸還印章并不得超過申請的歸還時間。印章歸還時需要

向印章保管人提交蓋章文件的復印件備案，并提交原件予以核對。因蓋章資料較

多，“公司用章”需要拿到公司其他辦公室用章的,印章保管人必須現場監印。

11。 實物印章要存放在指定地點(如保險柜）專人專管,并且采取安全措施，嚴

加保管。印章保管人出差或請假應及時請示領導將印章交辦他人，嚴禁私自委托

他人保管、使用印章。印章代保管人即為印章責任人，按本辦法對印章保管人的

規定執行。

12。 印章保管人調離崗位或離職需辦理移交手續，須在《印章登記表》辦理變

動手續后方可調離崗位或辦理離職手續。

七、印章蓋章要求

1. 嚴禁在空白信紙或空白合同上用章，所有用章文件、材料均須填寫有效日期。

特殊情況的，必須經總經理特別批準(申請理由中必須有“加蓋空白印章的字樣

"）。

2. 所有用章文件,必須打印清晰、格式規范；手寫證件（證明、介紹信等）一律

用黑色簽字筆書寫，否則不予用章。

第 4 頁 共 7 頁

編制 審核 批準

3。 印章需蓋得端正、清晰，位置上不壓文，下騎年、蓋月.

4。 所有對外資料(包括合同、承諾等）以及公司重要的內部資料需要加蓋印章

的,均須加蓋騎縫章（資料在兩頁以上的）.

5. 公司資質證書（如營業執照、稅務登記證等）復印使用,注明用途、使用時間

和范圍.

6。 資料用印一般應由印章保管人負責,如遇到數量較多的資料蓋章，印章保管

人應在現場監督用印。

7. 已蓋章資料需要修改或替換，除非修改位置不導致內容發生變化，否則必須

重新按照用章流程申請，并說明重新蓋章原因，原來已蓋章的資料根據印章保管

部門要求替換返還或銷毀。

八、其他

一、對于以下情節的，給公司造成損失的（損失金額超過 5000元），公司對違

紀者可予以辭退處理,造成損失或情節嚴重的,由行為人承擔全部后果，并移送有

關機關處理,必要時訴諸法律解決.

1. 未經批準，私自將印章帶離公司。

2。 借用期間發生印章丟失或申請范圍外使用印章的情況。

3。 無特別批準，在空白文件、空白紙上用章，造成的損失和負面影響將由印章

保管人負全權責任.

4。 印章使用人未按照審批流程申請使用電子章、私自加蓋電子章給公司帶來損

失.

5。 印章保管人對印章保管不當、控制不嚴等給公司帶來損失，由印章保管人負

全部責任。

6。 違反本制度其他規定的。

本辦法自發布之日起生效，最終解釋權歸人事行政部所有。

九、附件

1. 附件1:印章印制申請表

2. 附件2：印章使用登記表

3.

附件3：印章出借申請表

第 5 頁 共 7 頁

編制 審核 批準

附件1 印章刻制申請表

編號: 日期： 年 月 日

申請部門 印信名 申請人

資料名稱 份數

申請理由:

部門主管意見： 部門經理意見： 總經理意見：

年 月 日 年 月 日 年 月 日

備注：1.申請部門/申請人已充分了解公司印章管理制度,刻章不危害公司利益。如違反,承擔

對公司造成的一切損失并承擔相應的法律責任。

2。批準人已充分了解公司印章管理制度,需仔細了解申請刻章的用章意圖，確定無任何影響

公司利益的情況下方可審批。有不能決定的情況需報總經理研究方可審批。如違反，愿與申

請人共同承擔給公司造成的一切損失并承擔相應的法律責任。

附件2 印章使用登記表

編號: 日期： 年 月 日

序號 印章名稱 申請人 申請部門 使用時間 使用文件 保管人簽字 備注

附件3 印章出借申請表

編號： 日期： 年 月 日

序印章名印章種使使用人領出時退回人退回時接收人備注

號 稱 類 用簽字 間 簽字 間 簽字

第 6 頁 共 7 頁

編制 審核 批準

部

門

第 7 頁 共 7 頁

編制 審核 批準