印章管理作業指導書

印章管理作業指導書

一.目的

本作業指導書規定了公司范圍內印章控制、使用、保管辦法和要求，確保公

司社會形象、營運效率、風險防范得到保證。

二.范圍

本文件適用于公司及子公司所有印章的管理：

A. 企業公章

B. 財務專用章

C. 發票專用章

D. 買賣合同專用章

E. 單證用中英文公章

F. 報關專用章

G. 簽名章

H. 人力資源專用章

I. 工會章

三.職責

3.1 管理運營部：

3.1.1 指定人員負責公司及各子公司的企業公章管理；

3.1.2 人力資源經理指定專人負責人力資源專用章管理；

3.2 供應商服務部：指定人員負責合同專用章管理；

3.3 財務結算部：指定人員負責財務專用章、發票專用章、單證用中英文印章、

報關專用章、簽名章管理；

3.4 工會主席指定專人負責工會章；

四．定義

無

五．作業流程

5.1 印章刻制、報廢、收回及銷毀

5.1.1 公司因營運需要，需刻制新的公司印章時，由需用部門書面向總經理

室提出申請，經批準后交由管理運營部統一委托有經營資質的單位刻

章。

5.1.2 各類印章因磨損、損壞、更新等原因，需報廢時，由原印章保管人提

出書面申請，注明需報廢的印章樣式、報廢的原因、數量等，經總經

理室批準后將申請報吿及原印章一起交管理運營部，管理運營部將報

廢的印章予以封存。

5.1.3 管理運營部負責印章新增、報廢、遺失時向有關部門報備及辦理相關

的公吿聲明。

5.1.4 印章經批準報廢后由管理運營部依規定將報廢的印章封存，辦理廢止

舊章，刻制新章手續。

5.2 印章保管要求

5.2.1 管理運營部負責將公司所有印章相關信息記錄于《公司印章一覽表》

中，內容包括印章樣本、保管部門、保管人、職務代理人、數量等，

并隨印章的新增、報廢而更新清單內容。

5.2.2 各類公司印章由總經理室授權的專人負責保管，印章保管人因請假、

外出等原因不在公司時，由其職務代理人負責保管。印章保管人的職

務代理人由印章保管部門擬定，由總經理室批準。

5.2.3 公司印章必須妥善保管，無特殊情況，原則上不得攜章外出。如確需

攜章外出，須書面向總經理室提出申請，經核準后才可借出。

5.2.4 公司印章保管人員下班后應將印章鎖于辦公桌抽屜內，不得放于桌面

上。

5.2.5 任何人不得開具空白介紹信或在空白紙上蓋章。

5.2.6 印章管理員及其職務代理人須與公司簽訂保密協議，作為勞動合同的

附件。

5.2.7 各種印章的管理員須認真保管公司印章，并于蓋章前認真審查待蓋章

資料的內容及審批情況，嚴格把關。一方面要提供優質服務 , 一方

面要堅持原則 , 認真負責 , 按規定辦事。如有遺失或誤用，由

遺失或誤用發生時的印章保管人全權負責。

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5.3 各類公司印章的適用范圍：

5.3.1 企業中文公章適用于測試申請、制證、辦證資料、客戶PO、勞動合

同及其他各類以公司名義對外的資料；

5.3.2 買賣合同專用章適用于公司對外簽訂的各類買賣合同；

5.3.3 財務專用章適用于財務資料；

5.3.4 中英文印章、報關專用章、簽名章由物流單證人員用于單證資料；

5.3.5 人力資源專用章適用于員工錄用通知及其他以員工成長部部門名義

發出的資料。

5.4 需蓋章資料的審批權限：

5.4.1 企業公章管理人員對蓋章資料確認已由上級主管經理、子公司總經理

審核后對資料蓋章，

5.4.1.1 財務會計相關財務報表、報稅資料、發票申購、企業年檢、付

傭購匯、退稅等，由財務部向公章管理人員提供經財務主管經理批準

的清單，可不填寫《公章使用申請表》。但提現、對外付款、擔保類資

料等須由財務經理審批。

5.4.1.2 物流單證相關資料由物流單證主管向公章管理人員提供經物

流單證主管經理批準的清單，可不填寫《公章使用申請表》。

5.4.1.3 勞動合同、勞務協議須由副總經理或總經理審批，保險金、公

積金、商業醫保、退工單、人事檔案管理、在職證明等人力資源相關

資料由人力資源部經理或副經理審批；

5.4.1.4 業務部測試申請、輔料采購合同，PO、客檢報吿及其他客戶往

來資料等由相應主管經理、子公司總經理審批，

5.4.2 對單筆金額在10萬美金以上的PO需由公司總經理、子公司總經理審

批。

5.4.3 對需蓋章的資料的審核權限不明確的，由印章管理人員向副總或總經

理報告，經確認后（必要時依權限要求重新審核）對資料進行蓋章。

5.5 公司中文公章及合同專用章的管理要求：

5.5.1 各部門需蓋中文公章或合同專用章的資料應通過如下方式依本文

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5.4規定的相應審批權限提交管理人員審核：

5.5.1.1 可以在文件上簽字審核的，由部門經理以上管理人員審核后簽

字確認；

5.5.1.2 對不便簽字的，由蓋章申請人填寫《公章使用申請表》后交部

門經理以上管理人員簽字審核。

5.5.2 對客戶PO、對外擔保類資料，由公章管理人員對資料進行復印留底。

5.5.3 蓋章申請人將經審核的文件資料及《公章使用申請表》（若有）交公

章管理人員。

5.5.4 公章管理人員對蓋章資料確認已經審核后對資料蓋章，并通知用章人

取回。

5.5.5 各部門對常規的資料，可由部門統計資料類別清單，經部門經理批準

后將清單交公章管理員。公章管理員依經批準的資料清單核對每次用

章人提交的資料，確認符合后予以蓋章，可不填寫《公章使用申請表》。

但涉及付款、擔保類資料仍需審批后蓋章

5.5.6 中文公章管理員每日將當天的用章信息記錄于《公章使用登記表》中，

并于下班前發送總經理室。

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