關于進一步加強集團印章證照規范管理的通知

關于進一步加強印章、證照規范管理的通知

各部門、下屬公司：

為進一步規范集團印章、證照的管理，保證印章、證照使用的安全性、合法

性和嚴肅性，杜絕印章、證照管理的不規范行為，降低經營風險，現就進一步加

強印章、證照刻制辦理、停用、保管、使用等管理工作通知如下:

1、本通知適用于XXX集團及其下屬各子公司、XXX協會等機構；本通知所

指印章包括但不限于公章、法定代表人印章、財務章、合同章、業務專用章等，

證照包括但不限于營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、各類經營資質證書、

法定代表人身份證等。

2、集團行政人事部是XX藥公司、XX投資公司、各地分支機構等印章、證

件管理的歸口管理部門。

3、印章的刻制由需刻印部門根據工作需要向印章、證照管理的歸口管理部

門提出申請，歸口管理部門依照有關流程辦理，并經集團總裁審批同意后負責刻

制，并辦理相關備案手續；未經審批同意任何人不得擅自刻制公司印章，否則由

刻章人承擔全部后果，公司有權追究其法律責任。

4、需要停用印章的，由印章保管或使用部門向歸口管理部門提出申請，經

集團分管領導、總裁審批同意后，由歸口管理部門收回停用的印章，切角封存或

銷毀。

5、集團授權有關印章、證照的保管部門如下：

（1）XX公司、XXXX投資公司等的公章、合同章、證照由集團行政人事部負

責保管，部門負責人為第一責任人。

（2）深圳市外各分支機構公章、合同章、證照由各醫館保管，館長為第一

責任人。

（3）XXX公司、XXX投資公司等的法定代表人印章、財務專用章由集團財務

管理部負責保管，部門負責人為第一責任人。

（4）XXX等的公章、合同章、證照由XXX行政工務部負責保管，部門負責

人為第一責任人。

（5）XXX公司等的法定代表人印章、財務專用章由XXX財務部負責保管，

部門負責人為第一責任人。

（6）各分支機構處方章由醫館館長管理和使用，館長為第一責任人。

（7）其他業務專用章由各業務部門保管，業務部門負責人為第一責任人。

6、各保管部門專設印章、證照專管人員，并與印章、證照歸口管理部門辦

理好印章、證照簽收手續；專管人員應堅持原則，遵守保密規定，嚴格照章使用

印章、證照；專管人員不得擅自使用印章、證照，一經發現，嚴肅處理，并承擔

相應法律責任；未按批準權限用印或用印件內容有誤的，印章專管人員不得用印；

使用經辦人拒絕印章專管人員審核用印內容的，印章專管人員可拒絕用印并報告

相應領導處理。

7、各類印章、證照實行使用審批登記制度，經各級審批權限人審批后（涉

及重要事項的合同、文件等需經董事長、總裁審批）使用由集團統一印制《印章

/證照使用登記表》。

《印章/證照使用登記表》內容包括：使用的部門、日期、使用的內容、印

章/證照名稱、經辦人、使用部門負責人審核意見、審批權限人審批意見等。

8、印章、證照原則上不允許帶出公司，確因工作需要需帶出公司使用的，

應事先填寫《印章/證照借用簽批單》，載明相關事項，經各級審批權限人審批后

由兩人以上共同攜帶使用。

《印章/證照借用簽批單》內容包括：借用部門、日期、借用的內容、印章/

證照名稱、經辦人、借用部門負責人審核意見、審批權限人審批意見、歸口管理

部門負責人審批意見等。

9、違反本通知及有關規定使用印章、證照，或因保管不善造成丟失、盜用，

以及非法仿制、未經許可刻制等情形，依情節輕重，對責任人分別進行批評教育、

行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。

10、本通知發出之日起5日內，印章、證照歸口管理部門應完成對所有印章、

證照管理工作的全面梳理，各部門及其負責人應將現存的未經審批刻制的印章提

交集團行政人事部封存或銷毀。

11、本通知自發布之日起執行，未盡事宜由集團行政人事部負責解釋。

特此通知。

XXX有限公司

2020年1月6日