公司印章管理手冊(附印章保管協議書)

印章管理制度

1.目的

為維護集團印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，規范集團印章管理，

維護集團的利益，特制定本制度。

2.適用范圍

2.1本制度適用于集團公司各部門；

2.2集團下屬公司制度可參照本制度自行擬定，報集團審批備案后執

行。

3.印章分類

本制度所指印章包括以下幾類：

3.1公司級印章：公司印章、法定代表人印章（包括手簽章）、公司

合同專用章。

3.2專用印章：財務主管私章、財務專用章、發票專用章、報關專用

章、報檢專用章、公司條形章等；

3.3部門級印章：刻有部門名稱的印章；

3.4標識章：組織機構代碼章、海關注冊代碼章、以及刻有如“受控”

等字樣的印章等；

4.印章刻制與啟用

4.1印章的刻制應由需刻章部門負責人根據工作需要填報《刻章申請

表》，經集團執行副總裁同意，由人力行政部辦理，公司級印章刻制

還須報董事長批準；

4.2新印章啟用前，人力行政應保留印模，注明啟用日期、發放單位

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和使用范圍以便備查。

4.3公司級印章和部門級印章、專用章啟用前應由人力行政部正式發

文通告。

5．印章領取和保管

5.1集團印章保管采取“審用分離”制度。負責簽批印章使用的各級

負責人不得親自保管印章。

5.2公司公章、法定代表人印章、合同專用章由財務部負責管理和使

用；專用印章和標識章由具備該職能的部門負責管理和使用；部門印

章由各部門負責管理和使用。 如遇特殊情況，由執行副總裁指定印

章保管部門及保管人，必要時可針對特殊情況制定臨時的管理和使用

辦法，報執行副總裁審批后執行。

5.3集團各枚印章由主管部門負責人登記領取（《印章領用保管登記

表》），并指定部門專人負責保管和按規定使用，同時簽訂《印章保

管協議書》。

5.4印章應保管在安全的設施內，印章保管人應及時清洗印章、添加

印油，確保印章清晰。

5.5印章保管人因事外出一天以上時，應指定臨時代管人，到人力行

政部變更《印章領用保管登記表》記錄，并交代用印時的注意事項。

公司級印章指定臨時代管人須報請執行副總裁同意或由執行副總裁

5.6印章保管人轉崗或離職時，必須先辦理印章交接手續，登記《印

章領用保管登記表》后，才可辦理其他交接手續，印章保管人的保管

責任只有在妥善移交所保管印章后方為終止；

5.7印章如有遺失，印章保管人應及時向人力行政部負責人和執行副

總裁報告，并及時登報聲明作廢。

5.8因機構變動或印章缺損等原因須刻制新印章或印章停用時，印章

保管人須將原印章交回人力行政部進行印章切角封存或辦理銷毀手

續。

6.印章使用

6.1人力行政部統一印制《用印申請單》和《印章使用登記簿》。

《用印申請單》內容包括：用印部門、用印內容、用印名稱、經

辦人、用印部門負責人意見、集團領導審批意見。

《印章使用登記簿》內容應包括：用印日期、用印文件內容、

印章名稱、用印數量、用印部門經辦人簽字、印章管理部門負責人簽

字

6.2公司級印章用印必須填寫《用印申請單》，由執行副總裁及以上

領導審批后方可用印；

部門級印章用印須經部門負責人在《印章使用登記簿》中簽字認

可；

專用印章與標識章用印如在規范程序內的，不需另行登記；在規

定程序外的，須在《印章使用登記簿》登記并由部門負責人簽字認可。

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6.3印章保管人在用印前，必須檢查《用印申請單》是否填寫完整，

必須檢查用印文件是否與《用印申請單》相符合，核對無異議方具備

用印條件；

用印經辦人應填寫《印章使用登記簿》后，印章保管人方可用印。

需用印的文件為單頁時，在當頁指定處用印；若加蓋文件為多頁時，

必須同時騎縫用印。

6.4印章保管人對用印文件內容須有所了解，對原則上不能用印的文

件資料須說明用印理由及情況，協助簽批領導把關，對不符合用印手

續、不讓看用印文件內容、未填寫內容的空白文件或內容主要部分填

寫不完整的，乙方有權拒絕用印；

6.5因公務需要，需持空白介紹信或在空白紙上加蓋公司印章時，必

須經執行副總裁批準，登記簽收后方能加蓋公司公章、合同專用章、

法人代表人名章。印章保管人有義務跟蹤用印白紙的使用情況，如未

使用，應及時收回辦理銷毀手續，不得挪作他用；

6.6印章僅限于在公司內部使用。印章保管人不得隨意將印章帶離公

司，不準交付他人使用，更不得擅自使用印章。特殊情況下，公司級

印章需要帶離公司使用時，必須填報《印章出借申請單》，經執行副

總裁審批，并由用印承辦人員和印章保管人同時負責其安全。除執行

副總裁審批的特別情況，公司級印章不準在公司外隔夜；

6.7公司級印章所用印的文件、資料、附件資料及印章簽批單作為用

7、法律責任

7.1出現下列情況之一的，給與警告處分，情節嚴重者將視情節給予

50元~500元的罰款：

a.印章保管人過失造成印章損毀、丟失，未發生嚴重后果的；

b.印章使用人未按規定使用或未及時歸還印章，未發生嚴重后果的。

c.其他違反規定使用和保管印章，未發生嚴重后果的。

7.2出現下列情況的，賠償相關的經濟損失，情節嚴重者將追究其法

律責任：

a．擅自刻制印章、擅自出借印章以及私自涂改、偽造印章的；

b．印鑒保管人故意造成印章損毀、丟失，發生嚴重后果或給公司造

成嚴重經濟損失的。

c.擅自用印，惡意用印給公司經營造成經濟損失的；

d.其他違反規定使用和保管印章，發生嚴重后果或給公司造成嚴重經

濟損失的。

8.附則

8.1本制度最終解釋權歸集團人力行政部所有。

8.2本制度經董事會討論通過會簽后開始實施。

附件：

《印章保管協議書》

《刻章申請表》

《印章領用保管登記表》

5

《印章出借申請單》

《用印申請單》

《印章使用登記簿》

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印章保管協議書

甲方：集團有限公司

乙方： 身份證號：

為規范公司印章管理，保護甲乙雙方的合法權益，預防經濟糾紛，防止印章管理及使用

不當對雙方造成的不利影響，依據甲方《印章管理制度》要求，甲、乙雙方本著平等、自愿、

公平和誠實信用原則，就乙方在甲方服務期間對公司印章的保管及使用的有關事項，制定下

列條款共同遵守。

雙方確認，在簽署本協議之前已經仔細審閱過本協議內容，并完全了解協議各條款的法

律含義。

第一條：保管物名稱及數量：

印章名稱 印章數量

第二條 為規范印章的管理，乙方為甲方指定的印章保管人員（無報酬保管），負責印章驗收、

保管、使用并簽署本協議；

第三條 乙方須嚴格按制度用印，認真履行登記、審批手續，建立印章使用記錄，對用印人

員及用途進行詳細登記，不得擅自擴大使用范圍，不得隨意將印章轉交給他人；

第四條 乙方對用印文件內容須有所了解，對原則上不能用印的文件資料須說明用印理由及

情況，協助簽批領導把關，對不符合用印手續、不讓看用印文件內容、未填寫內容

的空白文件或內容主要部分填寫不完整的，乙方有權拒絕用印；

第五條 因公務需要，需持空白介紹信或在空白紙上加蓋公司公章時，必須經執行副總裁批

準，登記簽收后方能加蓋公司公章、合同專用章、法人代表人名章。乙方有義務跟

蹤用印白紙的使用情況，如未使用，應及時收回辦理銷毀手續，不得挪作他用；

第六條 印章僅限于在公司內部使用。乙方不得隨意將印章帶離公司，不準交付他人使用，

更不得擅自使用印章。特殊情況下，公司印章需要帶離公司使用時，必須經執行副

總裁審批，并由用印承辦人員和乙方同時負責其安全。除執行副總裁審批的特別情

況，印章不準在公司外隔夜；

第七條 乙方因事外出一天以上時，應指定臨時代管人。指定臨時代管人須報請執行副總裁

同意或由執行副總裁指定人員代管；

第八條 公司級印章若有遺失，乙方應及時向人力行政部負責人和執行副總裁報告，并及時

登報聲明作廢。

第九條 因部門更名或印章缺損等原因須刻制新印章時，由乙方提出申請，經審批通過后，

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由乙方將舊印章交回人力行政部辦理印章報廢及刻制手續；

第十條 本協議不設定終止期限，甲方可隨時請求退還。乙方妥善移交所保管印章后，本協

議自然終止；

第十一條 乙方應遵守本協議及《印章管理制度》的相關規定，如有違規行為，應承擔全

部經濟與法律責任；

第十二條 本協議在履行過程中發生的爭議，由雙方協商解決，未能協商解決提交甲方所

在地的人民法院裁決。

第十三條 本協議正本一式兩份，雙方各執一份，具有同等法律效力。

第十四條 本協議自簽訂之日起執行。

甲方：集團有限公司 公章：

乙方： 簽字：

簽訂日期： 年 月 日

刻章申請表

需求部門 申請人 日期

印章名稱 印章類型

用途

申請部門人力行政執行副總裁

負責人 部負責人 審批

董事長審

批意見

專用章 標識章

公司級 部門級

……………………………………………

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需求部門 申請人 日期

公司級 部門級

印章名稱 印章類型

用途

申請部門人力行政執行副總裁

負責人 部負責人 審批

董事長審

批意見

專用章 標識章

刻章申請表

印章出借申請單

編號：

出借印章使用人 預計歸

日期 名稱 還時間

用途

部門負責人審批 執行副總裁審批

……………………………………………

印章出借申請單

編號：

9

出借印章使用人 預計歸

日期 名稱 還時間

用途

部門負責人審批 執行副總裁審批

用印申請單

用印部門 用印名稱 數量 用印時間

用印內容

經辦人 部門負責人

集團領導

審批意見

……………………………………………

用印申請單

10

用印部門 用印名稱 數量 用印時間

用印內容

經辦人 部門負責人

集團領導

審批意見

公司印章領用保管登記表

序號 預留實印 登記記錄

啟用時間

發放單位

部門負責人

印章保管人

使用范圍

停用時間

印面內容

啟用時間

發放單位

11

部門負責人

印章保管人

使用范圍

停用時間

印面內容

12

印章使用登記簿

序號 用印日期 印章名稱 文件內容 份數 經辦人 部門負責人 備注

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