紫光檔案管理系統功能介紹(單機版)

電子檔案管理系統(單機版)介紹

1. 軟件功能

總體要求：

技術架構:采用C/S（Client/Server）架構，滿足檔案管理人員的需求，實現檔案的收

集、整理、編目、歸檔、檔案統計、鑒定銷毀等。

基礎編碼要求：為了便于維護，在基礎數據庫設計時，保證基礎數據編碼的規范性與靈

活性。同時需要考慮與現有各類系統基礎數據的一致性。

1. 軟件的所有功能和所處理信息均應符合國家檔案局涉密管理要求。

2. 軟件的各項功能應符合檔案專業建設規范檔案業務管理細則。

3. 主要考慮的檔案類型為：文書檔案（件）、文書檔案（卷）、科技檔案、照片檔案、

基建檔案、實物檔案、聲像檔案、會計檔案等，同時需要滿足新增檔案類型的管理

需求。

1.1 功能介紹

1.1.1 信息收集

1. 收集整編

? 檔案管理員對檔案數據的接收、錄入、編號、排序、整理

? 檔案管理員對檔案數據的移交接收

? 打印移交目錄

? 針對紙質文件掃描掛接，對圖像進行處理功能

? 對整理數據進行批量修改、批量掛接等功能、

? 實現科技檔案調卷、插錄等整理工作

2. 數據轉換

數據轉換工具可實現歷史數據遷移和移交數據的轉入功能（Excel、其他系統數據等

等）。

1.1.2 信息管理

1

1. 檔案管理

? 接收組卷（盒）部門移交的檔案，檔案員進行檢查、審核確認，填寫檔案移交

登記表；

? 具有登錄文件功能，以處理歷史檔案，并可以將登記的文件進行單個或批量組

卷（盒）歸檔，可以批量上傳掃描文件；

? 對案卷目錄、卷內文件信息可進行修改、添加、刪除、查看、排序、編制卷內

備考表；

? 可對案卷進行調整，實現任意類型案卷間、案卷內的合并、拆分，可單個調整

也可根據規則批量調整；

? 自動生成各類目錄；

? 對案卷可進行按年度、項目、部門、保管期限、分類順序等分別或組合進行排

列；

? 可以打印案卷目錄、案卷封面、卷內備考表、卷內文件目錄表等報表格式調整

在報表維護模塊；

? 可以用常用規范表格打印和自由設計表格打印統計結果；

? 可以完成全國統計年報工作。統計主要包括：日常工作情況統計、利用情況統

計，銷毀檔案統計、移交情況統計、年終庫存檔案情況統計等。

3. 鑒定銷毀

? 對保管保存期滿的檔案進行價值鑒定，系統自動提供到期檔案清冊進行價值鑒

定，填寫鑒定意見；

? 經過鑒定可以銷毀的檔案，生成最終銷毀清冊，根據鑒定意見，提供檔案保管

期限調整、手動選擇是否銷毀案卷/文件等功能，完成檔案銷毀處理，可以選擇

是否從數據庫中清除或轉移到暫存庫待一段時間認為確無保存價值后，再從銷

毀庫中銷毀，此庫應提供檔案銷毀清冊、銷毀鑒定報告的打印功能。

? 銷毀檔案歷史情況管理，列出已經銷毀的檔案（案卷/文件）清冊與清冊封面，

可以進行統計與打印。

4. 回收站

? 檔案管理中所刪除的數據都是存放在回收站中，回收站中可對這些數據進行還

原和刪除，在回收站中的刪除是不可恢復的。

5. 數據維護

數據導入與導出，可將符合條件數據導出，并能夠將導出的數據導入。

1. 數據備份：

能夠對全數據庫進行完全備份，并能根據備份條件進行部分數據備份，可以手工備份也

可以系統定期自動備份；

系統還應根據檢索條件查詢后，將查詢的結果在本界面內執行光盤刻錄系統進行備份刻

錄；

2. 數據恢復：

能夠將備份數據恢復到數據庫中。

1.1.3 借閱管理

1. 借閱管理

1) 借閱者在借閱前應填寫利用者登記單，便于掌握服務對象情況和利用統計；

2) 根據借閱要求查找需要借閱檔案信息，進行借閱審批，符合條件的，打印并填

寫檔案借閱登記表，自動生成檔案代理卡；

2. 歸還管理

①歸還管理

根據歸還檔案信息，填寫檔案借閱登記表，并打印和填寫檔案利用效果登記表；

②催還管理

對到期未歸還的檔案進行提示，打印催還單；

③借閱查詢統計

1) 按借閱目的、借閱部門、借閱檔號（如案卷號統計，可統計出各個被借閱的案

卷借閱次數，從而統計出哪些案卷利用率較高）、統計利用卷次、統計利用人次、

室藏利用率等。

2) 可根據檔案借閱、歸還、催還等情況進行單條件、多條件、模糊查詢和統計，

輸出直方圖、圓餅圖、曲線圖等多種二維、三維統計結果示意圖；

3) 檔案利用的查詢統計實現對借閱情況、網絡查詢情況、網絡調閱情況的統計分

析，按照操作人、時間、檔案內容、利用目的進行查詢統計；

4) 可以打印借閱登記表、檔案利用效果登記表、查詢統計結果、借閱清單、催還

清單等。

5) 可設置檔案借閱表格，自動添加相關信息內容。

3. 借閱設定

借閱設定模塊用來設置借閱和預約功能的系統默認參數（默認借閱天數、每個檔

案類型每人最多借閱份數等等），系統初始化階段由檔案管理員對每種檔案類型分別設置；

1.1.4 綜合利用

1. 數據檢索

? 跨庫檢索

2. 檔案編研

提供檔案編研的材料收集和編輯功能，使編研人員可以直接利用本系統原始檔案資

料形成檔案匯編、專題綜述、組織沿革、大事記、檔案研究文章及專著等編研成果。。

3. 光盤制作

提供將檔案原件從數據庫中轉移到光盤的功能，制作出符合國家標準的通用電子

光盤檔案，利用光盤永久保存檔案的原件信息，可脫離檔案系統進行檢索、瀏覽原文。

4. 統計年報

按照國家的標準格式（檔案三基表）進行年報的統計工作，也可以自定義統計表格對年度數

據進行統計，并實現下屬單位的年報匯總。

1.1.5 系統設置

1. 角色和用戶：

①設定用戶角色

設定各種檔案角色，并設定不同角色具備的不同操作權限。

②設定用戶基本信息

設定用戶的用戶名密碼及所屬角色劃分

2. 數據權限

設定各個檔案類型數據的權限，數據權限劃分分為默認權限及規則權限，數據

權限劃分分為：條目權限、原文瀏覽權限、原文打印權限、原文下載權限、紙質文件借

閱權限。

3. 庫結構管理

庫結構管理劃分為：全宗管理、檔案庫管理、分類表管理、代碼庫管理，主題詞庫

管理、專題庫管理。

全宗管理： 設定全宗的全宗號及名稱

檔案庫管理：設定檔案類型及檔案類型結構，并定義錄入界面

分類表管理：設定各個檔案類型的分類樹形結構

代碼庫管理：設定各個檔案類型需要下拉菜單形式獲取數據的代碼庫結構及內容

主題詞庫管理：設定主題詞詞庫內容

專題庫管理：設定專題庫結構

4. 設置管理

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設置管理劃分為：排序設置、字段對應設置、檔號規則設置、流水號自增設置、插

錄調卷設置。

排序設置： 設定檔案數據默認排序方式，登錄時數據排序以這個設定為準

字段對應設置：可設定數據的提取方案，例：設置科技檔案案卷的總頁數字段是

由卷內文件的頁數求和而成。

檔案規則設置：設定檔案類型的檔號生成規則

流水號自增設置：設定檔案類型中的流水字段的生成規則

插錄調卷設置 ：設定插錄和調卷的規則，方便在數據中進行插錄調卷

5. 系統選項

系統選項劃分為：文件傳輸設置、在線升級設置、登錄時間設置、重新注冊設置。

文件傳輸設置： 設定電子原文的傳輸配置，以保證原文的正常上傳下載

在線升級設置： 系統進行更新時可定義升級文件，客戶端自動升級該版本軟件

登錄時間設置： 可設定軟件的使用時間，設定外時間軟件不能登錄